Getting Things Done: Як впорядковувати справи без стресу

Цей матеріал був опублікований на сайті ceoclub.com.ua

 

Сьогодні стає все складніше обробляти постійно зростаючий обсяг інформації. Розуму як і раніше доступні тільки дві властивості: пам’ятати і реагувати. Тобто мозок зберігає великі пласти даних і пов’язує їх за допомогою асоціативного мислення, а також реагує на патерни, шаблони і нестандартні ситуації. Але навіть ці дві властивості дають збій: ми не можемо згадати необхідну інформацію в потрібний момент.

  

Багатозадачність – це міф

Велика кількість поставлених завдань і поточних процесів не гарантує високу продуктивність. Швидше – стрес і запаморочення. Для ефективної роботи мозку він повинен функціонувати в дуальному режимі: напружуватись і розслаблятись.

 

Якщо ми постійно напружені, то він виснажується. Перманентно тиснути на педаль газу – небезпечно. Допитливий розум постійно додає нових ідей та підштовхує нас рухатися далі. Але тільки 4 думки можуть співіснувати в голові одночасно. І ці 4 речі затримуються дуже недовго: будь-який дзвінок, повідомлення або проблема докорінно змінюють ситуацію.

 

Відмовившись від багатозадачності, можна в два рази збільшити свою продуктивність. Краще спустошувати голову від зайвого, щоб бути сфокусованим і не відволікатися від досягнення цілей.

 

 

У вас достатньо часу для реалізації ваших планів

У Йогана Себастьяна Баха було 20 дітей, які не завадили йому багато втілити. Не потрібен додатковий час, щоб бути більш творчою або більш сфокусованою людиною саме тут і зараз. Все залежить від свідомості, яку слід звільняти та створювати в ній простір для важливого. Свідомість – як вода: піднімається від кинутого каменя, а потім заспокоюється.

Щоб бути креативним, мислити стратегічно, просто бути «тут-і-зараз» і отримувати радість життя, не відволікаючись, потрібна проста методологія керування справами. Це мистецтво організації потоку роботи і життя.

 

П’ять кроків методології GTD

Методологія GTD® – це практичний інструмент, який приводить думку до результату, що приносить задоволення. Він включає в себе п’ять етапів: збір, обробка, організація, огляд і виконання. Коли ви засвоїте ці п’ять основних кроків і будете їх постійно практикувати, ви відразу відчуєте зростання вашої особистої ефективності.

 

  1. Збір: зберіть то, що потребує вашої уваги

Щоб визначитися з «що, як і де», важливо зафіксувати завдання. Це дозволить не втратити потенційно важливі ідеї і зберегти концентрацію на те, чим ви зайняті в поточний момент. Після фіксації стає зрозуміло, що їх нескладно вирішити і, можливо, вже вимальовуються шляхи, що ведуть до мети. Інструментами збору можуть стати записник, комп’ютер, телефон і т. д. Важливо не тримати речі в голові. Перевантаження мозку інформацією «краде» нашу творчу енергію.

Записуючи, ми все «вивантажуємо» з голови і досягаємо стану простору. На цьому етапі варто зрозуміти, які з цих справ викликають негативні емоції. Їх причиною може бути, наприклад, невиконана обіцянка. Є три способи уникнути цього стресового стану: виконати обіцяне, відмовитися від його виконання і зняти зобов’язання та «передомовитись» або з собою, або з іншою людиною.

 

  1. Обробка: роз’ясніть, що це означає

Збирання нічого не означає, якщо просто перетворюється в список. Потрібно повертатися до написаного і роз’яснювати його собі, відповідаючи на три запитання:

що це таке?

Згадати, в якому контексті з’явилося завдання;

чи потрібно з цим щось робити?

Якщо інформація не вимагає ніяких дій, то це або «сміття», яке потрібно викинути, або «довідкова інформація», яку слід зберегти, або «щось, що колись стане в нагоді» і його варто обміркувати пізніше.

Якщо дії потрібні, необхідно визначити наступну конкретну фізичну дію. Коли вона визначена, то варіанти розвитку наступні: «зробити», «делегувати» або «відкласти» нагадування про те, що необхідно зробити, як тільки буде можливість. Чітко формулюйте і відразу виконуйте завдання, якщо це займає не більше двох хвилин. В іншому випадку – шукайте, кому делегувати завдання. У разі, якщо і це неможливо – відкладіть завдання для виконання в майбутньому;

 це проект?

Потрібно запитати себе, досягаєте ви бажаного результату після виконання першої дії чи ні. Все, що вимагає декількох кроків – це проект і має зберігатися окремо.

Формулювання проекту і першої дії важливі для старту процесу. Це нормально, якщо у вас буде заплановано від 30 до 150 проектів та перших дій. Але сильно заглиблюючись в один проект, ризикуємо забути або втратити інше.

На етапі обробки важливо приймати рішення відразу, щоб уникнути «пожеж» в майбутньому. Думати про одне питання більше одного разу – втрачати час. Нескінченне обдумування неефективне.

 

  1. Організація: розмістіть все там, де воно повинно бути

Щоб щось взяти, потрібно привчити себе ставити все на місце. Значення дії визначає місце розміщення або зберігання. Наприклад, події, які повинні відбутися в конкретний день, зберігаються в календарі, нетермінові дії – в простому списку наступних дій, делеговані завдання – в листі очікування, проекти – в списку проектів. Ви самі створюєте списки за категоріями в залежності від вашої потреби: дзвінки, люди, офіс, будинок, комп’ютер, порядки денні та інше. Розділивши справи відповідно до цих категорій, можна в будь-який момент розуміти, які справи доступні для виконання, тим самим підвищити рівень продуктивності та спокою.

 

  1. Огляд: переглядайте регулярно

Переглядаючи завдання з щотижневої періодичністю, ви зберігаєте перспективу. Чим далі погляд в перспективу, тим більше ясності. Існує шість горизонтів фокусу наших зобов’язань: поточні дії, поточні проекти, зони відповідальності та уваги, цілі, бачення, місія і принципи.

Реагуючи тільки на останні та термінові справи, ми ризикуємо втратити орієнтири. Ми часто недооцінюємо важливість планування, адже всі плани, що у нас в голові, неминуче втіляться в життя. Важливо знайти час на огляд, перебуваючи в спокої і нікуди не поспішаючи.

 

  1. Виконання: просто робіть

Успішний критерій цього етапу – використання всіх попередніх. Виконання – це 100% реалізації задуманого. Важливо робити правильний вибір, що саме, як і коли робити. Вибір завжди за вами, а інтуїція не дасть помилитися і потрапити в пастку вічної зайнятості. Наявність організованих списків дій спростить вибір і дозволить завжди бути впевненим в тому, що ви зайняті найбільш важливою справою в кожен момент часу.

 

Як почати користуватися сьогодні

Щоб методологія GTD® стала вас для ефективною, потрібно просто почати її використовувати: складати списки проектів, порядків денних зустрічей і обговорень, лист очікування делегованих завдань, приймати відразу рішення про наступний дії, користуватися правилом 2 хвилин, фіксувати час на перегляд пошти і бронювати час на «Щотижневий Огляд». Так вам вдасться навести лад в житті, в компанії і навіть на кухні, адже GTD® використовують і для особистих і сімейних питань.

 

 

8-9 грудня 2018 / Тренінг «Як впорядкувати справи. Основи GTD®» Записатися