Blog Archive - Getting Things Done© Ukraine

Blog

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Найважливіше, з чого варто почати GTD® практику

Найважливіше, з чого варто почати GTD® практику

 

Люди по всьому світу дізнаються про методологію Getting Things Done®, і мене часто запитують: з чого почати? Хтось прочитав книгу або відвідав тренінг, почув в подкасті або від когось, надихнувся, і йому не терпиться спробувати. Але оскільки в GTD® підході є кілька аспектів і елементів, люди трохи губляться, з чого почати. Це питання також виникає у тих, хто вже застосовує методику, але випав зі своєї GTD® практики. Вони вже відчули переваги продуктивності без стресу, але щось пішло не так, і їх знову занесло в плутанину і перевантаженість. Як же ж тепер повернутися?

 

Для всіх і кожного, хто опинився серед початківців або випали з процесу, в мене є дуже жорсткий і конкретний спосіб, який треба використовувати всім без винятку. Якщо ви це зробите, успіх вам гарантований. Якщо ні, що ж … бажаю успіхів.

 

Так з чого ж конкретно ви повинні почати? (Чекайте-чекайте, це буде складно …)

З чого завгодно.

 

Так, з чого завгодно. Будь який виконаний обсяг або елемент GTD® підходу дасть вам, як мінімум, трохи більше ясності, сконцентрованості і контролю. І дуже ймовірно, що як тільки ви щось виконаєте, відбудеться ефект відображення і пошириться на інші частини. Це цілісна модель – будь-яка частина може бути виконана, і вона доповнить всю структуру.

 

Просто випишіть те, що сидить у вас в голові. Або вирішіть, якою буде наступна дія в будь-якій справі, яка має рухатися. Очистіть робочий стіл. Дозвольте собі пофантазувати, де і як ви хотіли б бути через п’ять років. Будь-яка з цих дій (або сотні інших) може зарядити вас на виконання якихось наступних кроків.

 

Ще однією гарною стартовою точкою буде прочитати другу частину книги “Як упорядкувати справи”, яка служить практичним посібником, як крок за кроком втілити GTD® в життя. Звичайно, ви можете найняти сертифікованого тренера з David Allen Academy, який зробить те ж саме (онлайн або при особистій зустрічі), буде поруч з вами як додатковий імпульс і буде супроводжувати вас протягом усього процесу (як персональний тренер в спортзалі).

 

Однак якщо жодна з цих опцій вам зараз не підходить, нижче я перерахував кілька кращих прийомів, з яких можна почати. Я використовував їх багато разів як для себе, так і для своїх клієнтів і друзів. Тут немає ніякої небезпеки – нічого з GTD® не нагадує прогулянку по краю прірви. Це все добрі справи. Вибирайте.

 

Випишіть, що у вас в голові. Це очевидно, якщо ви знайомі з GTD® в загальному плані. Але для початківців і навіть досвідчених практиків це повторювана пісня: вивантажуйте! Навіть якщо ви витратите всього три хвилини і занотуєте найважливіші речі, що крутяться у вас в голові, ви вже молодець.

 

Почистіть шухляду свого столу. Я не шуткую. Це один з кращих методів терапії в світі для повернення в нормальний психологічний стан. І якщо тільки ви не переїхали на нове місце проживання цього ранку, у вас завжди знайдеться ящик для чищення.

 

Застосуйте новий інструмент. Новий блокнот, пір’яна ручка або кулькова ручка, що гарно пише, новий по-справжньому продуктивний додаток, шредер, пристрій для наклейки ярликів, лоток для вхідних, пластикові папки або конверти … все, що завгодно, що сприяє кращому збору і організації. В цьому відношенні хороші іграшки можуть бути чарівними.

 

Візьміться за один завал. Напевно у вас є хоча б одна нерозібрана купа в якійсь із життєвих сфер, яка вводить вас в ступор, але ви знаєте, що в ній є речі, які повинні бути відсортовані і впорядковані. Щось викинути, щось заархівувати, щось відібрати для наступних дій або проектів.

 

Видаліть одну папку в електронній пошті. Зазвичай, у вас є як мінімум одна неактуальна папка, від якої ви можете позбутися.

 

Почистіть архів. Подібно завалу, але більш прицільно, це може стати великим проривом в упорядкуванні ваших справ. Все, що знаходиться в ваших ящиках і архівах (в тому числі електронних), відноситься до певного часу. Але час змінює значення більшості речей. Мотлох накопичується довільно, але він не самознищується.

 

Зробіть двохвилинний огляд. Встаньте і пройдіться по офісу або будинку, вишукуючи, що потребує дії і до чого можна застосувати правило 2 хвилин. Поміняйте лампочку. Подкрутіть що потрібно викруткою. Налаштуйте офісний стілець. Поправте картину на стіні. Поставте ці черевики туди, де їм місце.

