Ірина Литовченко, генеральний директор Директорату стратегічного планування та євроінтеграції в Міністерстві охорони здоров’я України

Поради про організацію роботи у хаотично-неструктурованому вирі подій (корисні не лише держслужбовцям.

Як би ми добре не готувалися до прийдешніх змін, із оновленням політичної команди, патронатки, появою нової команди радників все #несеться і про будь-яку системну роботу можна забути:)

Для мінімізації ризиків ми робили певну підготовчу «домашню роботу»:

– написали «Посібник державного службовця», в якому просто, в картинках та інфографіках розповіли основні правила державної служби (колеги з інших міністерств, можемо поділитися досвідом:) – це потрібно як новим держслужбовцям, так і політичному керівництву для розуміння тих правил, в межах яких ми працюємо
– підготували transition book – книгу перехідних настанов – інформація з якої стає базою для 5-річної програми нового Уряду, Плану уряду 2020, перших зустрічей з іноземними партнерами, тез виступів на конференціях і тд
– у нагоді також стали попередньо проведені функціональні обстеження, аудит системи управління якістю, інтерв’ю та опитування співробітників, які вказують на вузькі місця у операційній роботі міністерства і зони росту

Але голова все одно йде обертом від кількості негайно-терміново-раптових запитів та задач, які прилітають до тебе всіма можливими каналами комунікації.

Тому ці вихідні проінвестувала у вивчення методики Девіда Аллена «Getting things done».

Ця штука добре допомагає справитися з типовими проблеми, що виникають при плануванні – багато каналів отримання інформації (різні пошти, дзвінки, смс, месенджери тозо), зациклювання на великій кількості паралельних завдань, трабли із визначенням пріоритетів (у моєму випадку кожен із нових заступників чи радників логічно вважає своє завдання найпріоритетнішим), недотримання задуманого плану, постійна невідомість та й таке.

Рецепт для вирішення дуже функціональний і практичний – створити єдину точка входу для задач (inbox – і це не про вхідну скриньку пошти) та використовувати 5 етапів опрацювання всіх завдань (збір, обробка, організація, регулярний перегляд, виконання).

Трохи складніше було налаштувати календарі та апплікухи для відслідковування виконання завдань, особливо всієї інфо, яку має повернути тобі команда.

Поки прожила з цим лише три дні, намагаюся випрацьовувати цю нову звичку. Розкажу за місяць, чи вдалося.

Якщо проблема вам близька – спробуйте почати із книжки Девіда Аллена (дам теж посилання на неї в коментарях). В принципі, з неї досить ок розуміється сама методологія, і потім вам потрібно буде лише самостійно доналаштувати flow всіх задач.

Wish me luck

Тренінг «Основи GTD®» /Записатися на наступний