Как достичь баланса между собраниями и работой

Оригинал этой статьи был опубликован на сайте gettingthingsdone.com

 

Наряду с объемом электронной почты, чрезмерное количество собраний сегодня является основной жалобой работников умственного труда.

Тем не менее, встречи могут быть чрезвычайно эффективными и даже имеют решающее значение для выполнения значимой работы. Было бы интересным экспериментом отменить все встречи и посмотреть, что произойдет. Что бы мы пропустили? Какими будут негативные последствия? Какие возможности останутся незамеченными?

Такой эксперимент позволил бы нам понять, что представляет собой конструктивное и ценное собрание. Обычное мысленное воображение эксперимента раскрывает ключевой компонент эффективных собраний: цель. Основной вопрос, на который нужно ответить в начале любой встречи: «Чего мы хотим здесь достичь и за какое время?» Если цель не ясна, ни у кого нет либо достаточных критериев, с помощью которых можно сформулировать и проконтролировать последующую беседу, либо информации, чтобы знать, должен ли он/она участвовать в собрании. Итак, шаг первый, убедитесь, что цель каждой встречи ясна.

Предполагая, что цель встречи ясна, второй фактор, который следует рассмотреть, заключается в следующем: какова ваша цель быть там? Кем вы работаете? Каковы ваши роли и обязанности в этой должности? Как с ними связана предстоящая встреча? Если встреча действительно связана с ними или требует вашего вовлечения, подтверждайте свое участие. Если это не так, отклоняйте приглашение.

Учитывая то, что многие компании развивают культуру сотрудничества, отказ от участия в собрании может выглядеть бунтом и неповиновением. Но прежде чем вы согласитесь присутствовать, потратьте две минуты, чтобы определить цель встречи и почему вы должны быть там. Вы можете элегантно и вежливо сформулировать запрос, например: «Я желаю быть максимально полезным на собрании, поэтому хотел бы получить представление о желаемом результате встречи, а также о том, как я могу помочь в достижении этого результата».

Если цель встречи ясна, должно быть понятно, необходимо ли ваше участие. Если нет, вы можете получить ясность путем дальнейшего анализа. Проводите такой анализ с целью внести свой вклад в значимые встречи, а не для того, чтобы избегать собраний вовсе. Желая добиться ясности и стремления быть эффективными в том, как вы проводите свое время, вы можете повлиять на своих коллег, чтобы они делали то же самое и помогали вашей организации более эффективно расходовать ресурсы.

Существует много лучших практик для хороших собраний, которые включают в себя наличие повестки дня, наличие монитора, обеспечивающего соблюдение повестки дня, отслеживание решений и последующих действий (включая назначение ответственных), предоставление каждому возможности высказаться и наличие перерывов (если встреча длится более девяноста минут). Но критической основой является четкая цель – как для собрания, так и для вашей роли в нем.

Неэффективные собрания способствуют появлению других неэффективных привычек, таких как трата времени на электронные письма. «Я не был уверен, что мы решили на совещании по проекту с точки зрения нашей стратегии продвижения вперед. Может ли кто-нибудь уточнить это для меня?». Верно и обратное — неэффективные мейлы способствуют неэффективным встречам. «Нам нужно встретиться еще раз, чтобы уточнить, о чем была наша последняя встреча и обсудить кто, что и к какому сроку должен выполнить». Чем толерантнее вы относитесь к такому поведению, тем глубже вас засасывают зыбучие пески

Если ваши встречи не заканчиваются коллективным вздохом: «Вау. Хорошая встреча!» необходима коррекция курса. Начните с уточнения цели, стремясь быть максимально эффективным во время собрания и посмотрите, что произойдет.

 

Пройдите несложный тест GTD-Q®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

Тренінг «Основи GTD®» /Записатися на наступний