Blog Archive - Getting Things Done© Ukraine

Blog

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

GTD® для команд

GTD® для команд.

 

Люди, которые только начинают знакомство с методикой управления делами и жизнью Getting Things Done® (GTD®) или те, кто интересуются, применима ли она к работе организаций, постоянно задают один и тот же вопрос: работает ли GTD® для команд? Первоначальное знакомство с методикой фокусируется в основном на принципах самоуправления и оптимальных инструментах для индивидуального использования. Поэтому возникает непонимание, как связать персональную продуктивность с успешностью всей команды. 

 

На самом деле методы GTD® в равной степени применимы к командам и даже к целым организациям. Пять шагов — сбор, обработка, организация, обзор, выполнение — это именно то, что делают успешные команды для удержания контроля и фокуса над делами. 

 

Делюсь с вами ключевыми мыслями по этой теме, которые обсуждались на внутреннем всемирном портале сертифицированных партнеров и тренеров GTD®. 

 

Что делают лучшие команды?

  • Системно распознают, чем занято внимание всей команды (сбор).
  • Определяют, на чем должна концентрироваться команда для получения успешных результатов (обработка).
  • Имеют четкий перечень проектов и действий с указанием ответственных за них людей (организация).
  • Проводят обзор проектов для понимания реального состояния дел команды и фокусировки на актуальном (обзор).
  • Все члены команды несут ответственность за выполнение необходимых действий по своим личным задачам (выполнение).     

 

Чем отличается применение GTD® командами по сравнению с индивидуальным использованием?

  • Команде необходим Owner. Это очевидно при индивидуальном использовании, когда работают на себя, но не всегда для команд.
  • Команде нужна ясная цель. Именно цель делает вас командой, и именно ее отсутствие создает напряжение в определении результатов работы. При индивидуальном применении GTD® изначальный фокус — получить операционный контроль над всем, что попадает в поле зрения. А прояснение цели/-ей становится дополнительной ценностью.
  • Команда не обязательно должна определять следующие действия по своим задачам и проектам до того, как по ним будут назначены ответственные лица. Индивидуальный же пользователь должен определить свои следующие действия для всего, что находится в зоне его внимания или назначено для него командой, чтобы завершить мыслительный процесс и получить ясность.   

 

Работу команды делают люди. Так же как вы не можете сделать проект без совершения действий, ведущих к результату, так же и команда не может сделать что-либо как команда без людей, вовлеченных в совершение необходимых действий. То есть, если в команде находятся люди, обученные GTD®, общий уровень эффективности команды существенно повышается. И особенно, если GTD® освоил лидер команды и может управлять контролем и фокусом команды наиболее эффективно.      

 

Можете ли вы научить команду читать? Нет. Но нужны ли команде люди, умеющие читать? Конечно. Можете ли вы обучить команду GTD®? Команда как группа может знать об оптимальных методах сбора, обработки, организации, обзора и выполнения и применять их в некоторой степени. Но если кто-либо из членов команды не интегрирует в свою работу методы GTD®, страдать будет вся команда. Кстати, team building часто проводится для того, чтобы попытаться залатать факапы отдельных людей, не сильно уделяющих внимание самоорганизации. 

 

Избыток писем и встреч часто становится бедствием для “боевого” духа и согласованности команды. Неоптимальная организация работы стимулирует еще большее количество встреч и писем. И ничто из этого не решает проблемы, а только “убивает” время, энергию и моральный настрой. Команда людей, обученных GTD®, остается сфокусированной на результатах и действиях как на встречах, так и в процессе коммуникации.

 

Open spaces, хоть и созданы из лучших побуждений, часто являются крайне непродуктивными пространствами. Люди используют физическую доступность других как способ избежать четкой и продуманной коммуникации в системе, а также легко отвлекают людей и отвлекаются сами от реальной работы. В open spaces в стиле GTD® люди работают быстро и тихо в непринужденной и комфортабельной атмосфере. 

 

Командная работа может быть феноменальной в своей продуктивности. Когда две или более головы собираются вместе, столько всего крутого может родиться! И чем яснее мыслит и полностью присутствует на встречах каждый член команды, тем больше вероятность, что вместе они достигнут большего. Однако команда сама по себе не делает людей четкими и присутствующими. Это делает GTD®.