 

Визначте і застосуйте наступну дію до однієї нової класної речі. Дослідити місце для відпустки, зайнятися креативним хобі, організувати особливу подію.

 

Все це (і багато більше) в будь-якому випадку стане частиною повної імплементації GTD®. І якщо виконання будь-яких подібних дій починає живити вашу продуктивність, буде розумним направити цю енергію на якийсь наступний рівень вашої практики збирання, з’ясування, організації, огляду і виконання. Ми всі повинні бути впевнені, що достатньо знизили планку, щоб приступити до чого-небудь. Потім ми святкуємо легку перемогу і рухаємося далі до великих перемог.

 

“Немає такого поняття як складна робота, крім тієї, яку ви вирішили не починати”.

Шарль Бодлер

 

Девід Аллен

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Співпраця з агроіндустріальним холдингом “Миронівський хлібопродукт”

 

Раді повідомити про початок співпраці з агроіндустріальним холдингом “Миронівський хлібопродукт”. 5-7 жовтня провели навчання співробітників компанії основам GTD.

Окрім знайомства з пятьма кроками методології, налаштували персональну GTD систему співробітників з урахуванням обраного компанією підходу до організації робочих процесів.

Корпоративний формат навчання — це завжди індивідуальний підхід та налаштування системи відповідно до бачення і технічних особливостей замовника. 

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Тренінг 12-13 вересня 2020

12-13 вересня в CEO Club пройшов черговий тренінг першого рівня GTD® “Основи”.

Ми раді вітати 20 нових GTD® випускників. Цього разу з нами були топ-менеджери таких компаній, як “Метінвест-Шиппінг”, ПСГ “Ковальська”, Фонд Олени Пінчук, IDS Borjomi, Pfizer.

Головні інсайти учасників:

  • Для запуску проекту досить визначити одну наступну дію
  • Використовувати дієслова для формулювання наступної дії
  • Правильно організований Inbox знижує рівень стресу вдвічі
  • Не потрібно ділити життя на дім таі роботу, це комплексна система
  • Принципи GTD® можуть бути застосовані до всього життя в цілому

 

Всі учасники групи протягом 17 тижнів будуть отримувати підтримку щодо впровадження своєї GTD® системи.

Наступний тренінг “Основи” відбудеться 17-18 жовтня 2020 року.

Реєстрація

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Наукове підтвердження принципів GTD®

Наукове підтвердження принципів GTD®

за матеріалами статті на сайті facilethings.com

 

Напевно ви знаєте, що книга Девіда Аллена “Як впорядкувати справи”, яка вийшла в 2001 році, стала посібником з особистої продуктивності для сотень тисяч послідовників. Величезний успіх цього методу обумовлений тим, що його застосували і підтвердили на особистому досвіді маса прихильників.

Це не минуще захоплення. У 2008 році дослідники з Брюссельського вільного університету Франсіс Хайліген і Клемен Відаль опублікували есе, в якому вперше описали наукову основу, яка підкріплює рекомендації GTD®. У цій статті викладено саммарі і наукова інтерпретація інновацій, які пропонує GTD® в порівнянні з попередніми методиками тайм-менеджменту.

 

  1. Використання зовнішньої пам’яті.

Один з базових принципів GTD® – збирати все, що потребує нашої уваги, де-завгодно, але не в голові (блокнот, файл, комп’ютер і т.д.).

Наша пам’ять, як короткострокова, так і довгострокова, має значні обмеження, тому не рекомендується покладатися на неї, щоб дістати важливу інформацію, коли вона знадобиться. Зберігання інформації в голові переповнює наш мозок, оскільки вимагає високого рівня нейронної активності, щоб безперешкодно цю інформацію утримувати. Коли ж ми використовуємо зовнішню пам’ять, то можемо бути впевнені, що отримаємо з неї точно те саме, що туди поклали, а також зменшуємо стрес, пов’язаний з необхідністю постійно все пам’ятати.

 

  1. Дії спонукають дії.

Інший важливий GTD® меседж – ви повинні позначити свої справи в настільки ясній і практичній формі, щоб під час огляду вони закликали до дії.

Коли ви робите огляд своєї зовнішньої пам’яті, ваш мозок відновлює серію нейронних образів, які стоять за кожною дією. Якщо ж дія не позначена належним чином, мозок змушений докласти багато зусиль, щоб знову зрозуміти і обробити її. У разі, якщо, як пропонує GTD®, цей образ створений раніше, визначення наступної дії буде по суті очевидним, без розпливчастості або двозначності. Таким чином, зусилля, рівень стресу і шанси на прокрастинацію будуть зведені до мінімуму.

По суті, списки по GTD® вже містять в собі дію (Наступні дії мають на увазі виконання, Проекти мають на увазі планування, Коли-небудь / Можливо – переосмислення і так далі), а це, в свою чергу, допомагає визначити наступний крок.

