Психолог из Стенфорда: существует навык, который будет наиважнейшим в будущем, но мало кто осознает это.

этот материал также доступен на украинском

 

На часах 9 утра: вы входите в офис, садитесь за рабочее место, включаете компьютер и собираетесь начать свой рабочий день. Дзынь! В сети рьяно обсуждают последний твит Трампа. Дзынь!  Какой-то родственник прислал сообщение.

Вы берете телефон, чтобы просмотреть оповещения, ответить на сообщение, проверить пост на Facebook и глянуть видео на Youtube. Совершенно внезапно вы осознаете, что пролетел час, а вы так и не выполнили ни одного рабочего задания.

Слабый фокус вреден

Сегодня главное испытание на работе – это конечно же успешно избегать отвлекающих факторов. Но на сегодняшний день отвлекающие факторы воспринимаются несколько иначе.

Количество доступной информации, скорость её распространения и простота получения нового контента через современные девайсы формируют трио самых сильных отвлекающих факторов современности.

Каков итог всего этого? В 1971, психолог Герберт Саймон подчеркивал, что обилие информации грозит нехваткой внимания. Это было актуально 40 лет назад, но ещё более актуально сейчас. Так сложилось, что внимание является невероятно ограниченным ресурсом в современной экономике. И если не решать проблему сегодня, она только усугубится.

 

Самый важный навык 21-го века

Мир стремительно меняется и в скором будущем люди разделятся на два типа: те, кто отдаёт своё внимание и жизнь в чужие руки и те, кого невозможно отвлечь от своих целей и задач.

Исследователи утверждают, что внимание и фокус являются главным подспорьем человеческой созидательности и процветания. В эпоху повальной автоматизации наиболее востребованными работами как раз являются те, что требуют креативного подхода, оригинальных решений и изобретательности – качеств, невозможных без глубокой концентрации на объекте задания.

Говорят, что способность не отвлекаться – наиболее важный навык 21-го века. Множество экспертов, включая Адама Гранта, который сказал, что «счастья и успеха достигают люди, которые умеют управлять своим вниманием», лишь усиливают акцент на важности правильного фокуса.

Ниже приведены самые распространённые отвлекающие факторы и способы борьбы с ними для развития вашей концентрации.

 

Email

Электронная почта – настоящее проклятье современных офисных работников. Исследование, опубликованное в International Journal of Information Management показало, что сотрудникам после проверки почты требуется в среднем 64 секунды, чтобы сместить фокус обратно к работе.

Дабы сократить время, проведённое за просмотром почтового инбокса, обратите внимание на две вещи:

  1. Уменьшить количество получаемых сообщений: чтобы получать меньше имейлов, нужно отправлять меньше имейлов. Вроде бы звучит очевидно, но большинство писем, которые мы отправляем или получаем, на самом деле не являются неотложными. Тем не менее жажда мозга к лёгким вознаграждениям заставляет нас срочно обрабатывать каждое письмо, вне зависимости от содержания. Такая склонность приводит у тому, что мы постоянно проверяем наш почтовый ящик, реагируя на кучи сообщений. Всё это – большая ошибка.
  2. Сократить количество времени за перепиской: Самый важный аспект письма – это то, как быстро на него нужно ответить. Мы часто не учитываем, как срочно нужен ответ, поэтому перечитываем одно и то же письмо. Решение? Открывайте письмо всего дважды. В первый раз после прочтения ответьте себе на вопрос: как скоро нужно ответить на это сообщение? Затем, в зависимости от ответа, тэгните письмо отметкой «Сегодня» или «На этой неделе». Такой подход помогает эффективно подготовить письма для второго (и последнего) прочтения. (Конечно, если речь идёт о совсем неотложных письмах, отвечайте на них при первой же возможности).

 

Групповые чаты

Джейсон Фрид, сооснователь популярного группового мессенджера Basecamp отметил, что нахождение в групповом чате может быть похожим на «длинное совещание случайных людей без выбранной темы обсуждения».

