Як справлятися з дедлайнами. Три ключові звички

Цей матеріал був опублікований на сайті next-action.eu

«Ти можеш спізнитися, але час – ні» – Бенджамін Франклін

 

Одна розумна людина якось сказала, що час існує, щоб все не відбувалося одночасно. Однак проблема в тому, що час ніколи не зупиняється.

Я не дуже ладнаю з часом, от простір це моє. Перед відпусткою я з більшим задоволенням займуся пакуванням валіз, поки моя дружина планує графік подорожі. Однак, у моєму професійному житті, є один часовий аспект, якого неможливо уникнути: дедлайни. Одне тільки це слово змушує деяких людей нервово пітніти.

Раніше я часто теж вкривався потом, бо знав, що це незмінно означало або метушливу роботу до 11 вечора, або відчуття пригніченості через забуті або зірвані терміни. Але стрес і почуття провини не повинні бути супутниками дедлайнів. Методологія GTD допомагає мені справлятися з усім, що вимагає моєї уваги і з усіма моїми зобов’язаннями, використовуючи час просто як одну з багатьох змінних. Однак будучи не найшвидшим учнем у всьому що стосується часу, я повинен був добре подумати щодо стратегії, яка допомогла б мені справлятися з дедлайнами.

Така стратегія звелась для мене до трьох простих речей: визначити свої зобов’язання, налаштувати себе на успіх за допомогою календаря і списків, і проводити регулярний огляд свого календаря і списків для звірки. Я думаю більшість людей, які добре справляються з дедлайнами, комбінують ці три підходи в тій чи іншій мірі. Ось як я зробив їх своїми ключовими звичками за допомогою GTD.

Найбільшим проривом для мене стала звичка просто записувати будь-яке зобов’язання або завдання, яке я беру на себе або доручаю комусь. Як тільки я говорю «так, я можу це зробити до цієї дати», я розумію, що я повинен зафіксувати це зобов’язання. Незалежно від того, наскільки важливим і значним воно здається спочатку, я розумію, що якщо не запишу його, то зрештою забуду. Іноді це починається з швидкого запису в блокноті.

Поступово я усвідомлюю, що мені, щоб наблизитися до успішної реалізації, потрібно більше ніж коротка нотатка в блокноті, так як час невблаганно наближає мене до дедлайну. Мені потрібно подумати про кінцевий результат, про наступні дії і нагадування, які я хотів би бачити на шляху до мети. Це друга ключова звичка. Мені потрібно занести результати цього розумового процесу в мою GTD систему, якій я довіряю, протягом 24-48 годин, з моменту як у мене з’явився новий дедлайн. Зазвичай я вношу чотири різних елементи в свою систему для обробки більшості завдань з кінцевим терміном виконання:

а) All-day завдання в календарі в день дедлайну як нагадування про останній термін

b) Одне або більше нагадувань за кілька днів або тижнів до кінцевого терміну з формулюванням «перевірити статус проекту XYZ» в якості елемента самоконтролю

с) Очікуваний результат по проекту в список Проектів, що описує чого необхідно досягти

d) Наступну конкретну фізичну дію у відповідному контекстному списку, яку я зможу знайти, коли буду готовий її виконати.

Третя критична звичка пов’язана з проведенням щотижневого огляду. Якщо я працюю тільки з завданнями поточного тижня, то нагадування і дедлайни на наступних тижнях в календарі випадають з поля моєї уваги. Тому під час тижневого огляду я заглядаю на кілька тижнів наперед, перевіряючи наявність запланованих дедлайнів і нагадувань і при необхідності переглядаю інші зобов’язання, щоб упевнитися, що в мене є достатньо часу, щоб просунутися по проекту в запланованому обсязі. Я можу запланувати час, перенести зустрічі, або внести будь-які інші зміни в свої плани, щоб досягти необхідного прогресу за проектом на наступному тижні.

Занадто часто люди потрапляють в пастку, не записуючи в списки бажаний результат проекту і наступну дію, і таким чином відчувають стрес усвідомлюючи, що все це потрібно зробити в проміжок часу між моментом, коли вони згадують про дедлайн і реальним дедлайном. Або вони планують конкретні дні в календарі, щоб «зробити все одразу», але навіть найкращі плани ламаються, виникають непередбачені обставини або інші затримки і «зробити все одразу» стає неможливим. Ось чому послідовне просування вперед може бути більш безпечним і більш ефективним для великих проектів, а заснований на списках підхід дає вам гнучкість в цьому процесі.

Не володіючи природними навичками поводження з часом мені довелося вийти на цей рівень рутинного, механічного контролю, щоб домогтися успіху. Таким чином, щоб уникнути стресу нічого з перерахованого вище не повинно зберігатися в моїй голові. Щоб зробити цей підхід рутинним, я з часом виробив три простих нових для себе звички:

  1. Записувати будь-які нові завдання і зобов’язання
  2. Розміщувати їх після обробки в списки наступних дій, лист очікування, календар, список проектів
  3. Проводити тижневий огляд (щотижня!), перевіряючи завдання в довгостроковій і короткостроковій перспективі, включаючи нагадування, щоб завжди знати про наближення події, і таким чином свідомо тиждень за тижнем поступово наближатися до запланованого дедлайну.

Набувши ці три ключових звички, я виявив, що все решта стає досить простим і очевидним з точки зору поступового просування до запланованої мети.

Визначити зобов’язання, обміркувати їх, переоцінити один раз на тиждень. Формування цих звичок позбавило мене від стресу дедлайнів. Фактично, я виявив, що проекти, для якхи я раніше просив продовжити терміни, часто реалізуються раніше, і те ж саме вірно для багатьох наших клієнтів, які застосовують цей підхід.

Rolling Stones колись співали «Time is on my side». Час може не завжди бути на вашому боці, але ви можете бути на своєму боці, набувши кілька простих звичок, які будуть допомагати вам вчасно впорядковувати справи.

Тренінг «Як впорядкувати справи. Основи GTD®» Записатися