 

  1. Діяти по ситуації.

GTD® каже, що рішення діяти, в першу чергу повинно залежати від обставин в цей час і в цьому місці (контекст).

Дія здійснюється більш ефективно, коли ми маємо в своєму розпорядженні необхідні фізичні та ментальні ресурси. Є навколишнє оточення, яке сприяє виконанню певних завдань, а є таке, що перешкоджає їм. Те ж відбувається і на ментальному рівні, коли в певний час ви краще підготовлені для виконання певних завдань.

Перемикання між контекстами вартує часових і енергетичних витрат, і їх необхідно мінімізувати. Мозку складно знову сфокусуватися після відволікання. Саме тому часті переривання істотно знижують продуктивність.

Правило двох хвилин також грунтується на цьому принципі. Як тільки ми вирішили, яка дія повинна бути виконана, ми одразу створили відповідну ментальну конструкцію для її виконання.

 

  1. Адаптація важливіше планування.

На відміну від інших систем, GTD® не акцентує на пріоритетах, етапах і дедлайнах.

Ці речі є контрпродуктивними, коли мова йде про прості щоденні завдання, оскільки вимагають значних ментальних зусиль. Кілька простих нагадувань про те, що повинно бути зроблено, в цьому випадку дають кращі і швидші результати.

Кожен день ми стикаємося з новою інформацією, викликами та можливостями, тому плани і пріоритети повинні бути адаптовані відповідно. GTD® допомагає нам бути готовими до всього, не забуваючи про вже взяті на себе зобов’язання. Цей реактивний підхід може зменшити вплив несподіваних чинників, оскільки ми приймаємо їх в момент появи (коли це легше).

Планування все ще важливо, але варто підходити до нього гнучко. Важливість контексту нагадує нам, що плани підкоряються поточної ситуації.

 

  1. Організація знизу вгору.

На відміну від інших систем, починає знизу – з конкретних питань – а не з найважливіших і масштабних цілей. Логічне пояснення цьому в тому, що в цьому випадку ви отримуєте контроль, необхідний, щоб почати розглядати потенційні довготривалі результати. Якщо ці результати незадовільні, у вас є час, щоб переглянути їх, тому що ваші щоденні справи під контролем.

Необхідні величезні ментальні зусилля, щоб управляти абстрактними символами довгострокового планування. Якщо ви не думаєте про поточну реальності, визначення цілей, безсумнівно, буде нечітким і нереалістичним. У той же час, поточні невирішені проблеми викликають відчуття тривоги і втрати контролю, що не дає думати про більш високі цілі.

 

  1. Застосування зворотньої реакції, щоб не збитися з шляху.

Не плануючи, буде складно вирішити, що випливає за кожною дією. GTD® навчає роботі з точним списком наступних дій, який містить найближчу дію по кожному проекту і рухає його вперед. Кожен раз, коли завдання виконане і закрите, ви готові визначити наступний крок.

Шлях зворотньої реакції, який перетворюється в безперебійний рух вперед до ваших цілей, може забезпечити вам те, що в психології називається потоком – високопродуктивний стан розуму, в якому робота робиться без стресу, з меншими зусиллями і з почуттям повного задоволення.

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Важливість списків в умовах стресу

Важливість списків в умовах стресу

Переклад статті Келлі Форристер на сайті gtdconnect.com

Я практикую і викладаю методи продуктивності Девіда Аллена вже більше 25 років. І вважаю, що я є досить організованою та мінімалістичною в тому, як я живу. Настільки, що деякі люди, приходячи до мене додому, запитують: “Ти тут живеш зараз? Де твої речі? “. Багато років у нас з чоловіком є ​​список для екстрених зборів, що досить розумно, коли живеш в Каліфорнії і ризикуєш зіткнутися з землетрусом. Щорічно я чищу свої папери, а численні ящики з речами в будинку ретельно промарковані.

 

Все це, здавалося, чудово працювало до 4 грудня 2017 року, коли наше місто охопила друга за масштабністю в історії Каліфорнії пожежа.

 

В той день ввечері я сиділа на дивані і переглядала Facebook. Я поділилася з чоловіком, що хтось зробив пост про пожежу в верхній частині міста, ближче до гір. Ніч була вітряна, в такі ночі завжди трохи тривожно. На той час, коли ми пішли спати, у нас відключилася електрика. Всю ніч наші телефони щогодини вибухали повідомленнями системи екстреного оповіщення, попереджаючи про швидкість поширення вогню через сильний вітер.

 

На ранок після безсонної ночі ми побачили зловісно помаранчеве небо. Я пройшла до кінця нашої під’їзної доріжки і побачила густу хмару диму і попелу, що нависла над всією округою. Це виглядало настільки сюрреалістично, як в голлівудському фільмі. Сусіди стояли на своїх доріжках в подиві. Вони коротко перемовлялися, гадаючи, чи доведеться евакуюватись. Моє серце билося щосили. Судячи з онлайн повідомлень, вогонь швидко поширювався в обох напрямках, в тому числі підбирався ближче до нашого дому.

