Як зробити так, щоб методологія GTD® запрацювала?

 

Багато тих, хто пройшов навчання з методології Getting Things Done, до сих пір «не поставили на рейки» цю систему в своєму житті. «Це не через лінь» – скажуть вони в своє виправдання – «зовнішні обставини диктують свої правила». У когось не вистачає часу, щоб регулярно вести свої списки. А хтось перевантажує свій календар входять справами і завданнями, через що, власне, і не вистачає часу на ведення списків. Так чи інакше, ми не будемо фокусуватися на причинах, – ми запропонуємо вправу, яке ліквідує всі «проти», залишивши одні «за». Ця вправа передбачає, що ви знайомі з GTD®, визначилися з вибором особистої системи управління списками проектів і наступних дій і вже впровадили деякі методи використання цієї системи. Отже, приступимо.

Згідно з методологією GTD® можна виділити три типи роботи з інформацією, проектами, завданнями:

  • незапланована робота;
  • запланована робота;
  • планування роботи.

 

Незапланованою роботою може виявитися що завгодно. Від раптової думки в голові до керівника, що вистрілює в вас новими завданнями як з автомату. Запланована робота зберігається в календарі і списках. У календар ви ставите завдання прив’язані до конкретної дати або часу, в той час, як робота в списках не має дедлайнів, але має чіткі орієнтири, де ви можете її виконувати (наприклад, вдома або в офісі). І власне до планування роботи відноситься обробка і організація всієї інформації, що надходить. І її розподіл на списки проектів або наступних дій, на довідкові матеріали і сміття

 

Тепер переходимо до вправи: знаючи вже про три типи роботи, якими ми оперуємо, пропонуємо записати вам на аркуші паперу наступні чотири категорії, розділивши заплановану роботу на роботу зі списків і з календаря (наприклад мітинги):

  • Незапланована робота або переривання: __%
  • Запланована робота зі списків: __%
  • Календар (зустрічі і зборів): __%
  • Планування роботи: __%

 

Слід зауважити, що зустрічі і збори, які ми вносимо в свій календар, як правило, виникають спонтанно і суттєво впливають на ефективність виконання запланованих справ. Саме тому ми вирішили винести окремо цей вид зайнятості, так як на нього часом іде значна кількість часу.

Тепер повернемося до вашої посади і специфіки діяльності – виходячи з цього, як ви бачите ідеальний продуктивний день, в якому відсотковому відношенні повинен знаходитися той чи інший вид роботи? Будь ласка, поставте відсотки, переконайтеся, що сума їх дорівнює 100%.

Найцікавіше – задумайтеся, як виглядали робочі дні останніх місяців? Чи схожі ці дні на ваш ідеал і, якщо ні, то в чому основна втрата часу? Запишіть поруч з кожним пунктом свою реальність в процентному показнику: скільки за фактом йде часу на кожен вид робіт.

Так, ви можете побачити, що час втрачається на одні суцільні збори, в той час, як запланована робота «стоїть на місці». Або навпаки, ви раз за разом плануєте починати і закінчувати свої важливі проекти, але часу на заплановані завдання а, значить, і на виконання цих проектів, вже не залишається. Коли Інбокси завжди порожні – це здорово, але тільки за умови, що в кожному з проектів є наступні дії.

 

Яким би не були результати цієї вправи, робимо висновки і задаємо собі питання: які наступні дії мені потрібно зробити, щоб стати ближче до ідеального розподілу своїх справ і роботи? Можливо, необхідно виділяти більше часу на планування, – тоді варто бронювати більше часу в своєму календарі на обробку або на виконання справ зі списків. Може бути й інша ситуація – досить буде скоротити кількість зібрань або делегувати участь в них компетентним колегам.

Якою б не була причина вашого поки ще не досить ефективного дня, заплануйте наступну дію щодо його поліпшення та зробіть день ідеальним!

 

по матеріалах статті, опублікованої на сайті next-action.eu

Тренінг «Основи GTD®» /27-28 липня 2019