Списки справ: або ведіть їх, або ні. Напівзаходи не спрацьовують

Цей матеріал був опублікований на сайті www.vitalsmarts.com

Шановний Девід,

Я чув і читав про тенденції відмови від to-do листів. Річ у тому, що вони стають занадто довгими, мізки людей перевантажуються і не зважаючи на те, що всі справи внесені в список, люди продовжують прокрастинувати. Але мені потрібно якось вести облік своїх завдань. Що ви запропонуєте? Невже концепція to-do листів мертва?

Підпис,

Нерішучий організатор

 

Шановний Нерішучий,

Я розумію опір, який люди чинять веденню to-do листів і скарги на них. Вважаю, цьому є декілька причин.

Люди не люблять списки, тому що більшість з них неповні і незрозумілі. Перегляд погано складеного списку викликає багато стресу, від якого за задумом цей список повинен звільняти. Наприклад, часто в списках присутні такі речі як “Мама”, “Банк” або “Віце-президент з маркетингу”. Подібні формулювання містять інформацію, що привертає потрібну увагу, однак вони все одно примушують до додаткових роздумів. Чому “Мама”? Хм, у неї через пару тижнів день народження. Що ти збираєшся робити до цього дня? Чорт, я ще не впевнений. Отже, слово “Мама” нагадує, що тобі потрібно далі думати і приймати якісь рішення. А саме зараз у тебе немає моральних сил і бажання думати і приймати рішення. Тому, частина твого внутрішнього Я говорить списку: “Припини мені нагадувати, що я розбитий!”

Списки справ не є незручними самі по собі – але якщо їх вміст незрозумілий, вони швидко стають неприємними. Ключ до подолання цього – прояснення наступних дій для будь-якого завдання, яке вимагає або вже заволоділо твоєю увагою. Припустимо, якщо таку конкретну дію пов’язану з “Мамою” записати як “Зателефонувати сестрі і дізнатися її плани щодо святкування маминого дня народження”, то вона стає набагато привабливішою і простішою для обробки. Хіба списки це погано? Я сумніваюся, що хто-небудь забракує список покупок в супермаркеті до столу на матусін день народження, яким би довгим він не був

Інша причина, чому люди чинять опір спискам справ – це незавершеність цих списків. Коли працюєш з неповним списком, ти сумніваєшся, що твій мозок або список дає тобі повну картину. Так, у списку є пункти, але ти все ще повинен відшукувати додаткові речі в своїй голові (а голова – жахливий офіс!). Тобто, ти не довіряєш ані «зовнішній пам’яті» ані внутрішній! Дідько… Це головне джерело ментальної втоми і стресу для багатьох людей.

Які у тебе є опції? Просто вивантаж всі свої зобов’язання в список, геть з голови, або не роби цього зовсім! Підхід півзаходів абсолютно даремний. Твоя голова або є місцем для зберігання нагадувань, або ні. Виглядає кумедним, коли люди на тренінгах записують все, що привертає їхню увагу, а потім засмучуються через довжину своїх списків. Так це ж ваші списки, не наші! Ми просто допомагаємо вам вивантажити їх з голови.

Проблема контролю завдань і обов’язків, при їх зберіганні в голові полягає в тому, що психіка не оперує категоріями минулого і майбутнього. Всі завдання для неї виглядають як “Зроби зараз!”. Тому ти будеш прокидатися з думками про мамин день народження в 3 години ранку, коли ти з цим не можеш нічого зробити. Стрес.

Проте, якщо ти здатний спростити собі життя не ведучи облік справ у зовнішній системі, просто прислухаєшся до своїх передчуттів, і при цьому відповідні завдання спонтанно виникають у твоїй свідомості в потрібний момент – вау! Я люблю нічого не планувати і робити те, що хочу, тоді, коли я цього хочу. Але я до сих пір маю контролювати те, що мені потрібно зробити, щоб відпрацьовувати гроші, сплачені мені клієнтами. Для цього я повинен планувати графік зустрічей, зберігати телефонні номери, записувати поточні проекти та наступні дії – щоб підтримувати належний рівень продуктивності.

Відмовитися від списків справ? Відмовся. Або ні. Вибери щось одне – не залишайся в напівпозіціі.

 

На все добре,

Девід

Тренінг «Як впорядкувати справи. Основи GTD®» Записатися