 

Десь о 8 години ранку ми отримали повідомлення про добровільну евакуацію, яке означало, що вона рекомендована, але не необхідна. Ми ніколи раніше не стикалися з евакуацією, тому просто остовпіли. Ми не знали що робити. Чи повинні ми евакуюватися? Чи евакуюються наші сусіди? Куди ми попрямуємо? Що нам брати? З моменту отримання першого повідомлення про евакуацію все відбувалося як в сповільненій зйомці. Ви можете подумати, що все повинно було статися навпаки і ми повинні були б рухатися блискавично – у нас же був список для екстрених зборів в кінці кінців! Але ми не врахували психологічну травму. Втім, через годину ми вирішили все-таки почати збиратися.

І ось що ми дізналися про нашу GTD® практику з процесу евакуації нашого будинку.

 

  1. Робіть свої списки настільки детальними, наскільки це можливо. Не покладайтеся на те, що ваш мозок доповнить відсутнє в умовах стресу. У нашому списку були такі пункти, як “важливі документи”, але ніяких вказівок на те, що це за документи. Також я швидко усвідомила, наскільки багато речей могло і повинно було зберігатися на Хмарних сервісах, а не в паперовому вигляді (вони вже там). Ще я розібрала і наклеїла різнокольорові ярлики на необхідні фізичні документи. І ми реорганізували наш список екстрених зборів по кімнатах.
  2. Організуйте свої речі. Це звучить очевидно для будь-якої людини, що практикує GTD®, але незалежно від евакуації, ми побачили можливості для поліпшення збору та організації речей. У мене в декількох місцях будинку лежали фотографії, які я збирала роками. З тих пір я відсортувала їх і зібрала в окремий ящик. Як у фотографа у мене маса обладнання, в тому числі старі фотоапарати, лінзи і аксесуари, якими я ніколи не користувалася. Я їх розібрала і залишила тільки ті, якими користуюся регулярно, а решту віддала. Загалом, я б сказала, що евакуація дала мені новий стимул для подорожей і життя без нічого. Коли ми евакуювалися, було просто неможливо швидко вирішити, що для нас означає та чи інша річ, і відмовитися від стількох речей. З тих пір ми ретельно проаналізували все, що є в будинку, і позбулися всього, що не використовуємо і не цінуємо. Таким чином, стало ясно, що все, що залишилося щось для нас означає.
  3. Враховуйте, що будете тупити. Коли я складала перший список екстрених зборів, я не усвідомлювала, наскільки сильно буду тупити, коли він буде мені потрібен – психологічна травма. В умовах такого стресу ми обидва були, як зомбі. Джон почав читати книгу. Я витягла з шафки порцелянові тарілки, але не альбом з весільними фотографіями. Я й гадки не мала, що в найжорстокішому стресі мій мозок припинить функціонувати. Які б списки ви не складали, не розраховуйте, що, коли вони вам знадобляться, ви будете настільки ж розумні, як коли складали їх.

 

На щастя, наш будинок не постраждав від пожежі. З тих пір нам доводилося евакуюватися ще два рази – при забрудненні повітря і загрозі зсувів. Я нікому не побажаю пережити такий досвід, але сподіваюся, що мої висновки будуть комусь у чомусь корисні.

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Як виглядають ваші бажані результати?

Як виглядають ваші бажані результати?

За матеріалами статті на сайті next-action.co.uk

 

Наш мозок дуже розумний. Нейробіологи підтверджують це знову і знову. Настільки розумний, що не може розгледіти різницю між реальністю і нашою уявою. Ви коли-небудь прокидалися у холодному поту від кошмару? Він не був реальним, але ваше тіло відреагувало на фізіологічному рівні і увімкнуло «режим паніки». Ви коли-небудь уявляли, що ви їсте лимон? Рот відразу наповнюється слиною, і ви примружуєтесь, хоча насправді в роті нема лимону.

Саме тому, порада Девіда Аллена дуже чітко уявляти і візуалізувати те, як виглядають бажані результати наших Проектів, повністю корелює з особливостями нашого мозку.

Як тільки ми визначаємо, як виглядає фінальний результат, наш мозок починає діяти і пропонує максимально ефективні способи дійти до кінцевої мети. Звичайно за допомогою чітко визначеної Наступної дії, організованої в доречний список Наступних дій.

Всі спортсмени погодилися б з цим принципом, тому що під час психологічної підготовки перед змаганнями вони візуалізують себе на подіумі ще навіть ДО того, як одягти форму. Вони уявляють себе переможцями на фініші ще до виходу на старт.

