Каковы рабочие стандарты в вашей организации? - Getting Things Done© Ukraine

Каковы рабочие стандарты в вашей организации?

 

Представьте себе, что вы работаете в компании, где люди больше не отвечают на их электронную почту. Где стало нормой отправлять сообщения несколько раз, затем звонить и уже после этого получать ответ на интересующий вопрос.

Если тяжело вообразить такое, как насчет того, чтобы представить, что вы работаете в компании, где встречи начинаются с регулярной задержкой на 10-15 минут?

Вы работаете именно в таких организациях? Что ж, нам очень жаль это слышать!

Но есть и хорошие новости – вы не одиноки в этой проблеме. Похоже, что в организации, где вы работаете, большие проблемы со стандартами.

 

Работа с GTD привела к трансформации результатов многих участников наших тренингов. Наши клиенты сообщают о сильном влиянии методологии на их способность расставлять приоритеты, фокусироваться и продвигаться вперед к целям, которые для них важны.

После нескольких лет положительных отзывов мы четко осознали преимущества использования GTD. Мы также заметили, что, когда мы обучаем методологии определенное количество людей в команде или отделе, вещи начинают меняться на уровне всей компании. Сумма индивидуальных изменений становится значительной для глобальной трансформации и улучшений.

И это достаточно интересно, т.к. мы не пытаемся изменить всю организацию. Это происходит очень естественно, само собой, когда мы достигаем переломного момента среди отдельных пользователей GTD – сотрудников компании. Эти выводы заставили нас задуматься: «А что, если бы мы могли зацепиться за эти результаты? Что если бы мы могли предсказуемо получить преобразующие результаты на организационном уровне?»

Мы считаем, что есть способ предложить четкое, простое и детальное руководство по рабочим стандартам, которое окажет существенное влияние на результаты и на опыт работы в организации в целом. Стоит отметить, что в данный момент мы не говорим о глобальном «изменении культуры». В GTD мы сосредоточены больше на определенной части организационной культуры, которую мы называем Рабочими стандартами. Это о том, как мы делаем вещи, — о том, как люди и команды становятся или не становятся эффективным. Речь идет не про все аспекты организационной культуры, такие как ценности компании, ее история и пр. Именно благодаря изменению того, что считается «нормальными» стандартами для команды в области их исполнения, мы считаем, что можем внести преобразующий вклад.

 

Каковы же текущие стандарты коммуникации и взаимодействия между сотрудниками в вашей организации?

Является ли нормой в течение суток ожидать ответа на отправленные вами электронные письма, или постоянно напоминать людям о вещах, о которых вы их просили? Нормально ли начинать собрания вовремя, с четкими целями встречи, или напротив – является нормой, когда люди регулярно приходят с 5-10 минутным опозданием, не имея четкого представления о том, почему они находятся в этой комнате?

Это как раз то, что мы называем рабочими стандартами.

Да, это простые вещи. Они просты настолько, что можно не понять причин для беспокойства о них со стороны вашего руководителя. Может даже показаться, эти вещи не заслуживают внимания высшего руководства, не так ли?

На самом деле эти вещи просты, но не маловажны.

На персональном уровне, например, обучение быстрому набору текста считается многими руководителями определенного возраста ненужным навыком. Неудивительно, что они считают невозможным уследить за потоком всех сообщений, адресованных им. Это близко к правде, потому что они похожи на охотников, использующих только два пальца, что походит на попытку бежать со сломанной ногой. Не самая лучшая стратегия.

Точно так же незнание того, сколько стоит неправильная организация простых процессов на уровне команды, не означает, что этих затрат не существует. Потери от неэффективной работы с электронной почтой и отсутствия четких правил проведения собраний – это только два компонента рабочих стандартов, а их намного больше.

С другой стороны, неправильные простые вещи на уровне команды, как, например, плохое управление электронной почтой влечет за собой организационные расходы.

 

Вот лишь некоторые из изменений, которые наши клиенты отметили у себя после внедрения в рабочий процесс методологии GTD:

  • Ответ по электронной почте теперь составляет более короткий промежуток времени;
  • Встречи начинаются вовремя, с обязательным регламентом и четкими итогами;
  • Встречи заканчиваются вовремя, в процессе происходит полная фиксация ответственных лиц по каждой согласованной задаче;
  • Руководители делегируют быстрее и в больших объемах;
  • Менеджеры знают, над чем работает их команда;
  • Члены команды в свою очередь понимают, какой результат в итоге от них ожидается;
  • Более эффективная коммуникация о возможностях и расстановке приоритетов между менеджерами и подчиненными;
  • Понимание того, что актуально и приоритетно, за счет регулярного обнуления папок для входящих;
  • Больше уверенности в принятии решений на основе регулярного просмотра всех обязательств;
  • Умение быстро приспособиться к незапланированным и непредвиденным обстоятельствам, без волнений и стресса.

 

Когда GTD внедряется на уровне команды или отдела, это улучшает качество и скорость коммуникации между сотрудниками. Когда у команды есть система управления рабочим потоком, многие узкие места в организационном информационном потоке устраняются или сокращаются.

На командном уровне создаются предпосылки для более эффективного сотрудничества. Что является основой работы в динамичной и хаотичной среде, в которой сейчас работают многие организации. На наш взгляд, подход, который не только создает пространство для отдельных лиц, но и повышает взаимодействие во всей организации, приведет к углублению сотрудничества и росту показателей компании.

И все вышеперечисленное также способствует некоторым менее ощутимым вещам, таким как уход с работы вовремя и возможность больше времени проводить с семьей. Поэтому несложно представить, как вышеперечисленное может привести к таким вещам, как повышение уровня вовлеченности сотрудников и сокращение количества больничных дней в организации.

Звучит утопично, подумаете вы. Но это не так.

При систематическом подходе эти результаты предсказуемы и надежны, а изменения при этом – существенны.

 

по материалам статьи, опубликованной на сайте next-action.eu

Пройдите несложный тест GTD-Q®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

Тренінг «Основи GTD®» /5-6 грудня 2020 Київ