Как справляться с дедлайнами. Три ключевых привычки

Этот материал был опубликован на сайте next-action.eu

«Ты можешь опоздать, но время – нет» — Бенджамин Франклин

 

Время. Один умный человек однажды сказал, что оно существует, чтобы все не происходило одновременно. Однако проблема в том, что время никогда не останавливается.

Время это не мой конек. Я больше предпочитаю пространство. Перед отпуском я с большим удовольствием займусь упаковкой чемоданов, пока моя жена составляет график поездки. Однако, в моей профессиональной жизни, есть один временной аспект, которого невозможно избежать: дедлайны. Одно только это слово заставляет некоторых людей нервно потеть.

Раньше я часто тоже покрывался потом, потому что знал, что это неизменно означало либо лихорадочную работу до 11 вечера, либо ощущение подавленности из-за забытых или сорванных сроков. Но стресс и чувство вины не должны быть спутниками дедлайнов. Методология GTD помогает мне справляться со всем, что требует моего внимания и со всеми моими обязательствами, используя время просто как одно из множества переменных. Однако будучи не самым быстрым учеником во всем что касается времени, я должен был хорошо подумать насчет стратегии, которая помогла бы мне справляться с дедлайнами.

Такая стратегия свелась для меня к трем простым вещам: определить свои обязательства, настроить себя на успех с помощью календаря и списков, и проводить регулярный обзор своего календаря и списков для сверки. Я думаю большинство людей, которые хорошо справляются с дедлайнами, комбинируют эти три подхода в той или иной мере. Вот как я сделал их своими ключевыми привычками с помощью GTD.

Самым большим прорывом для меня стала привычка просто записывать любое обязательство или задачу, которое я беру на себя или поручаю кому-то. Как только я говорю «да, я могу это сделать к такой-то дате», я понимаю, что я должен зафиксировать это обязательство. Независимо от того, насколько важным и значительным оно кажется изначально, я знаю, что если не запишу его, то в конце концов забуду. Иногда это начинается с быстрой записи в блокноте.

Постепенно я осознаю, что мне, чтобы приблизиться к успешной реализации, нужно больше чем краткая заметка в блокноте, так как время неумолимо приближает меня к дедлайну. Мне нужно подумать о конечном результате, следующем действии и напоминаниях, которые я хотел бы видеть на пути к цели. Это вторая ключевая привычка. Мне нужно занести результаты этого мыслительного процесса в мою GTD систему, которой я доверяю, в течение 24-48 часов, с момента как у меня появился новый дедлайн. Как правило, я вношу четыре разных элемента в свою систему для обработки большинства задач с конечным сроком выполнения:

а)  All-day задача в календаре в день дедлайна как напоминание о последнем сроке

b) Одно или больше напоминаний за несколько дней или недель до конечного срока с формулировкой «проверить статус проекта XYZ» в качестве элемента самоконтроля

с) Ожидаемый результат по проекту в список Проектов, описывающий чего необходимо достичь

d) Следующее конкретное физическое действие в соответствующем контекстном списке, которое я смогу найти, когда буду готов его выполнить

Третья критическая привычка связана с проведением еженедельного обзора.  Если я работаю только с задачами текущей недели, то напоминания и дедлайны на последующих неделях в календаре выпадают из поля моего внимания. Поэтому во время недельного обзора я заглядываю на несколько недель наперед, проверяя наличие запланированных дедлайнов и напоминаний и  при необходимости пересматриваю другие обязательства, чтобы удостовериться, что у меня есть достаточно времени, чтобы продвинуться по проекту в запланированном объеме. Я могу запланировать время, перенести встречи, или внести любые другие изменения в свои планы, чтобы достичь необходимого прогресса по проекту на грядущей неделе.

Слишком часто люди попадают в ловушку, не записывая в списки желаемый результат проекта и следующее действие, и таким образом испытывают стресс осознавая, что все это нужно сделать в промежуток времени между моментом, когда они вспоминают о дедлайне и реальным дедлайном. Или они планируют конкретные дни в календаре, чтобы «сделать все сразу», но даже самые лучшие планы срываются, возникают непредвиденные обстоятельства или другие задержки и «сделать все сразу» становится невозможным. Вот почему последовательное продвижение вперед может быть более безопасным и более эффективным для крупных проектов, а основанный на списках подход дает вам гибкость в этом процессе.

Не владея природными навыками обращения со временем мне пришлось выйти на этот уровень рутинного, механического контроля, чтобы добиться успеха. Таким образом, во избежание стресса ничего из вышеперечисленного не должно храниться в моей голове. Чтобы сделать этот подход рутинным, я со временем выработал три простых новых для себя привычки:

  1. Записывать любые новые задачи и обязательства
  2. Помещать их после обработки в списки следующих действий, лист ожидания, календарь, список проектов
  3. Проводить недельный обзор (еженедельно!), проверяя задачи в долгосрочной и краткосрочной перспективе, включая напоминания, чтобы всегда знать о приближающихся событиях, и таким образом осознанно неделя за неделей постепенно приближаться к запланированному дедлайну.

Выработав эти три ключевых привычки, я обнаружил, что остальное становится довольно простым и очевидным с точки зрения постепенного продвижения к запланированной цели.

Определить обязательства, обдумать их, переоценить один раз в неделю. Принятие этих привычек избавило меня от стресса дедлайнов. Фактически, я обнаружил, что проекты, по которым я раньше просил продлить сроки, часто реализуются раньше, и то же самое верно для многих наших клиентов, которые применяют этот подход.

Rolling Stones когда-то пели «Time is on my side». Время может не всегда быть на вашей стороне, но вы можете быть на своей стороне, установив несколько простых привычек, которые будут помогать вам вовремя приводить дела в порядок

Тренінг «Як впорядкувати справи. Основи GTD®» Записатися