Це спосіб «уявити майбутнє», і він не тільки заряджає вас позитивом щодо того, що в іншому випадку могло б сприйматися з негативом, сумнівом або навіть страхом (чи то велике спортивне змагання чи складний робочий проект), але також допомагає вам визначити «кінцеву точку», досягнувши якої ви будете щасливі. Розуміння результату, до якого ви прагнете робить вас на один крок ближче до його досягнення. І в той же час це допомагає вам відчувати себе задоволеним, коли ви, нарешті, закінчите проект.

Як щодо використання цього ж принципу для управління своїм днем? Замість того, щоб дозволити подіям дня керувати вами?

Якщо ви починаєте свій день з читання електронної пошти, перегляду стрічки Facebook і перевірки месенджерів, ви дозволяєте всім цим елементам керувати вами і впливати на ваш день.

Просто уявіть собі, що ви встали вранці і точно уявляєте, як буде виглядати ваш день аж до його закінчення? На чому б ви зосередилися, що б зробили і чого досягли? Якби у вас була така чітка картина вашого дня, дозволив би вам мозок витрачати час на перевірку постів в Facebook, відповіді на коментарі і перегляд роликів про домашніх улюбленців в YouTube? Ні!

Так давайте піднімемо ідею Девіда на новий рівень і будемо використовувати концепцію «бажаних результатів» не тільки для проектів, а й для кожного дня нашого життя. Це може мати величезний вплив не тільки на результати, що досягаються але й на загальне відчуття задоволення і щастя.

Отже, як виглядають ваші бажані результати на сьогодні?

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Як я схуд на 31кг з GTD®

Як я схуд на 31кг з GTD®

За матеріалами статті Еда Ламонта на сайті next-action.co.uk

Я хотів би презентувати вам це як одну з своїх чеснот, але це не так. У певний момент я просто зрозумів, що більше не можу з цим миритися. Бажання змінити ситуацію повільно зріло в мені, щоб одного разу постати у повний зріст.

Я можу точно пригадати цей момент. Це було, коли я побачив фотографію, на якій я сидів, тримаючи товсту собаку на колінах. Люсі (нікнейм «Котлета») була десятирічкою породи Бішон-Фризе, постійною супутницею моєї матері в останні роки її життя. Оскільки короткочасна пам’ять мами дійсно стала дуже короткою, щасливу Люсі годували кілька разів до сніданку, а потім ще кілька разів протягом дня. Здавалося, це влаштовувало їх обох, але через кілька років життя з моєю мамою Люсі стала нагадувати батон ковбаси білого кольору з лапами по боках.

Повернемося до цієї картини: Люсі в шалику і я в плавках. У нас обох не менше 30% зайвої ваги. Це не виглядало красиво. Тоді я зрозумів, що щось треба міняти.

Коли я побачив цей образ – Котлета і свинячий окіст на дивані, в мені було 113кг.

Деякий час тому я досяг ваги в 82кг, і з тих пір балансую навколо цієї цифри.

Не хвилюйтесь, я не буду зараз рекламувати дієту або комплекс вправ. Ніхто не купиться на програму схуднення, що дає мінус 3кг за рік. Люди хочуть результатів. Швидких! Але незалежно від того, що зазвичай пишуть в січневих статтях на цю тему, повернення в форму – це не 6, 8- або навіть 12-тижневий проект. Більшості людей потрібно 1-2 роки, щоб досягти бажаних результатів схуднення. (А якщо ви виявили, що під час карантину додатково набрали кілька кілограмів, можете сміливо додати кілька тижнів до цього терміну. ​​Вибачайте.)

Ось чому робоча назва цієї статті була «Getting Things Done® – доведення справ до кінця (це реально займає багато часу)». Саме тривалість процесу означала, що GTD® була ключем до його реалізації. Як саме?

 

Вивільняється час і простір.

Коли я тільки почав практикувати GTD®, я виявив те, про що говорить багато хто. Я помітив, що у мене з’явилося більше часу і з’явився якщо хочете «простір в голові» … тому я швидко заповнив їх новими робочими проектами. Лише через кілька років я помітив, що ця стратегія нікуди не годиться. Це точно не принесло мені стану рівноваги, задоволення і розслабленої продуктивності, які привабили мене, коли я вперше вирішив прочитати книгу. Як тільки я почав більш збалансовано використовувати час, GTD® допомогло створити простір для тренувань, їх планування, читання, досліджень і всього іншого, що дозволяло мені поступово наближатися до реалізації цієї важкої і довгострокової мети.

 

Список проектів і Тижневий огляд

Поєднання цих двох елементів дозволило мені тиждень за тижнем тримати в фокусі результат, до якого я прагнув, незважаючи на те, що він ніколи не був найважливішим або найтерміновішим серед усього, що наповнювало моє життя. Практично завжди були інші проекти, які були більш важливими і / або терміновими, ніж цей, але я регулярно бачив його серед всіх інших і це допомагало мені продовжувати рухатися вперед, незважаючи ні на що. Згодом перегляд проекту хоча б раз на тиждень став працювати як потужна афірмація, що активізувала мою творчу підсвідомість, яка в свою чергу допомагала мені знайти способи досягти своєї мети.

