10 порад як досягти успіху з GTD®

 

Нещодавно я натрапила на цікаву статтю про створення спортивних звичок. Ознайомившись з текстом, я дійшла висновку, що всі правила зі спортивної сфери дуже співставні з GTD®.

Тому якщо ви працюєте над створенням стійких позитивних звичок, пропоную вашій увазі 10 простих, але дуже ефективних порад для досягнення успіху в методології GTD®:

1. Почніть з малого

Методологія Getting Things Done® має безліч різних технік, які здатні змінити ваше життя. Але це зовсім не означає, що потрібно вчитися або опановувати їх всі одночасно. Почніть з малого:

  • Записуйте все, що привертає вашу увагу, коли воно з’являється в думках (пам’ятайте, що розум нам потрібен для створення ідей, а не для зберігання їх в голові). Спустошуйте мозок, переносячи все на папір або в додаток для ведення нотаток.
  • Спробуйте правило двох хвилин, яке означає невідкладне виконання речей, які потребують не більше двох хвилин. Відповісти на дзвінок, який буде вимагати до двох хвилин, дати коротку відповідь на мейл, помити тарілку та інше.
  • Переконайтеся, що ви дійсно розумієте 5 основних кроків робочого процесу, оскільки це ключ до зміни вашого життя, і власне основа GTD®.

2. Встановіть прості правила

Створіть гру за своїми правилами, більш прийнятними і лояльними. Замість того щоб говорити про щоденне обнулення вхідних повідомлень, почніть з більш простої мети – робіть це раз на тиждень. Замість того, щоб запланувати Тижневі огляди на наступні 10 років, заплануйте тільки найближчий. Після того, як проведете його, заплануйте наступний. Маленькими кроками до великих цілей!

3. Повірте, ви не надто зайняті

Одне з поширених хибних припущень про GTD® – люди думають , що методологія потребує більше часу, ніж вони можуть собі дозволити витратити. Найсмішніше, те, що насправді витрати часу зумовлені неефективними системами та поведінкою. Відкриття та закриття електронного листа без прийняття рішення займає більше часу, ніж воно того заслуговує, і більше часу, ніж потрібно було б для прийняття рішення при першому його відкритті.

Якщо ви все ще ігноруєте Тижневий огляд, який прояснює актуальність справ, то ваша свідомість буде намагатися виконувати його «подумки» на постійній основі. Як підсумок – ви розосереджені і неуважні до навколишнього світу, і тим більше до ідей.

4. Знайдіть своє «навіщо»

На початку курсу GTD® Основи ми просимо учасників подумати над наступними питаннями: «Який ваш бажаний результат, і що б ви хотіли робити або відчувати по-іншому?» Ідея порожнього інбоксу поштової скриньки – це чудово, але для чого, навіщо? Це надасть вам більше душевного спокою? Або ви станете краще спати? Або це дасть вам можливість проводити більше часу з друзями та сім’єю? Прояснити це питання вкрай важливо.

5. Будьте підготовлені

GTD® вимагає простих дій. Для початку, поставте на робочому столі лоток, призначений для вхідних документів. Він слугуватиме вам надійним місцем для збору гарних ідей, нотаток с зустрічей і т.ін. Без спеціального лотка (Інбокса) ви ризикуєте, що весь ваш стіл / офіс / будинок виявиться вашим Інбоксом. Можна завести два лотка – один для операційних поточних документів, другий – для ідей і нотаток на майбутнє, з рубрики «Коли-небудь / можливо».

Наступне, що я б порекомендувала, це вибрати інструмент для збору, який буде завжди у вас під рукою. Він дозволить вам не тримати речі в голові. Без такого інструменту ваш розум буде змушений намагатися утримувати ідеї і завдання, і звичайно не впорається з цим

6. Зробіть процес цікавим

Змініть формат інструментів і звичок, якщо він вас обтяжує. Якщо ви робите свій щотижневий огляд і не відчуваєте при цьому натхнення, ви можете це зробити в інший час і в іншому місці. Іноді одна й та сама дія, зроблена в інакший спосіб може викликати велику залученість в управління справами.

Зміна інструментів теж може зробити процес більш цікавим. Наприклад, перехід з Evernote на Wunderlist для зберігання своїх проектів і списків дій, може зробити процес більш захоплюючим.

7. Заручіться підтримкою

Повернемося до аналогії зі спортом. Ви можете працювати з тренером пару років і при цьому знати, як підтримувати правильну форму і що потрібно робити, щоб залишатися спортивним і підтягнутим. При цьому тренер досі супроводжує вас в тренажерному залі. Тут простежується важливість групи підтримки. Так, ви знаєте, що тренер чекає вас в спортзалі в 7 ранку кожен понеділок і середу, і це буде мотивувати і підтримувати.

Та ж ідея стосується і методології GTD®. Ви можете найняти тренера GTD®, щоб він мотивував вас, або, хоча б запросити колегу або друга, який застосовує GTD® в житті, приєднатися до спільної підтримки один одного.

Завжди, коли ви відчуваєте невпевненість у власних силах, попросіть приєднатися до своєї системи знайомих і повірте, – результат не змусить себе чекати.

8. Дізнайтеся, що працює саме для вас

Не існує ідеального інструменту для GTD®, але багато з них будуть працювати дуже добре, якщо ви знайдете «свої». Пробуйте різні інструменти збору інформації, додатки для роботи зі списками та посиланнями, і підберіть найбільш прийнятні для вас.

9. Відчуйте імпульс

GTD® – ментальна гра, але вона створена на практичному досвіді. Придумайте свої тригери і регулярно повторюйте одні й ті ж дії для очищення свідомості, спустошення інбокса, проведення тижневого огляду, ведення списків проектів і наступних дій

Винагороджуйте себе за виконання цих дій, наприклад, за спустошення поштового інбокса хоча б раз на тиждень. Як і в дитинстві, коли ви дізналися, що чистити зуби краще, ніж не чистити, знання того, які відчуття може давати нульовий інбокс, буде сильним мотиватором.

10. Продовжуйте в тому ж дусі

Так само, як і в спорті, в GTD® ви можете періодично зазнавати невдач – це частина гри. Доброю новиною є те, що з GTD® легко повернутися назад, почати процес заново. Прості речі можуть мати велике значення, як, наприклад, «збір інформації», який збере докупи все, що привертає вашу увагу, або проведення ретельного щотижневого огляду, або завершення того, через що ви прокинулись о 4 годині ранку, або прояснення наступної дії в застряглому проекті, щоб не стояти на місці, а діяти. Не варто недооцінювати силу цих ключових форм поведінки. Вони лежать в основі майстерності з GTD®.

Девід Аллен каже, що потрібно дві хвилини, щоб зрозуміти п’ять кроків робочого процесу GTD®, два дні, щоб налаштувати свою систему, і до двох років, щоб зробити практику GTD® звичкою. Тому, де б ви не знаходилися в цій подорожі, будьте лояльні до себе, приділіть час д на засвоєння і визнавайте свої перемоги.

Успіхів!

 

Переклад статті, що була опублікована на сайті gettingthingsdone.com

Пройдіть нескладний тест GTDQ®. Дізнайтесь наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою. 

Тренінг «Основи GTD®» /27-28 липня 2019