ТОП-5 принципів методології продуктивності без стресу

 

Ефективне життя – це те, чого прагне чимало людей. Встигати робити все заплановане, не відкладати на потім, і при цьому – відпочивати. І відпочивати повноцінно. Але багато людей не настільки продуктивні, як їм хотілося б. Методологія GTD® (Getting Things Done) може допомогти знизити рівень стресу, підвищити якість життя і отримувати задоволення від результатів своєї праці. Систему самоорганізації придумав американський автор Девід Аллен, з моменту випуску книги у 2001 році пройшло багато часу, але ключові принципи залишаються актуальними.

В основі GTD® лежить 5 кроків управління робочим процесом.

  1. Збирання. Перше, з чого потрібно почати, – це зі збирання. Все, що потребує вашої уваги, всі дрібні і великі справи, важливі і неважливі повідомлення, документи та інші речі, на які ми відволікаємося і про які хвилюємось, необхідно зафіксувати і помістити в надійну зовнішню систему зберігання інформації у вигляді простого списку. Справи, про які думаємо щоранку після дзвінка будильника і до яких подумки повертаємося кілька разів протягом дня, ідеї, доручення – записуйте все. Діставайте це з голови і переносьте туди, де ви легко це знайдете. Звільняйте свій розум і робіть свідомість чистішою.

Після того, коли все записано, у вас може виникнути подвійне почуття. Може стати легше, оскільки ви точно знаєте, що нічого не прогавили, а значить – не забудете виконати завдання в строк. Або навпаки, – вам може стати не по собі. Ще б пак, перед вами тепер лежить величезний список справ, з якими потрібно щось робити.

Запевняю вас, немає причин хвилюватися. Краще контролювати свої справи, ніж жити пропускаючи і забуваючи важливі завдання, події та зустрічі. Цей список можна назвати кошиком для «вхідних», тобто для всього, що надходить у ваше життя і чекає від вас будь-яких дій.

  1. З’ясування. Після того, як ви зібрали всю необхідну інформацію, прийшов час її обробки. Проаналізуйте свої списки. Що ви бачите? Потрібно вирішити по кожному пункту – чи потрібно з цим щось робити, і якщо так, то що саме. Сформулюйте якою буде ваша наступна дія. А ще важливо бачити бажаний результат кожної справи. В цьому і полягає секрет доведення справ до завершення – визначитися з бажаним результатом і наступним конкретним кроком для його досягнення. У GTD® ми називаємо їх Проектами та Наступними діями відповідно. До речі, якщо можете делегувати якісь справи – обов’язково делегуйте.
  2. Організація. Після цього потрібно організувати і впорядкувати всі справи. Це означає розсортувати їх за списками.
  • Якщо є справи, які можна виконати лише в певному місці, то зафіксуйте їх в окремих списках «Дома», «В Офісі» або «За комп’ютером».
  • Не варто забувати про такий прекрасний інструмент, як календар. В нього варто заносити всі завдання, які мають часові рамки і повинні бути виконані у визначений день та/або час. Наприклад, майбутні зустрічі
  • У списку «Питання для обговорення» вкажіть питання, які варто обговорити на мітингу або при зустрічі з певною людиною.
  • Ті завдання, які ви делегуете, віднесіть до списку «Лист очікування» і запишіть ім’я того, від кого ви чекаєте виконання.

Ну а те, що можна виконати протягом двох хвилин, виконуйте негайно. Зробили – і забули.

  1. Огляд. У методології GTD® велика увага приділяється кроку Огляд. Важливо іноді зупинятися, щоб звірити орієнтири. Планування задає ритм і дає впевненість, що ви рухаєтеся в потрібному напрямку. Визначтесь, куди ви прямуєте, перегляньте свої наступні дії і бажані результати. Перевірте, чи відповідають вони вашій стратегії в цілому. Під час огляду потрібно переглядати кожен список. Чи актуальні ще ваші Проекти? Можливо частина з них вже виконана або застаріла. Списки справ, які ви зафіксували для виконання вдома або на роботі – чи відповідає це дійсності, або обставини змінилися? А завдання, які були делеговані, – чи не забули ви поспілкуватися з їх виконавцями?

Я вважаю за краще робити свій огляд у неділю. Обираю час, коли можу сконцентруватися, не відволікатися і вдумливо зафіксувати все, що потребує моєї уваги. Аналізую зроблене за минулий період, переглядаю списки. Після чого планую наступний тиждень. У кожному проекті виділяю наступну дію і записую її в потрібний список.

  1. Виконання. Коли життя будується за правилами GTD® ви максимально сфокусовані на тому, чим займаєтеся і повністю впевнені в своєму виборі. Якщо ви робите щось одне, то ви не робите все інше. А щоб чітко знати, що саме ви не робите, воно повинно бути записано і надійно збережено в ваших списках. В цьому і є основна користь GTD® – бути в моменті, займаючись чимось конкретним і при цьому бути максимально ефективним.

«З чого почати?» – запитують мене досить часто. Я раджу починати з прочитання книги Девіда Аллена «Як упорядкувати справи». Це ще один інструмент для сфокусованого контролю. В ній також описані основні інструкції до виконання і можливі перші кроки. Для початкового налаштування персональної системи управління справами може знадобитися близько двох днів. Тому щоденна робота з системою тут є ключем до успіху.

 

Цей матеріал був опублікований на сайті Delo.ua

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®. Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

Тренінг «Основи GTD®» /14-15 вересня → Записатися