Как ПО для совместной работы компании, в которой вы работаете, соотносится с GTD®?

Программное обеспечение для совместной работы, такое как Slack, G Suite, Microsoft Teams пользуется большим спросом, в то время как компании пытаются справиться с запросами на улучшение командной работы, управление информацией и продуктивность. В этой статье представлены несколько ключевых вопросов, которые помогут вам понять, как разные элементы командного ПО могут оптимально взаимодействовать с вашей надежной системой GTD® для личной продуктивности, усиливая влияние обеих.  

Методология Getting Things Done® помогает бесчисленному количеству занятых людей прояснить желаемые результаты, сделать их конкретными и видимыми, придерживаться ответственности и выполнять необходимые дела. ПО для совместной работы призвано благоприятствовать этим же целям для команд. К сожалению, часто оно создает коллективную видимость их достижения ценой больших затрат для всех участников. Люди пытаются найти и обновить разрозненную информацию, находящуюся на отдельных страницах, в файлах и лентах сообщений. Более того, эта информация редко бывает понятной настолько, чтобы использоваться для достижения результатов и понимания следующих действий, рекомендованных GTD®.      

По итогу необходимо понять, как личная система GTD® может помочь поддерживать четкий фокус в эпоху “изменений цифрового климата”, когда организации все чаще перемещают поток информации из инбоксов имейла в инструменты группового ПО. 

Следующие вопросы, изображенные на инфографике ниже, помогут понять, как на практике собрать воедино кусочки: 

Оптимально ли подходит система для хранения ваших списков и/или календарных записей?

Если это так, то командное ПО может стать частью или всей вашей системой GTD®. Помните, что лучше иметь как можно меньше мест для поиска ответа на вопрос: “Что там дальше в моем календаре?” или “На чем следующем я должен сфокусироваться?”, так же как и для проведения недельного обзора как ключевой GTD® практики. 

Если же командное ПО не удовлетворяет все ваши потребности системы личной продуктивности, подумайте, какое количество повторений вы можете вынести и где пролегает грань между вашей личной системой и групповым ПО. Например, возможности Битрикс24 могут отображать некоторые или все проекты из вашего списка.   

Присылают ли люди информацию, которая потенциально требует от вас действий и которой нигде больше нет?

Если это так, то, по терминологии GTD®, групповое ПО может быть вашим инбоксом. Вам нужно регулярно проверять его для сбора необработанных входящих и создавать четкие результаты и следующие действия в своей системе. Вы можете обрабатывать эту информацию напрямую из групповой системы в свою или, возможно, вы предпочтете иметь промежуточное звено (например, отправить себе имейл или набросать записку и поместить ее в свой физический инбокс).    

Участвуете ли вы во встречах и разговорах, вследствие которых возникают следующие действия или проекты для вас или других?

Опять же, если это так, то это ваш инбокс. Делайте пометки или выделяйте подразумевающие действия обязательства на каждой встрече, затем проясняйте конечный результат и следующие действия в своей системе. И снова, вы можете обрабатывать эту информацию напрямую из групповой системы в свою или, возможно, вы предпочтете иметь промежуточное звено (например, отправить себе имейл или набросать записку и поместить ее в свой физический инбокс).   

Содержит ли система информацию, необходимую для завершения одного или нескольких следующих действий, содержащихся в вашем списке?

Если это так, то она содержит информацию, поддерживающую ваши действия. Вы можете сделать отсылку к этой информации для следующего действия, которое вы определили в одном из своих контекстных списков, подобно тому как вы это делаете с проектами. 

Предоставляет ли команда или команды, к которым вы принадлежите, информацию для совместного использования по конкретным проектам?

Если да, система содержит информацию для поддержки ваших проектов. Вам нужно дать отсылку к этой информации в результатах, которые вы определили в своем списке проектов. Это можно сделать через интеграцию или просто вставить ссылку или сделать заметку (“смотреть такую-то папку на Dropbox”). 

Делаете ли вы структурированные запросы к другим через систему?

Если да, то система отображает информацию для поддержки вашего листа ожидания. Вы можете сослаться на эту информацию в пункте листа ожидания, так же как делаете это для поддержки проектов или следующих действий. 

Содержит ли система информацию, относящуюся к вашим действиям, которые привязаны ко времени?

Если да, то это ваш календарь. Вы можете захотеть найти способ объединить или интегрировать его с другими своими календарями. Отлично, если у вас будет как можно меньше мест, где смотреть, какое следующее событие, и проводить там недельный обзор.   

Проводите ли вы регулярные собрания, для которых вам хотелось бы иметь ситуативную повестку для обсуждения? 

Если вы действительно проводите встречи в командной системе, эти встречи могут сопровождаться составлением повестки в вашей системе GTD®. Собирайте там темы, которые хотите обсудить, когда они появляются, а не пытайтесь брейнштормить прямо перед началом встречи. Так же, как мы уже говорили, все следующие действия, которые появляются вследствие встречи, должны быть как можно скорее внесены в вашу GTD® систему в качестве понятных результатов и следующих действий. 

Предоставляют ли люди общую информацию для совместного пользования, которая требуется время от времени?

Если да, то, по терминологии GTD®, это справочная информация. Она не привязана к конкретному проекту или действию, но может быть полезна при надобности. Договоритесь, как информация маркируется и хранится, и это сохранит ваше время, потраченное на поиски необходимой информации.  

Имея лучшее представление, как соотносятся между собой части вашей личной системы GTD® и командного ПО, используемого в организации, вы сможете понять, как эти две системы могут функционировать наиболее оптимально, и что более важно, как вы можете осмысленно применять их для большей продуктивности.

Перевод оригинальной статьи. Автор Роберт Пик, Next Action Associates

Эта статья доступна на украинском.