Лайфхаки для разгрузки мозга и упорядочивания собственных дел

Эта статья была опубликована в издании Event Ukraine

Очистить собственное сознание — это гораздо полезнее, чем очистить желудок. Так считал когда-то философ Монтень, и был прав. Десятки запланированных, но незавершенных дел, которые мы держим в голове, перегружают мозг. Он виснет, тормозит, как компьютер со многими открытыми окнами, эффективность падает, настроение портится, усталость накапливается. Есть технология, которая реально позволяет навести порядок в делах и мыслях. Сокращенно она звучит так: GTD (Getting-Things-Done — доведение дел до конца). Автора методологии Дэвида Алена журналисты газеты the Guardian в свое время назвали человеком, который призван навести порядок во вселенной. Порядок и гармония воцарятся только тогда, когда люди будут заниматься тем, что на самом деле приносит им удовольствие. Это, собственно, и есть главная цель методологии — помочь человеку успевать делать то, что необходимо, оставляя максимум времени на то, что приносит радость.


Кому именно это может быть полезно? Любому, кто живет в ритме мультизадачности: от руководителя крупной корпорации до домохозяйки. Отличия GTD от многих технологий тайм-менеджмента Вячеслав Сухомлинов, единственный сертифицированный в Украине тренер по этой методологии, сформулировал так: «Технология затачивает мозг на обработку информации таким образом, что после постановки задачи он почти автоматически настраивается на первый шаг, действие, с которой начнется движение к результату. Именно шаг «действенной» обработки информации, направленной на достижение цели, отличает GTD от других систем. Следовательно, эта методика позволяет доводить дела до своего логического завершения».

Как освободить свой мозг

Весомый психологический «кит», на котором базируется философия GTD, заключается в том, что любые жизненные задачи: от продвижения важного проекта до уборки в кладовке — наш мозг воспринимает как нерешенные, держит в памяти, провоцирует психическое напряжение до тех пор, пока мы не оформляем эти задачи в конкретные действия. Хотя бы на внешних системах хранения информации. Дело в том, что наше сознание не различает прошлое и будущее. К примеру, вы держите в голове «закладку» о том, что машину на следующей неделе необходимо отвезти в техносервис, но независимо от сроков (дело не является срочным) сознание назначит этой задаче статус «требует немедленного решения». И пока вы не сделаете техосмотр, задача будет расцениваться мозгом как незавершенная и втихомолку съедать тонну психической энергии. Чтобы повысить производительность и жить без хронического стресса, Дэвид Аллен определил 5 шагов освобождения собственного сознания от незавершенных процессов. Собственно, к ним и сводится методика GTD.

Шаг № 1. Сбор

Собирайте информацию, фиксируйте все. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокноте или приложении в смартфоне. Главная особенность перечня задач GTD — вы фиксируете в нем абсолютно все дела: и крупные, и мелкие. И таким образом разгружаете мозг от прокрутки деталей выполнения задач, высвобождаете его ресурсы для работы. Важно: список всегда должен быть у вас под рукой ( «Добавлю это позже» — не вариант). Даже мелкое и незначительное дело нужно зафиксировать, если вы, конечно, не планируете выполнить его именно сейчас.

Шаг №2. Обработка: пишите объяснение

Задачи не должны быть общими вроде «Подготовиться к командировке». Разбивайте длительные, большие дела на конкретные шаги и действия (подать определенный перечень документов в визовый центр, собрать материалы, которые понадобятся в путешествии, приобрести солнцезащитные очки и т.д.). С общим перечнем задач мы тратим больше времени на его расшифровку, чем на выполнение. И еще: если можете делегировать какие-то дела, обязательно делегируйте.

Шаг № 3. Организация: определяйте приоритеты

Для каждого дела в списке укажите конкретную дату и сроки. Если необходимо, добавьте напоминание. По сути, это работа и с перечнем, и с календарем. На этом этапе должна появиться уверенность в том, что вы точно ни о чем не забудете.

Шаг № 4. Обзор: обновление перечня задач

Списки актуальных дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, то переносится на будущее. Система должна работать на вас, поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.

Шаг № 5. Выполнение: действуйте!

Когда все организовано, можно начинать выполнять запланированное. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия ждут вас, и работайте. Ни одна система не сможет переделать дела за вас, поэтому не слишком увлекайтесь составлением списков, а действуйте! И вы реализуете действительно большие проекты.

5 лайфхаков от Вячеслава Сухомлинова:

  1. Фиксируйте все, что требует вашего внимания. Но в разные списки. Пусть в одном будет перечень рабочих задач, в другом — домашних дел. Только храните их в одном месте, чтобы всегда были под рукой.
  2. Записывайте в список проектов все, что требует больше двух действиях.
  3. Не назначайте себе много срочных задач, используйте списки для Несрочных действий.
  4. Проводите регулярный обзор, ревизию дел.
  5. Даже если вы считаете себя умным и успешным, помните: всегда есть возможность для совершенствования, развития и уменьшения стресса. Пытливый ум и целеустремленность часто приводят к выгоранию. GTD поможет этого избежать.
Тренінг «Основи GTD®» /Записатися на наступний