Ирина Литовченко, Генеральный директор Директората стратегического планирования и евроинтеграции МОЗ Украины - Getting Things Done© Ukraine

Ирина Литовченко, Генеральный директор Директората стратегического планирования и евроинтеграции МОЗ Украины

Советы об организации работы в хаотично-неструктурированной гуще событий (полезны не только госслужащим).

Как бы мы хорошо не готовились к грядущим переменам, с обновлением политической команды, появлением новой команды советников, о любой системной работе можно забыть 🙂

Для минимизации рисков мы делали определенную подготовительную «домашнюю работу»:

— написали «Руководство государственного служащего», в котором просто, в картинках и инфографиках рассказали основные правила государственной службы (коллеги из других министерств, можем поделиться опытом 🙂 — это нужно как новым госслужащим, так и политическому руководству для понимания тех правил, в пределах которых мы работаем
— подготовили transition book — книга переходных установок — информация из которой становится базой для 5-летней программы нового правительства, Плана правительства 2020, первых встреч с иностранными партнерами, тезисов выступлений на конференциях и тд
— также стали предварительно проведены функциональные обследования, аудит системы управления качеством, интервью и опрос сотрудников, которые указывают на узкие места в операционной работе министерства и зоны роста

Но голова все равно идет кругом от количества немедленно-срочно-внезапных запросов и задач, которые прилетают к тебе по всем возможным каналам коммуникации.

Поэтому эти выходные проинвестировала в изучение методики Дэвида Аллена «Getting things done».

Эта штука хорошо помогает справиться с типичными проблемами, возникающими при планировании — много каналов получения информации (различные почты, звонки, смс, мессенджеры итд), зацикливание на большом количестве параллельных задач, траблы с определением приоритетов (в моем случае каждый из новых заместителей или советников логично считает свою задачу приоритетной), несоблюдение задуманного плана, постоянная неизвестность и прочее.

Рецепт для решения очень функциональный и практичный — создать единую точка входа для задач (inbox — и это не о входящем ящике почты) и использовать 5 этапов обработки всех задач (сбор, обработка, организация, регулярный просмотр, исполнение).

Немного сложнее было настроить календари и аппликухы для отслеживания выполнения задач, особенно всей инфо, которую должна вернуть тебе команда.

Пока прожила с этим только три дня, стараюсь выработать эту новую привычку. Расскажу через месяц, удалось ли.

Если проблема вам близка — попробуйте начать с книги Дэвида Аллена (дам тоже ссылку на нее в комментариях). В принципе, с нее понимается сама методология, и затем вам нужно будет только самостоятельно донастроить flow всех задач.

Wish me luck 🙂

Тренінг «Основи GTD®» /5-6 грудня 2020 Київ