Як досягти балансу між зборами та роботою

Оригінал цієї статті був опублікований на сайті gettingthingsdone.com

 

Нарівні з обсягом електронної пошти, надмірна кількість зібрань є сьогодні основною скаргою працівників розумової праці.

Проте, зустрічі можуть бути надзвичайно ефективними і навіть мають вирішальне значення для виконання значущих справ. Було б цікавим експериментом скасувати всі зустрічі і подивитися, що станеться. Що б ми пропустили? Якими будуть негативні наслідки? Які можливості залишаться непоміченими?

Такий експеримент дозволив би нам зрозуміти, чим є конструктивна і цінна зустріч. Проста уява цього експерименту розкриває ключовий компонент ефективних зборів: мету. Основне питання, на яке потрібно відповісти на початку будь-якої зустрічі: «Чого ми хочемо тут досягти і за який час?». Якщо ціль не ясна, ні в кого нема або достатніх критеріїв, за допомогою яких можна сформулювати і проконтролювати подальшу бесіду, або інформації, щоб знати, чи повинен він/вона брати участь в зборах. Отже, крок перший, переконайтеся, що мета кожної зустрічі зрозуміла.

Якщо припустити, що мета зустрічі з’ясована, другий фактор, який слід розглянути, полягає в наступному: яка ваша ціль бути там? Ким ви працюєте? Якими є ваші ролі і обов’язки на цій посаді? Як з ними пов’язана майбутня зустріч? Якщо зустріч дійсно пов’язана з ними або вимагає вашого залучення, підтверджуйте свою участь. Якщо це не так, відхиляйте запрошення.

З огляду на те, що багато компаній розвивають культуру співпраці, відмова від участі в зборах може виглядати бунтом і непокорою. Але перш ніж ви погодитеся бути присутнім, витратьте дві хвилини, щоб визначити мету зустрічі та чому ви повинні бути присутнім на ній. Ви можете елегантно і ввічливо сформулювати запит, наприклад: «Я бажаю бути максимально корисним на зібранні, тому хотів би отримати уявлення про бажаний результат зустрічі, а також про те, як я можу допомогти в досягненні цього результату».

Якщо мета зустрічі ясна, має бути зрозуміло, чи потрібно вам брати участь в ній. Якщо ні, ви можете з’ясувати це шляхом подальшого аналізу. Проводьте такий аналіз з метою внести свій внесок в значущі зустрічі, а не для того, щоб уникати зібрань зовсім. Бажаючи добитися ясності і прагнення бути ефективними в тому, як ви проводите свій час, ви можете вплинути на своїх колег, щоб вони робили те ж саме і допомагали вашої організації більш ефективно витрачати ресурси.

Існує багато кращих практик для хороших зборів, які включають в себе наявність порядку денного, наявність монітора, що забезпечує дотримання порядку денного, відстеження рішень і подальших дій (включаючи призначення відповідальних), надання кожному можливості висловитися і наявність перерв (якщо зустріч триває більше дев’яноста хвилин). Але критичним фундаментом є чітка ціль – як для зібрання, так і для вашої ролі в ньому.

Неефективні зустрічі сприяють появі інших неефективних звичок, таких як витрата часу на електронні листи. «Я не впевнений, що саме ми вирішили на нараді стосовно проекту з точки зору нашої стратегії просування вперед. Чи може хто-небудь пояснити це мені?» Вірно і зворотне – неефективні мейли сприяють неефективним зустрічам. «Нам потрібно зустрітися ще раз, щоб уточнити, про що була наша остання зустріч і обговорити хто, що і в який термін повинен виконати». Чим більш толерантно ви ставитеся до такої поведінки, тим глибше вас засмоктують сипучі піски.

Якщо ваші зібрання не закінчуються колективним зітханням: «Вау. Гарна зустріч!» необхідна корекція курсу. Почніть з уточнення мети, прагнучи бути максимально ефективним під час зборів, і подивіться, що станеться.

 

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®. Дізнайтесь наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою. 

9-10 лютого 2019 / Тренінг «Як впорядкувати справи. Основи GTD®» Записатися