Як мій робочий софт для командної взаємодії поєднується із GTD?

цей матеріал також доступний російською

 

Корпоративні месенджери та програми для спільної роботи, такі як Slack, G Suite та Microsoft Teams набувають все більшого розповсюдження, оскільки компанії намагаються задовольнити потреби в кращій командній роботі, більш ефективному управлінні інформацією та більшій продуктивності. У цій статті представлено кілька ключових питань, що допоможуть вам з’ясувати – як різні елементи вашого корпоративного софту можуть оптимально співіснувати разом із вашою системою Getting Things Done® (GTD®), посилюючи вплив та користь обох.

Методологія The Getting Things Done® (GTD®) допомогає безлічі зайнятих людей прояснити бажані для себе результати, конкретизувати та окреслити їх, а також бути відповідальними за іх виконання. Групові (коропоративні) програмні рішення були покликані досягнути тих же цілей для команд. Нажаль, вони часто складають враження командної продуктивності за рахунок більшого навантаження на окремих учасників. Так відбувається через постійні пошуки та оновлення розподіленої інформації у фрагментованому просторі веб-сторінок, файлів та чатів. Більше того, ця інформація  є часто недостатньо ясною для окреслення конкретних результатів та наступних дій, рекомендованих GTD®.

Тому критично важливо розуміти як персональна система GTD® допомагає зберігати чіткий фокус у еру “зміни цифрового простору”, коли організації усе активніше зміщують потік інформації з поштових інбоксів у різні комунікаційні програми і додатки.

Ці питання до системи командної взаємодії, можуть прояснити, як її різні складові можуть співіснувати з GTD:

 

Чи ідеально система підходить для ведення ваших списків та/або подій в календарі?

Якщо це так, тоді софт для командної взаємодії може бути частиною вашої системи GTD® або самою системою. Враховуйте, що у вас повинно бути якомога менше місць, куди ви будете дивитись, відповідаючи на питання “Що там далі у моєму календарі” або “На чому я повинен сфокусуватись далі”. Це є ключовою вимогою GTD® так само як Тижневий огляд.

У випадку, коли софт для командної взаємодії не задовольняє усіх потреб системи особистої продуктивності, обдумайте дозволену для себе кількість дублювань та встановіть необхідні межі між власною та груповою системами. Наприклад, деякі CRM-системи дозволяють створити окремий список для деяких або всіх ваших проектів.

Чи розміщують люди інформацію, яка потенційно може вимагати від вас дій, і якої ви не знайдете ніде більше окрім цього місця?

У такому випадку, згідно термінів GTD®, це ваш Інбокс. Ви маєте регулярно його перевіряти, щоб фіксувати вхідні дані, формулювати чіткі результати та наступні дії у вашій особистій системі. Ви можете одразу перенаправляти оброблену інформацію звідти у свою систему або користуватись проміжними інструментами (такими як лист на власну адресу або паперова нотатка у фізичному інбоксі).

Чи приймаєте ви участь у зустрічах або дискусіях, результатами яких можуть бути нові наступні дії або проекти для вас та інших?

Знову ж таки, нагадуємо про Інбокс. Робіть записи або будь яким іншим чином фіксуйте зобов’язання, що потребують дій на кожній зустрічі, потім обробляйте їх та формулюйте бажані результати і наступні дії в надійній системі. І знову ж таки, ви можете можете одразу перенаправляти оброблену інформацію у свою систему або користуватись проміжними інструментами (такими як лист на власну адресу або паперова нотатка у фізичному інбоксі).

Чи містить система корисну інформацію для виконання однієї або більше наступних дій, що зафіксовані в ваших списках наступних дій?

Якщо так, то для вас це Допоміжна інформація по Наступних діях. Вона  може допомогти вам при виконанні наступної дії, яку ви визначили в одному з контекстних списків. Таким же чином працює і Допоміжна інформація по Проектах.

Чи діляться одна чи декілька команд, до яких ви належите, спільною інформацією, що стосується конкретних проектів?

Якщо так, то для вас це Допоміжна інформація по Проекту. Вам варто зберегти цю інформацію як допоміжну для одного з бажаних результатів, що ви внесли в свій список Проектів. Це можна зробити автоматично за допомогою налаштувань, або просто вставити URL-адресу чи додати нотатку (наприклад «дивись папку N в Dropbox»).

Чи розміщуєте ви запити до інших в цій системі? (як приклад – система роботи з рекламаціями)?

Якщо так, то це Допоміжна інформація для вашого Листа очікування. Вам необхідно посилатись на неї по речах, що ви очікуєте від інших, і що знаходяться у вашому Листі очікування. Це працює так само як і з Домоміжною інформацією для Наступних дій та Проектів.

Чи містить система інформацію, що відноситься до ваших дій, прив’язаних до конкретного часу?

Якщо так, то для вас це Календар. Можливо, ви захочете об’єднати чи синхронізувати його з іншими вашими календарями, щоб мінімізувати кількість додатків для керування своїми справами та спростити процес Тижневого огляду.

Чи проводите ви регулярні зустрічі, для яких ви б хотіли мати окрему адженду питань для обговорення?

Якщо ви проводите зустрічі за допомогою софту для командної взаємодії, ви можете готуватись до них використовуючи контекстний список “Питання для обговорення” в вашій GTD® системі, фіксуючи в ньому теми для обговорення одразу після виникнення ідеї. Це набагато ефективніше, аніж генерувати ідеї перед початком зустрічі. Також, як вже сказано вище, усі рішення, що потребують дій та що були прийняті в ході обговорення мають бути якомога швидше внесені в вашу особисту систему GTD® як бажані результати та наступні дії.

Чи розміщують люди час від часу інформацію, що може бути корисною?

Якщо так, в термінології GTD® – це Довідкові матеріали. Така інформація не прив’язана до конкретного проекту чи дії, але може бути корисною в разі необхідності. Колективна домовленість про певні стандарти маркування та зберігання інформації мінімізує час на її пошуки.

Краще розуміння того, як співвіднести елементи вашої GTD® системи і корпоративного софта для командної взаємодії може допомогти вам поєднувати їх максимально продуктивно.

по матеріалах статті, опублікованої на сайті next-action.eu

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

Тренінг «Основи GTD®» /Записатися на наступний