Як і багато інших проектів, цей проект мінявся на шляху мого просування до кінцевої мети. Щоб мотивувати, результат повинен бути бажаним і досяжним, і спочатку це було не так. З висоти 113кг божевільний, майже неймовірний успіх виглядав як 95кг, але коли я наблизився до цієї ваги, 90кг стали здаватися більш правильною метою. Пізніше – протягом, здавалося б, нескінченного періоду часу – 87кг стали моїм орієнтиром. Своєчасне коригування кінцевого результату допомогло зберегти високу мотивацію протягом усього проекту.

 

Наступні дії

Немає нічого більш фундаментального або потужного ніж це. Методологія GTD® допомагала мені щотижня мати для цього проекту як мінімум одну наступну дію, що робило мене на крок ближче до моєї мети.

 

Зони уваги

Огляди моїх Зон уваги також допомогали, оскільки – особливо спочатку – я постійно стикався з незбалансованістю між різними сферами мого життя. Здоров’я і фізична форма – це одна з тих речей, які дуже часто ігнорують, але в кінцевому підсумку, якщо вчасно не приділити їм достатньо уваги, вони вимагатимуть вашої повного уваги. В принципі всі ваші Зони уваги рівнозначні, просто в певний момент деякі з них виходять на перший план (і коштують нам дуже дорого). Тому єдиний спосіб тримати їх у фокусі – це переглядати їх з певною регулярністю.

Хтось із вас може сказати: «Почекай, я маю «чорний пояс» з GTD®, але для мене це не спрацювало. Я не розумію, як це допоможе мені влізти в джинси, що стали замалими».

Ось мій висновок.

Немає ніякої гарантії, що для вас GTD® буде більш ефективна в схудненні, ніж в просуванні по службі, або що ви станете менше часу проводити на роботі і більше з сім’єю. Що з цього спрацює саме для вас, залежить від того, що найбільше потребує вашої уваги зараз, і у що ви готові інвестувати свій час та енергію в майбутньому. Але те, що GTD® може робити з будь-якою з областей вашого життя, просто неймовірно і є потужним свідченням її можливостей.

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

5 кроків вдосконалення домашнього робочого процесу

5 кроків вдосконалення домашнього робочого процесу

За матеріалами статті на сайті next-action.co.uk

 

Багато хто з нас зараз змушений працювати в незвичних умовах, із зовсім іншим темпом роботи і необхідністю негайно реагувати на те, що відбувається. Тому дуже сильно зростає важливість ваших навичок “Getting Things Done®” – доводити справи до кінця.

Цілком можливо, у вас стало більше бажання зробити щось важливе; ви стали гостріше усвідомлювати, що є ті, кому потрібна ваша допомога, турбота та підтримка; змінилося ваше бачення фінансового успіху/виживання; посилилася жага стати кращою версією самого себе в цей екстремальний час.

Ваші списки справ, складені раніше, вже сьогодні можуть здаватися як щось з далекого минулого, коли у вас були інші турботи, а завдання і цілі відрізнялися від тих, на яких ви сфокусовані зараз.

Ось 5 порад, як GTD® може допомогти вам в поточній ситуації:

1. Почніть з огляду.

Переконайтеся в тому, що ваша система GTD® максимально адаптована щоб допомогти вам в теперішній ситуації і там, де ви потім будете працювати. Наприклад, можна додати кілька нових контексних списків, а ряд старих поставити на паузу. Відставте в сторону то, що в даний момент ви не можете вирішити, щоб звільнити місце для інших проектів і дій, що вимагають вашої уваги.

2. Підтримуйте «актуальність» вашого календаря навіть в умовах соціального дистанціювання.

Не попадайтеся в пастку мислення, що якщо вам не потрібно фізично де-небудь перебувати, не варто оновлювати свій календар. Є безліч речей, яких зараз немає або стало набагато меньше: живі зустрічі, обіди, походи в бари або відвідування театральних вистав. Однак замість них з’явилися інші – віртуальні зустрічі, телефонні переговори та ін. Продовжуйте заносити ці події в свою систему і тоді у вас буде календар, який повністю відображає вашу поточну реальність, як в робочому, так і в особистому плані.

3. Усвідомлюйте структуру свого дня, працюючи дистанційно.