 

Популярность GTD® растет пропорционально увеличению интереса к Six Sigma, Kanban, Lean, Agile, Scrum и подобным проджект-менеджмент и организационным системам. Авторитетный Манифест Agile был опубликован спустя месяц после того, как вышло первое издание книги “Как привести дела в порядок” (февраль 2001). В то время как эти методики значительно улучшают процессы и результаты организаций, GTD® обеспечивает финальный кусочек пазла для их успешного внедрения, оснащая людей оптимальными техниками, необходимыми для проведения изменений — интеграции новой информации, переформатирования деятельности, сфокусированности. 

 

Все, с кем мы сотрудничаем и кто имеет значительный опыт работы с любой из этих методик, утверждают, что GTD® полностью им соответствует и активизирует их внедрение. 

Ведущий исследователь и сертификатор в этих новых подходах организации работы охарактеризовал GTD® как “Lean для мозга”. Так и есть, никакого “убивания” времени. 

 

Техническая сторона командной работы с GTD®

Для содействия командной работе и командной продуктивности были разработаны многочисленные приложения. Начиная от CRM систем (например, Salesforce) и заканчивая совместным управлением проектами, действиями и отчетностью (например, Asana). Они могут быть очень функциональными до тех пор, пока существуют четкие инструкции по их использованию и все участники им следуют. Однако эти системы становятся проблемой, когда структура организации настолько гибкая, что инструкции интерпретируются вольно, а правила использования не соблюдаются строго. Если такие приложения используются и ожидается участие каждого члена команды, GTD® сильно облегчает всем участникам процесс определения, насколько они могут доверять групповому ПО в плане получения напоминаний по проектам и действиям и насколько они должны при этом продолжать отслеживать действия в своих персональных системах. 

 

Подобно тому, как team building пытается усилить командную продуктивность, однако не справляется с исправлением индивидуальных действий членов команды, внедрение командного ПО чаще всего не повышает командную продуктивность и даже мешает ей. 

 

ПО работает, когда информация на входе четкая, своевременная и полная, а инструкции использования хорошо прописаны и приведены в исполнение. Вызовами здесь могут стать: 1) определение, кому принадлежат результаты; 2) понимание всеми участниками ответственности за надлежащее взаимодействие с системой; 3) проведение обзора содержания по необходимости нужными людьми в нужное время; 4) доверие всех участников системе и процессу ее использования. Если все члены команды практикуют GTD®, можно быть уверенными, что это произойдет. 

 

Этот материал также доступен на украинском

Пройдите несложный тест GTDQ®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Как руководителю продуктивно взаимодействовать со своим ассистентом?

Дэвид Аллен

Как руководителю продуктивно взаимодействовать со своим ассистентом?

 

Учитывая уже имеющийся опыт совместной работы, предпочтения в стиле работы и индивидуальные особенности личностей с обеих сторон, каждое взаимодействие руководителя и ассистента будет уникальным. Тем не менее, цель остается единой — эффективное и продуктивное использование времени друг друга.  Поделюсь с вами тремя базовыми принципами, которые помогут этой цели достичь. 

 

Первым фактором продуктивной работы с кем бы то ни было, и особенно с ассистентом, является четко определенный и стабильно поддерживаемый порядок взаимодействия. Независимо от того, насколько хорош и надежен ваш ассистент, должно быть по-настоящему ясно, за кем из вас — вами или ним/ней — выполнение следующего действия в конкретном вопросе, на чьей стороне мяч. Пример одного из наибольших источников фрустрации — это недостаток безупречной ясности, ассистент или босс предпринимает следующее действие для организации поездки. “Но я думал, что ты сделаешь это!”. Знакомо? Поддержание личной самоорганизации руководителя становится особенно важным, когда рядом есть человек, зависящий от вашей коммуникации, и которому вы можете переадресовать задачу. Каждый раз убеждайтесь, что любая коммуникация по любому вопросу, проекту или задаче заканчивается очень конкретным вопросом: какой следующий шаг и кто это делает?

 

Намного легче управлять взаимодействием, когда коммуникации происходят на бумаге, по электронной или голосовой почте. Хранение входящих сообщений может стать кошмаром, если вы их не контролируете. Однако если вы обрабатываете их должным образом, это позволяет коммуникациям происходить без присутствия другого человека и в вашем собственном ритме. К тому же физический или электронный носитель информации служит триггером или напоминанием о необходимом действии. В этом случае у вас есть возможность выгружать информацию, задавать вопросы и переадресовывать проекты или задачи сразу, как только они у вас появились. Чем более высокий уровень вашего виртуального общения, тем более продуктивными будете и вы, и ассистент.  

