Тайм-менеджмент – в чому реальна проблема?

цей матеріал також доступний російською

 

Ви не здатні керувати часом. Час узагалі не піддається контролю. Не можна згаяти п’ять хвилин і натомість отримати чотири або шість. Відносно чого в тайм-менеджменті ми так сильно помиляємось? Тайм-менеджмент насправді полягає в керуванні власними діями впродовж часу, а не самим часом. Втім при цьому легше вважати, що керувати потрібно саме часом, а не своїми діями. Простіше оголосити час проблемою та виправдовуватись власною важливістю (Мені треба владнати так багато важливих справ), аніж чесно визнати: “Я не виконую свої зобов’язання”.

 

Тайм-менеджмент насправді – керування зобов’язаннями.

 

В кінці кожного дня, ваші відчуття про те, що ви робили (і чого ви не робили) пропорційні тому, наскільки на вашу думку вам вдалося дотриматись обіцянок, що ви давали самому собі. Ви робили те, що обіцяли собі робити? Ви виконали те, що на вашу думку мало бути виконане? Час можна вважати марно витраченим лише в тому випадку, коли ви займаєтесь не тим, чим за вашою думкою мали б зараз займатись. Сон – це не витрата часу, якщо ви впевнені, що вам слід поспати. Прогулянка замість складання нового стратегічного плану не є гаянням часу до тих пір, допоки ви вважаєте, що в даний момент вам варто прогулятись. Проблеми починаються тоді, коли ви не виконуєте речей, які обіцяли собі виконати.

 

Головна чеснота хорошого лідера – це здатність брати на себе ризик. Оскільки ця риса потребує здорового самовладання, з підвищенням рівня взятої відповідальності стає все більш важливим, щоб ви довіряли самому собі. А віру в себе перш за все підриває порушення даних собі ж обіцянок. Коли ви не виконуєте свої зобов’язання перед іншими людьми – колегами, друзями, партнерами – здатність заручитися їхньою підтримкою автоматично зменшується. Однак найбільше від порушених домовленостей страждаєте саме ви. Ніщо так не вибиває з колії, як недотримання домовленостей з самим собою.

 

Багато керівників, ймовірно, вважають себе заслуговуючими довіри людьми. Але управління домовленостями – набагато складніший і тонкий процес, ніж прийнято думати. Щоб дійсно все прояснити, для початку ви повинні чітко усвідомлювати якими зобов’язаннями володієте – і мало кому це вдається.

 

Самий простий приклад домовленості – зустріч в певному місці в певний час. Найскладніша і неочевидна домовленість – це робити зі своїм життям саме те, що ви вважаєте за потрібне (чи досягаєте ви цілей, чи дотримуєтесь своїх цінностей?). І ще безліч типів домовленостей знаходяться десь посередині. Активні люди мають від 40 і до 100 проектів, і “проект” в цьому контексті – щось, чого вони хочуть досягти і це вимагає більше однієї активної дії (купити нову машину, найняти асистента, влаштувати сімейну відпустку, запустити нову лінійку товарів, реструктурувати відділ і т.д.). Ці проекти відносяться до 10-15 ключових напрямків, за які вони відповідальні на своїй роботі (стратегічне планування, управління активами, розвиток персоналу, зв’язок з директорами і т.п.) і в особистому житті (здоров’я, взаємини, кар’єра, фінанси тощо). Також додайте сюди обов’язок визначення місії і візії для компанії і втілення всіх коротко- і довгострокових стратегій для їх реалізації. Більш того, цих речей не можна домогтися так одразу – всі вони представляють собою результати, для досягнення яких потрібні дії. А кількість таких дій – листів, які потрібно написати; дзвінків, які потрібно зробити; документів, які варто оформити; пропозицій, які потрібно осмислити – часто обчислюється сотнями.

 

Всі ці зобов’язання повинні бути вплетені в широко розрекламовану практику “розстановки пріоритетів”. Якщо ж який-небудь з цих горизонтів “роботи” не був належним чином зафіксований, з’ясований, організований і переглянутий, то так чи інакше ви будете відчувати невпевненість у власній поведінці.

 

Оскільки ця величезна складність само-менеджменту була прихована та замаскована концепцією “тайм-менеджменту”, поширені інструменти і методи щодо розвитку цієї здатності були розроблені зовсім невірно. Якби час був єдиною проблемою, з якою треба впоратись, вам би вистачало годинника і щоденника (і трохи ефективності) для вирішення всіх своїх питань. Процес управління зобов’язаннями звели до простого складання to-do листів на день. Однак з моменту винаходу першого телефону списки справ перестали бути настільки корисними. Спроби звести управління всією складністю навколишнього світу в якому ми оперуємо на різних рівнях фокусу і відповідальності до банальної “ABC” категоризації в рамках списку завдань частіше призводять до фрустрації, ніж додають відчуття свободи.

 

Дійсно кращі практики само-менеджменту для продуктивних людей повинні включати в себе ретельне фіксування і прояснення будь-яких зобов’язань – малих, великих, особистих і робочих – і їх вбудовування в організовану систему. І крім очевидних результатів верхніх рівнів, які повинні бути визначені і які потрібно періодично переглядати (місія, цілі, цінності, бачення, стратегії), з не меншою точністю слід визначати і відстежувати велику кількість проектів і дій, необхідних для доведення справ до кінця – всі вони повинні знаходитися в певних рамках, щоб забезпечити оптимальний баланс в житті і роботі. Якщо ви відчуваєте себе добре займаючись тим, чим займаєтеся, це означає, що вам не менш добре відомо, чим ви зараз не займаєтеся – і це чудово. Значить, ви непогано справляєтеся з управлінням справами. Час лишити тайм-менеджмент позаду.

 

Переклад оригінальної статті Девіда Аллена «Time Management — What’s the Real Issue?»

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

Тренінг «Основи GTD®» /18-19 липня 2020 Київ