Он рекомендует применять к групповым чатам три правила:

  1. Используйте их как сауну: зашли, вышли.
  2. Планируйте их посещение: назначьте время для группового чата, запишите в календарь
  3. Будьте разборчивы: чем меньше группа, тем лучше. Каждый участник должен представлять какую-то ценность в беседе.
  4. Используйте их избирательно: групповые чаты хороши не для всех тем и групп – поэтому будьте сознательны в том, для чего вам нужен чат.

 

Встречи

Встречи должны устраиваться с целью достичь согласия по какому-то решению, а не превращаться в беспорядочный балаган.

Один из лучших способов предотвратить подобные собрания – это сделать два следующих шага:

Один из самых простых способов предотвратить организацию ненужных встреч — это требовать от каждого, кто их созывает, двух вещей:

  1. Разослать тему и вопросы, которые будут подниматься на собрании. Нет повестки – нет собрания.
  2. Скомпоновать варианты решений в виде короткого дайджеста. Он не должен быть больше одной-двух страниц, содержать обсуждаемые проблемы, аргументы и рекомендации.

Также желательно личное присутствие. Как только собрание началось, все его участники должны отключить рабочие девайсы, чтобы плодотворно провести встречу.

 

Ваш телефон

Смартфоны стали незаменимыми.  Несмотря на всю их пользу, они могут являться существенным отвлекающим фактором. Хорошая новость в том, что смартфонная зависимость вполне преодолима.

Нижеизложенный план может помочь сэкономить вам очень много времени, проведенного в телефоне. Более того, на выполнение этого плана требуется менее часа, после чего вы никогда больше не будете отвлекаться на телефон попусту.

  1. Удалите приложения, которыми вы редко или больше вообще не пользуетесь. Этот шаг поможет выяснить, какие программы были действительно полезны, а какие нет. Лично я убрал приложения, которые больше не вписываются в систему моих ценностей и оставил те, которые способствуют моему обучению или здоровью. Так же я удалил новостные приложения с назойливыми оповещениями и громкими заголовками.
  2. Удалите любимые приложения. Например, это могут быть YouTube, Facebook или Twitter. Если вы не можете отказаться от какого-либо из этих сервисов полностью, сделайте это частично. Как вариант, можно оставить их только на вашем компьютере.
  3. Рассортируйте ваши приложения. Тони Стабблбин, главный редактор популярного Medium блога Better Humans, рекомендует распределить все ваши приложения по трём папкам: «Важные инструменты» (программы, которые помогают решать повседневные задачи: вызвать такси, узнать дорогу, записать напоминание), «Вдохновение» (приложения для занятий, на которые хотелось бы тратить время: медитация, йога, спорт, чтение книг, прослушивание подкастов) и «Тайм-киллеры» (те же Twitter, Facebook, Instagram или почта.
  4. Поменяйте настройки оповещений в ваших приложениях, чтобы получать только важные. У меня настройка оповещений заняла полчаса, но это возымело огромный эффект. По моему мнению, обратить внимание следует на два типа оповещений: звуковой сигнал и текстовое превью. Определите, какие приложения имеют право вас отвлечь, пока вы с семьей или на совещании.

 

Коллеги

Оупен-спэйс офисы облегчают обмен идеями и взаимное сотрудничество, но в то же время в них сложнее концентрироваться. Прерывания и паузы приводят к учащению ошибок и ухудшению настроения сотрудников.

Исследование, проведённое в госпиталях Сан-Франциско учёными из Университета Калифорнии, показало снижение количества ошибок на 88% в тех случаях, когда младший медицинский персонал надевал ярко-оранжевые костюмы, которые подавали коллегам знак — их не беспокоить.

По примеру медсестёр, вы можете оградить себя от прерываний, ставя во время работы табличку «Не беспокоить» на вашем рабочем месте. Можно так же вместо этого написать что-то типа: «Мне нужно сейчас сосредоточиться, вернитесь, пожалуйста, попозже».

Это простой способ дать своим коллегам знать, что вы не хотите отвлекаться. Это более эффективный метод донести подобный месседж, нежели, например, надеть наушники.

 

по материалам статьи, опубликованной на сайте cnbc.com

Пройдите несложный тест GTDQ®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

Тренінг «Основи GTD®» /12-13 вересня 2020 Київ