Як поєднати GTD та SCRUM

 

Як Agile-практика і програмного менеджера для складного ПО, мене завжди приваблювали інструменти і системи, які роблять моє життя менш напруженим і більш продуктивним. З самого початку своєї кар’єри я дотримувався принципів GTD, тому що це допомогло мені керувати своїм особистим робочим навантаженням і, що стосується управління робочим процесом моєї команди, я також використовував можливості Agile-методологій, таких як SCRUM, щоб зробити свої команди максимально ефективними.

Оскільки чим би я не займався я завжди шукаю те, що можна поліпшити, я подумав, що було б цікаво порівняти GTD з Agile-методологіями, такими як SCRUM, і зрозуміти чи є в кожної методології практики, які можна об’єднати для підвищення продуктивності. І я зрозумів, що навіть не усвідомлюючи цього, я вже створив свого роду синтез GTD/Scrum в своєму підході до управління проектами, і він працював.

Щоб продемонструвати, що я маю на увазі, я поділюся з вами тим, як я використав принципи GTD стосовно Scrum і навпаки:

 

Основа GTD – Збір, З’ясування, Організація, Огляд і Виконання

Основа SCRUM – Беклог продукту, Беклог спринта, Планування спринта, Спринт і Ретроспектива

 

GTD – Зберіть все, що потребує вашої уваги (відкриті питання) і знаходиться не на своєму місці

SCRUM – Всі умови, історії користувача, список справ за проектом, елементи списку побажань тощо завжди збираються в беклозі продукту. Виходить обидві системи добре «заточені» на збір того, що повинно бути зроблено. Це також діє заспокійливо на стейкхолдерів, так як вони знають, що ми все фіксуємо, і дуже серйозно ставимося до їх зворотного зв’язку, навіть якщо їх запити не виконуються відразу. Таким чином ми знижуємо стрес стейкхолдерів нашого бізнесу!

 

GTD – Позбудьтеся усього, що не потребує вашої уваги/участі або не потрібно вам прямо зараз.

SCRUM – На особистому рівні ви знаєте, як позбавлятися від завдань або делегувати їх. У розробці програм велика частина роботи є нашою – це запити бізнес стейкхолдерів, а відсів елементів – це скоріше визначення пріоритетів і питання бюджету, хоча ці елементи залишаються в беклозі поки не втратять актуальності. Ми проводимо безліч асессментов і аналізів компромісів, щоб обговорювати з замовником, що має бути зроблено, тому завжди прагнемо працювати з найбільш важливими «речами».

 

GTD – Створіть «Надійну систему», яка підтримує ваш стиль роботи і цінності.

SCRUM – Існує безліч надійних систем, від простих постерів зі стікерами до складних хмарних рішень і корпоративних систем. У нашій програмі ми використовуємо TFS 2010 року з шаблоном Scrum. Особисто я для GTD-системи використовую Evernote.

 

GTD – Не тримайте речі в голові, а вивантажуйте в свою «Надійну систему».

SCRUM – Ми записуємо кожен запит від замовника і кожну проблему або помилку в нашій системі TFS. Цікаво, що через те, що я, будучи керівником програми, вивантажую речі з голови, іноді виникають проблеми! Я довіряю системі. Я знаю, що там все є, але іноді мене застають зненацька бізнес-стейкхолдери, запитуюи про щось, найбільш важливе для них, а у мене цього немає в голові! Ну то таке, зазвичай я відповідаю, що подивлюся всі деталі і повернуся до них, але це один з тих випадків, коли я майже відчуваю, що мені потрібно щось тримати в голові, хоча я вважаю за краще цього не робити.

 

GTD – Періодично проводьте огляд своєї системи, щоб підтримувати її в актуальному стані.

SCRUM – Це важливий крок з GTD, який я додав в наш Scrum-процес. Ми проводимо планування спринту кожні 2 тижні, проте, не всі члени команди працюють з однаковою швидкістю, це впливає на послідовність робіт і виникає ризик несвоєчасного релізу продукту. У нас є щоденні мітинги для оновлень статусу один одного, але вони не працюють як повноцінний огляд. Як наприклад планування спринту або щоденний огляд в GTD. Тому ми впровадили огляди елементів двічі на тиждень, щоб забезпечити максимальну продуктивність команди.

 

GTD – Вибираючи завдання для виконання завжди приймай до уваги критерії часу, енергії та контексту.

SCRUM – У центрі уваги GTD – особиста продуктивність, а Scrum – це скоріше гнучка система роботи команди. Всі працюють по-різному, тому те, як ми оптимізуємо наш час в Scrum-процесі, базується на бізнес-перевагах і складності реалізації майбутньої роботи. Команда спочатку бере елементи з високим пріоритетом і які найлегше реалізувати (плоди, що низько висять), потім ми беремо високопріоритетні складні елементи. Ми в постійному контакті з бізнесом, щоб завжди працювати над високопріоритетними елементами, тому повертаємо в беклог елементи з низьким пріоритетом. Те, як я виконую свої особисті завдання, засновано на нашому методі розстановки пріоритетів, тому я думаю про користь і складність при прийнятті рішення про наступні дії. Там, де це було можливо, я ділився з членами команди своїм GTD-підходом, щоб вони могли краще оптимізувати свій час. Зокрема, наші бізнес-аналітики найбільше виграють від GTD, оскільки вони знаходяться в центрі потреб усіх сторін: вимог бізнес-стейкхолдерів, підтримки користувачів, розробників, тестування і управління релізом. Їх час завжди на вагу золота, тому GTD допомагає їм бути більш продуктивними. Є два найважливіших елементи GTD, які я ввів в ужиток тут, з точки зору вокабуляра. Ми використовуємо «Лист очікування», коли чекаємо швидкої відповіді від когось з важливого питання. Психологічна сила цих двох слів дивовижна і дійсно змушує команду уважно ставитися до потреб один одного, нікому не подобається бути вузьким місцем, яке затримує інших. Ще один – «Наступні дії». Мене іноді дивує кількість електронних листів і дискусій між членами команди, які не призводять до жодних дій. Зазвичай я відповідаю на все простим запитанням: «Наступні дії?», І раптово потік перетворюється в елементи для беклога, етапи рішення, і все це змушує команду знову просуватися вперед.

 

GTD – Повторення і рефакторинг в безперервному циклі поліпшень.

SCRUM – Я великий шанувальник постійного вдосконалення, в нашому Scrum-процесі ми проводимо ретроспективи спринту в кінці кожного спринту. Мене постійно дивує та тішить, що завжди є елементи, які ми могли б зробити краще, і ми беремо їх в роботу, роблячи внутрішніми елементами в нашій системі TFS і покращуємо під час наступного спринту.

 

На початку своєї кар’єри я дізнався, що ключ до зменшення стресу полягає в тому, щоб «вивантажити» завдання, які кружляють в моєму мозку, в конкретний паперовий список. Наявність цього списку дозволило мені позбутися занепокоєння; як тільки це було на папері, це більше не було в моїй голові, таким чином я міг дійсно насолоджуватися моїм життям поза роботою. Згодом мій список перетворився з розрізнених листівок у велику червону книгу всіх моїх записів (система, якій я довіряв), поки врешті-решт я не знайшов GTD – систему, якій я довіряю сьогодні. – Андре Варгас

 

за матеріалами статті, опублікованої на сайті gtdforcios.com

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®. Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

Тренінг «Основи GTD®» /19-20 жовтня → Записатися