Я завжди отримую величезну користь, працюючи наодинці, тому що знаю, в який з типів роботи занурений в конкретний момент. Якщо я спустошую свій inbox, я “планую роботу” шляхом Обробки і Організації. Якщо я відповідаю на неочікуваний телефонний дзвінок, я виконую “незаплановану роботу”, а якщо я присутній на заздалегідь призначеній онлайн-зустрічі або виконую дії зі списків Наступних дій, я виконую “заплановану роботу” перебуваючи на етапі Виконання. Потім я можу влаштувати собі ментальну “перерву” і перейти від Виконання до Обробки. Більш того – я навіть вважаю незаплановану роботу таким собі способом освіжитися і перезарядити мої когнітивні батареї. Я б хотів закликати вас звернути увагу на типи роботи, якою ви займаєтесь протягом дня – це повинно допомогти вам зростити віру в те, що ви виконуєте правильні речі в правильний час.

4. Продуктивність не означає роботу на повній потужності.

Ми хочемо осмисленно робити те, чим ми вважаємо за краще займатися. Це означає, що якщо ви вирішуєте розібратись з великою кількістю робочих питань, ви повинні бути сфокусовані на них. Цьому можна посприяти, правильно організувавши робоче місце і прибравши відволікаючі фактори. Принцип усвідомленої залученості в те, чим ви займаєтесь, однаково застосований і для особистого життя. Якщо, наприклад, ви вирішили сходити на сімейну прогулянку, вам варто сконцентруватися на ній і на своїх близьких, з якими ви проводите час. Бути “тут і зараз” дуже цінно, особливо у важкі часи.

5. Мотивуйте себе вищими Горизонтами Фокусу.

У періоди втрати мотивації я переглядаю верхівку свого списку Горизонтів, в якій бачу такі речі як “Бути коханим чоловіком і батьком”, “Забезпечити фінансове благополуччя своїх близьких”, “Прагнути до мудрості”, “Плекати дружбу завдовжки в життя” і “Бути здоровим і насолоджуватися цим станом “. Нагадування про важливі речі дуже скоро викликає прагнення просунутися на шляху до цих ідеалів. Такий погляд в перспективу наповнює щоденні речі усвідомленістю і робить їх частиною великої картини.

Будьте здорові, бережіть себе і своїх близьких

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Багатозадачність збільшує ризик вигорання

Багатозадачність збільшує ризик вигорання.

Переклад оригінальної статті на ресурсі healthlab.tv

 

Ми часто пишаємося нашою здатністю виконувати кілька завдань одночасно. Однак наш мозок не призначений для цього. Одночасне виконання різних завдань фактично робить нас менш продуктивними і в кінцевому підсумку навіть збільшує ризик вигорання.

Нейропсихолог Тео Компернолле докладно пояснює це в своєму відео Can We Multitask Or Not?

«Наш мислячий (thinking) мозок не здатний обробляти декілька завдань одночасно. Якщо ми одночасно використовуємо два і більше каналів вхідної інформації, ми постійно перемикаємось між ними», каже Компернолле. Після багатьох років практики наш мозок все ще не пристосувався до багатозадачності.

 

Звукові сигнали і повідомлення

На роботі ви одразу переглядаєте кожний новий електронний лист, а коли отримуєте повідомлення WhatsApp або Facebook в смартфоні, намагаєтеся прочитати його протягом декількох хвилин після отримання. Знайома ситуація? Це абсолютно неефективно. «Якщо ви заглядаєте в свою робочу пошту в смартфоні, планшеті або на комп’ютері при кожному отриманому повідомленні, ви постійно перебуваєте в режимі багатозадачності. Якщо ви не можете відключити всі ці відволікаючі фактори хоча б на годину, у вас не вийде працювати ефективно”, попереджує Компернолле.

 

Замкнуте коло

Нейропсихолог стверджує, що ви втрачаєте багато часу, енергії, здібностей до запам’ятовування і мислення, якщо постійно перемикаєтеся між завданнями. Це призводить до збільшення тривалості роботи приблизно в 3-4 рази і зниження її якості. Крім того, ваш рівень стресу також збільшується, якщо ви працюєте в такий спосіб. Компернолле навіть бачить зв’язок між багатозадачністю та вигоранням. «Часто люди вимагають забагато від свого тіла і свого мозку. Я переконаний, що ми спостерігаємо все більше і більше ситуацій вигорання у молодих людей, саме тому, що вони ніколи не бувають в стані спокою. І все ж у цієї проблеми є рішення: припинити працювати в режимі багатозадачності. Це ж замкнуте коло: чим більше ви багатозадачні, тим довше виконується кожне завдання і тим менше часу залишається для виконання інших завдань”, підсумовує він.

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Як не випасти з робочого ритму під час пандемії COVID-19: 5 дієвих кроків

Як не випасти з робочого ритму під час пандемії COVID-19: 5 дієвих кроків

Переклад оригінальної статті на ресурсі Inverse.com

 

У зв’язку з нещодавно оголошеною пандемією COVID-19 важливо дати собі час розібратися в тому, що, ймовірно, стане однїєю з найзначущих подій десятиліття. Але також важливо зосередитися на підвищенні власної ефективності в ці дивні дні. Хоча ваш спосіб життя може сильно змінитися, ви все одно будете мати можливість доводити важливі справи до кінця. Можливо, ви навіть станете більш ефективним, незважаючи на складності роботи з дому.

