GTD®: техніка звільнення мозку

 

Очистити власну свідомість – це набагато корисніше, ніж очистити шлунок. Так вважав колись філософ Мішель де Монтень і мав рацію. Десятки запланованих, але незавершених справ, які ми тримаємо в голові, перевантажують мозок. Він висне, гальмує, як комп’ютер з багатьма відкритими вікнами, ефективність падає, настрій псується, втома накопичується. Однак існує технологія, яка реально дає змогу навести лад у справах і думках!

Це GTD® — Getting-Things-Done — «Доведення справ до завершення». Автора методології Девіда Аллена журналісти газети The Guardian свого часу назвали людиною, яка покликана навести порядок у Всесвіті. Лад і гармонія запанують лише тоді, коли люди займатимуться тим, що насправді приносить їм задоволення. Це, власне, і є головна мета методики — допомогти людині встигати робити необхідне, залишаючи максимум часу на те, що дарує радість. Кому саме це може бути корисно? Будь-кому, хто живе у ритмі мультизадачності: від керівника великої корпорації до домогосподарки. Відмінності GTD® від багатьох технологій тайм-менеджменту Вячеслав Сухомлинов, голова офіційного представництва David Allen Company в Україні, сертифікований тренер з цієї методології, сформулював так: «Технологія заточує мозок на обробку інформації таким чином, що після постановки завдання він майже автоматично налаштовується на перший крок, дію, з якої почнеться рух до результату. Саме крок «дієвої» обробки інформації, спрямованої на досягнення мети, відрізняє GTD® від інших систем. Отже, ця методика уможливлює доводити справи до свого логічного завершення».

 

Як звільнити свій мозок
Найвагоміший психологічний «кит», на якому базується філософія GTD®, полягає в тому, що будь-які життєві завдання: від просування важливого проекту до прибирання в коморі — наш мозок сприймає як не вирішені, тримає у пам’яті, провокує психічне напруження доти, допоки ми не оформлюємо ці завдання в конкретні дії. Хоча б на зовнішніх системах зберігання інформації. Річ у тім, що наша свідомість не розрізняє минуле та майбутнє. Приміром, ви тримаєте в голові «закладку» про те, що машину наступного тижня треба відвезти на станцію технічного обслуговування, але незалежно від термінів (справа не є терміновою) свідомість призначить цьому завданню статус «потребує негайного вирішення». І поки ви не зробите техогляд, завдання розцінюватиметься мозком як незавершене й тишком-нишком з’їдатиме тонну психічної енергії.

 

Крок № 1. Збір інформації. Збирайте інформацію, фіксуйте її в одному місці — там, де її завжди зручно знайти. Занотовуйте завдання, ідеї, справи термінові й не дуже, дрібні та великі — записуйте абсолютно все, на чому фокусується ваша увага. Нехай це буде блокнот, додаток у смартфоні або файл у Word, головне, щоб він завжди був під рукою. Таким чином ви розвантажуєте мозок від прокручування деталей виконання завдань, вивільняєте його ресурси для роботи. Навіть найдрібнішу та найнезначнішу справу потрібно зафіксовувати, якщо ви, звісно, не плануєте виконати її саме зараз.

Крок № 2. Обробка та визначення подальших дій. Головна мета другого кроку — обробити інформацію, зібрану на першому етапі, а саме: вирішити щодо кожного пункту — що з ним робити і, якщо завдання вимагає дії, неодмінно визначитися з нею. А ще важливо бачити головну мету кожної зі справ. У цьому, між іншим, і полягає секрет продуктивності — визначитися з метою та наступним конкретним кроком до її досягнення. До речі, якщо можете делегувати якісь справи — неодмінно делегуйте.

 

Крок № 3. Організація: сортування списків. Списки справ важливо розсортувати: приміром, у календарі нехай зберігаються завдання, які треба виконати в конкретні терміни. Нетермінові та делеговані справи занесіть у окремі файли та блокноти. Бажано, щоб списки-нагадування завжди були під рукою. На цьому етапі має з’явитися впевненість у тому, що ви точно ні про що не забудете.

 

Крок № 4. Огляд: оновлюйте переліки завдань. Переліки справ швидко застарівають: щось втрачає актуальність, щось переноситься на майбутнє, тому щотижня переглядайте їх. Практика регулярних оглядів завдань дає змогу знайти баланс і розуміння, чим саме наповнене ваше життя, що треба робити саме зараз, щоб досягнути мети.

 

Крок № 5. Виконання: дійте! Чітка обробка й організація значно знижує рівень стресу, тож коли ви визначилися з актуальною справою і конкретною дією до її виконання — працюйте! Жодна система не зможе переробити справи за вас, тому не надто захоплюйтеся складанням списків, а дійте! І ви реалізуєте насправді великі проекти.

 

Власний досвід
«За методологією GTD® я живу майже 10 років, — розповідає Вячеслав Сухомлинов. — За цей час я пройшов шлях від керівника невеликої мережі кафе до виконавчого директора одного з найбільших ресторанних холдингів у країні. І GTD® я вважаю одним з ключових факторів успіху. Це не означає, що я завжди обираю правильні рішення, ні, я помиляюся. Але я витрачаю менше часу на процес обмірковування. А зважаючи на темп, в якому ми живемо зараз, це велика перевага. Хоча, мабуть, головне, чому я навчився завдяки GTD® — ефективній взаємодії із зовнішнім світом і всім, що «валиться» мені на голову в ньому. Тепер я можу взаємодіяти з оточенням з найменшим стресом і з найбільшою ясністю. Це спосіб мислення, який на бажання дає змогу бути творчим, сфокусованим на стратегічних питаннях, або просто бути тут і зараз». 5 лайфхаків від Вячеслава Сухомлинова: Фіксуйте все, що вимагає вашої уваги. Проте в різні списки. Приміром, в одному – перелік робочих завдань, в іншому – домашні справи. Неодмінно зберігайте їх в одному місці, щоб завжди були під рукою. Включайте до списку проектів все, що вимагає більш ніж дві дії. Не призначайте собі багато невідкладних завдань, використовуйте списки для нетермінових дій. Повсякчас проводьте перегляд, ревізію справ. Навіть якщо ви вважаєте себе розумним і успішним, пам’ятайте: завжди є можливість для вдосконалення, розвитку та зменшення стресу. Допитливий розум і цілеспрямованість зазвичай спричиняють вигоряння. GTD® допоможе цього уникнути.

 

Ця стаття була опублікована в часописі Event

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®. Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

Тренінг «Основи GTD®» / 7-8 грудняЗаписатися