GTD в организациях: преимущества и сложности

Несмотря на то, что Getting Things Done по сути является индивидуально направленным управленческим методом, все больше и больше организаций, компаний и команд пытаются внедрить культуру GTD в ряды своих сотрудников. Это может показаться очевидным: когда каждый сотрудник наслаждается состоянием ясности и контроля по отношению к своей работе, коллективные результаты значительно от этого выигрывают.

Преимущества коллективного применения GTD

GTD-консультант Майкл Доланд подтверждает, что, когда группа людей коллективно использует GTD, это позитивно сказывается как минимум на трех сферах:

Подотчетность. Тот, кто использует GTD, берет на себя ответственность за свои обязательства и имеет больше контроля, выбирая следующую задачу для выполнения. Когда GTD достигает определенного уровня мастерства внутри организационной культуры, каждый член группы знает, что запрос в инбоксе коллеги получит должное внимание в нужное время. Подотчетность ведет к высокому уровню доверия между коллегами, а это ключевой фактор для формирования продуктивной рабочей среды. Даже открытая рабочая среда может стать продуктивной, если каждый знает негласные договоренности, которыми все руководствуются.
Концентрация. Основной принцип GTD — помещать все, что привлекает наше внимание, в надежную систему хранения, вне головы. Таким образом, наш мозг очищается и избавляется от необходимости отвлекаться на всю информацию, влиянию которой мы подвержены сегодня (почта, блоги, соцсети и т.д.). Когда нет необработанных вещей и все находится под контролем, наша способность концентрироваться на настоящем достигает 100%. GTD позволяет нам концентрироваться на результатах и следующих действиях и предохраняет нас от реактивности. Когда такой способностью концентрироваться обладают все в группе, достижение результатов происходит быстрее и с меньшим стрессом.
Адаптивность. Чтобы быть конкурентными сегодня, важно знать как и быть способными адаптироваться к изменениям. GTD обеспечивает человека способностью знать, как работать и управлять незапланированным, пересматривать приоритеты и быстро восстанавливать баланс при изменении обстоятельств. Когда члены команды практикуют GTD, они развивают большее ощущение перспективы и контроля, которые ведут к умению успешно реагировать на неожиданности.

Когда эти результаты закрепляются в организационной культуре, и менеджеры, и члены команд уверены в том, что каждый будет делать то, что должен, тогда, когда нужно.

Сложности в сегодняшних организациях

Питер Друкер, родитель менеджмента, уверен, что ключевой навык человека, занятого умственным трудом, — быть способным определять свою работу (Какая задача?). Дэвид Аллен, создатель GTD, убежден, что это еще и мета-навык, то есть навык, который улучшает и расширяет все остальные компетенции.

Однако внедрить культуру GTD в сегодняшних организациях не так уж просто. Главная причина в том, что GTD делает большой акцент на разделенном лидерстве, а это вызывает огромное сопротивление у большинства традиционных менеджеров.

В соответствии с философией адаптивности, оппортунизма и самоорганизации, которая присуща GTD, человек, который наиболее предрасположен к выполнению задачи, должен будет взять на себя обязательство выполнить ее (тянуть) в противовес традиционному назначению задач (толкать). “Тянущие” системы преобладают во всех видах организаций: производство запчастей (метод оперативных поставок Toyota), менеджмент проектов (методологии Agile), разработка ПО (Extreme Programming, Kanban) и даже создание компаний (Lean Startups).

Можно с уверенностью сказать, что некоторые элементы GTD нужно подстраивать к организационной среде. Для содействия координации между членами команды часть персональной информации должна быть доступна остальной части команды. Таким образом, при проработке действия каждый человек должен будет решать, является ли эта информация личной или совместной с организацией.

Совместная система справочной информации позволит любому члену команды быстро, по нескольким ключевым словам, находить информацию. Совместный календарь позволит размещать коллективные мероприятия без ущерба для персональных обязательств. Коллективные инструменты вроде брейшторминга или майндкарт помогут более эффективно планировать проекты.

Лист ожидания станет совместным хранилищем действий для выбора первым освободившимся человеком с необходимыми знаниями. Для поощрения их выполнения можно наделять эти действия определенным весом, обозначающим какой-то вид вознаграждения тому, кто наконец их выполнит. Невыполненные действия дадут ответы на вопросы о возможной неэффективности формирования команды или планирования проекта.

Заключение

С организационной точки зрения, GTD может быть эффективным методом для того, чтобы увидеть новые проблемы и возможности, которые постоянно возникают (управление талантами, принятие решений, новые технологии, конкуренция и т.д.), потому как он позволяет сотрудникам брать ответственность за то, что они делают, концентрироваться на своей работе и адаптироваться к изменениям.

Многие компании проводят для своих сотрудников тренинги по GTD, чтобы внедрить GTD-направленную культуру. Обычно они начинают с проведения ограниченных во времени экспериментов в маленьких группах добровольно вызвавшихся сотрудников. Так они могут измерять результаты, прежде чем отказаться от классической фразы в своей корпоративной культуре: “Когда ответственность несут все, ее не несет никто”.

Перевод оригинальной статьи https://facilethings.com/blog/en/gtd-in-organizations Francisco Sáez