 

Девід Аллен каже, що багатьом з нас буде не вистачати звичного порядку денного, від якого ми стали залежними, наприклад, звичного графіка роботи, який передбачає відвідування офісу. «Ви дійсно повинні вміти керувати собою», – говорить він. «Вам потрібно використовувати будь-які методи, щоб мати можливість керувати собою, не дозволяючи собі зайвий раз реагувати на відволікання».

В кінцевому рахунку, робота вдома з великою кількістю відволікань може привести до того, що ви набагато більше часу будете проводити перед комп’ютером

Аллен вважає, що його методологія може допомогти «залишатися в грі» працюючи дистанційно вдома.

 

НАВІТЬ, КОЛИ ВИ ПРАЦЮЄТЕ ВДОМА, ВАШ МОЗОК – ЦЕ НЕ ВАШ ОФІС

 

Ідея GTD® полягає в тому, що, якщо ви намагаєтеся зберігати у вашій голові список всього, що відбувається, ви неминуче зазнаєте невдачі. Замість цього, вам потрібно вивантажити речі з голови назовні, наприклад на папір, де ви зможете почати складати план.

Цей підхід універсальний. Все потрапляє у велику категорію безладної «всякої всячини». «Купити котячий корм» і «купити компанію» займає приблизно однаковий простір [в вашому розумі], і будь-яка подібна думка може розбудити вас о 3 годині ночі. Тому головне – вивантажити всі ці речі в зовнішню систему, щоб стали більш зрозумілими їх розміри, важливість тощо.»

GTD® часто критикують за те, що ця методологія занадто складна і рясніє блок-схемами і жаргоном. Але по суті, це проста система для взаємодії з тими речами, які випадковим чином проникають в ваш розум і додають безладу в ваш ту-ду лист, що ви тримаєте у себе в голові.

 

5 кроків доведення справ до завершення

 

5. Зафіксуйте речі, які постійно крутяться у вас в голові

Аллен називає цей крок Збирання. Саме на ньому «ви фіксуєте те, що привернуло вашу увагу», замість того, щоб дозволити йому зникнути на деякий час, а потім знову з’явитися у вашій голові о 3 годині ночі.

 

4. Вирішіть, що для вас означають ці речі і що вам потрібно з ними зробити

Якісь речі з ваших списків ви можете виконати одразу – в той момент, коли ви думаєте про них. Інші завдання, можливо, не потрібно виконувати зовсім.

Для деяких вам потрібно буде розробити більш детальний план дій, для зберігання якого потрібна якась зовнішня система.

 

3. Організуйте у зовнішній системі

Деякі люди вважають за краще використовувати термін ту-ду лист. Аллен вважає за краще термін «мапа», але це тільки тому, що «мапа» має на увазі, що ви можете намітити курс дій.

«Краще ставитися до цього як до мапи, а не просто списку», – говорить він. «Список по суті і є мапою, якщо допомагає вам орієнтуватися в просторі і часі».

Це не означає, що вам потрібно створювати докладну майнд-карту. Це просто означає, що складаючи свій ту-ду лист, ви повинні витратити трохи більше часу на роздуми відповідаючи на питання коли, чому і як. Як одного разу сказав Тім Пічил, психолог з Карлтонського університету: «Конкретизація веде до розуміння, що саме вам потрібно робити. І потім ви можете здійснювати ці наступні маленькі дії.»

 

2. Якщо потрібно, створіть нагадування

Деякі справи ви просто не можете виконати одразу. Найкраще, що ви можете зробити в цих випадках – це відкласти нагадування про те, що вам потрібно зробити для того моменту, коли ви зможете виконати цю дію.

Це дозволить вам добитися прогресу в досягненні цілей, навіть якщо ви не можете їх досягти одразу і повністю.

 

1. Виділяйте час для огляду

Нарешті, вам потрібно виділяти час, щоб визначити, чого ви вже досягли, і з’ясувати, що спрацювало, а що ні.

«Якщо ви зібрали, обробили, організували і переглянули всі свої зобов’язання, то ви будете робити набагато надійніший вибір щодо того, що робити, а чого не робити», – каже Аллен.

Ключем до того, щоб доводити справи до завершення – є просто обміркувати їх до кінця.

З огляду на те, що в осяжному майбутньому нам доведеться навчитися трохи краще управляти собою, нам доведеться більш ретельно обмірковувати як доводити справи до виконання. Виділіть на це час і створіть структуру, щоб залишатися в грі.

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

 

 

Тренінг «Основи GTD®» /5-6 грудня 2020 Київ