Что сделать, чтобы методология GTD® заработала?

 

Многие, кто окончил обучение методологии Getting Things Done, до сих пор «не поставили на рельсы» эту систему в своей жизни. «Это не из-за лени» — скажут они в оправдание – «внешние обстоятельства диктуют свои правила». У кого-то не хватает времени, чтобы соблюдать регулярность в ведении списков, а кто-то перегружает свой календарь делами и задачами, из-за чего, собственно, и не хватает времени на ведение списков. Так или иначе, мы не будем фокусироваться на причинах, — мы предложим упражнение, которое ликвидирует все «против», оставив одни «за». Это упражнение, по сути, является инструментом, который поможет управлять списками и проектами более эффективно. Итак, приступим.

 

Это упражнение предполагает, что вы знакомы с GTD®, определились с выбором личной системы управления списками проектов и следующих действий и уже внедрили некоторые методы использования этой системы.

Согласно методологии GTD® можно выделить три типа работы с информацией, проектами, задачами:

  • незапланированная работа;
  • запланированная работа;
  • планирование работы.

 

Незапланированной работой может оказаться что угодно. От внезапно пришедшей в голову идеи до руководителя, выстреливающего в вас новыми задачами как из автомата.

Запланированная работа хранится в календаре и списках. В календарь вы помещаете задачи привязанные к конкретной дате или времени, в то время, как работа в списках не имеет дедлайнов, но имеет чёткие ориентиры, где вы можете её выполнять (например, дома или в офисе). И собственно к планированию работы относится обработка и организация всей поступающей информации. И ее распределение на списки проектов или следующих действий, на справочные материалы и мусор

 

Теперь переходим к упражнению: зная уже о трех типах работы, которой оперируем, предлагаем записать вам на листе бумаге следующие четыре категории, разделив запланированную работу на работу из списков и из календаря (например митинги):

  • Незапланированная работа или прерывания: __%
  • Запланированная работа из списков: __%
  • Календарь (встречи и собрания): __%
  • Планирование работы: __%

 

Следует заметить, что встречи и собрания, которые мы вносим в свой календарь, как правило, возникают спонтанно и существенно влияют на эффективность выполнения запланированных дел. Именно поэтому мы решили вынести отдельно этот вид занятости, так как на него порой уходит значительное количество времени.

Теперь вернемся к вашей должности и специфике деятельности – исходя из этого, как вы видите идеальный продуктивный день, в каком процентном отношении должен находиться тот или иной вид работы? Пожалуйста, проставьте проценты, убедитесь, что сумма их равна 100%.

Самое интересное – задумайтесь, как выглядели рабочие дни последних месяцев? Похожи ли эти дни на ваш идеал и, если нет, то в чем основная потеря времени? Запишите рядом с каждым пунктом свою реальность в процентном показателе: сколько по факту уходит времени на каждую из работ.

Так, вы можете увидеть, что время теряется на одни сплошные собрания, в то время, как запланированная работа «стоит на месте». Или напротив, вы то и дело планируете начинать и заканчивать свои важные проекты, но времени на запланированные задачи а, значит, и на выполнение этих проектов, уже не остаётся. Когда Инбоксы всегда пусты – это здорово, но только при условии, что в каждом из проектов есть следующие действия.

 

Каким бы ни были результаты этого упражнения, делаем выводы и задаёмся вопросом: какое следующие действия мне нужно предпринять, чтобы стать ближе к идеальному распределению своих дел и работы? Возможно, необходимо выделять больше времени на планирование, — тогда стоит бронировать больше времени в своём календаре на обработку или на выполнение дел из списков. Может быть и другая ситуация – достаточно будет сократить количество собраний или делегировать участие в них компетентным коллегам.

Какой бы ни была причина вашего пока ещё не достаточно эффективного дня, запланируйте следующее действие по его улучшению и сделайте день идеальным!

 

по материалам статьи, опубликованной на сайте next-action.eu

Тренінг «Основи GTD®» /17-18 жовтня 2020 Київ