 

Второй принцип, который позволяет улучшить основные недостатки в офисной продуктивности — это возможность работать непрерывно. Если босс беспорядочно прерывает ассистента при любой потребности или возникшей мысли, ассистент тратит вдвое больше времени на завершение какой-либо задачи, а его внимание становится фрагментарным, что в итоге не лучшим образом сказывается на психике.  Прерывание сотрудников должно происходить в исключительных случаях, когда незамедлительная коммуникация действительно необходима. Если вы дадите им эту возможность, они будут делать намного больше за меньшее время. Когда у вас возникнет вопрос для личного обсуждения, запишите его в повестку дня или в список для ежедневной или еженедельной встречи. Такие встречи нужны, чтобы сохранять взаимодействие четким, разрешать чувствительные вопросы и перестраиваться соответственно изменениям в общей стратегии.  

 

Третий фактор — перестаньте использовать ассистентов для сортировки входящей почты и звонков, за исключением разве что таких простых, вроде “требуется подпись”. В скромной попытке повысить продуктивность ассистенту приходится рассматривать, оценивать и пытаться организовать входящие, а в итоге руководитель в любом случае хочет или должен делать тот же анализ, оценку и организацию, когда все попадает к нему. Руководитель должен сам уметь обрабатывать входящие, чтобы потом не разбирать поступающие комбинации того, что нужно прочитать, просмотреть, перезвонить. Если ваш ассистент умеет и знает, как читать, анализировать и обращаться с входящими, не обращаясь к вам — вам фантастически повезло. И в этом случае вы наверняка захотите максимизировать его способность и полномочия делать это. Но если руководитель все равно должен за этим присматривать, возьмите это на себя, не дублируйте усилия. Конечно, этому есть исключения. Например, если звонков, по которым нужна обратная связь, слишком много, ассистент может отсортировать их в категории “Звонки клиентам”, “Внутренние звонки”, “Личные звонки”. 

 

Интересно, что чем более дружелюбен руководитель к ассистенту в профессиональном плане, тем больше он использует его для управления проектами вместо простой секретарской работы. Чем более руководитель способен управлять собственной простой, рутинной коммуникацией, тем больше он может задействовать помощника для задач высшего уровня и тем самым уменьшить давление своих обязательств. Если вы до сих пор печатаете двумя пальцами и в целом не сильно подкованы в компьютерной грамоте, повышение скорости набора, знание клавиатуры и основ ПО значительно улучшат коммуникацию и общую продуктивность в вашей команде. Если же вы мобильны и используете новые технологии, убедитесь, что ваш ассистент в равной мере дружит с компьютерами и технологиями. 

 

И напоследок, самый очевидный и в то же время самый игнорируемый способ выяснить, как лучше всего взаимодействовать с вашим ассистентом, — это  спросить у него. Сделайте специальную встречу с единственной целью — пересмотреть условия вашего взаимодействия — и просто спросите: что мы делаем, что реально работает? Что мы делаем, что не работает настолько хорошо, как могло бы? Как мы можем улучшить это? Что мы делаем, чего мы вообще не должны делать? Регулярно пересматривайте процесс вашего сотрудничества, потому как условия меняются, и то, что работало вчера, сегодня может быть уже устаревшим и неэффективным.  

 

И если вы действительно хотите иметь хорошего ассистента и взаимодействовать с ним наилучшим образом, покажите ему или ей, как они нужны и ценны. Особенно, когда им это знать совсем необязательно.

 

Этот материал также доступен на украинском

Пройдите несложный тест GTDQ®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

10 лайфхаков, как фрилансеру привести дела в порядок

10 лайфхаков, как фрилансеру привести дела в порядок

По материалам статьи на сайте facilethings.com

 

Работа из дома может быть вызовом и требовать большой целеустремленности, чтобы оставаться сфокусированным и выполнять задачи без ощущения давления, которое сопровождает сотрудников офисов. Работа на фрилансе может давать сильное чувство свободы и возможность работать по собственному графику, но нужно найти способ, как оставаться продуктивным и усердно работать для достижения своих целей. 

Управление делами может стать вызовом, если вы не привыкли работать таким образом, и может сказаться на вашей продуктивности и отношениях с клиентами. Вот несколько наиболее эффективных рекомендаций, которые помогут справиться с этим и быть сфокусированным на выполнении своих обязательств фрилансера.   

 

1. Составьте рабочее расписание

Пожалуй, самое важное, что поможет вам ежедневно быть продуктивным, это каждый день работать в определенные часы. В зависимости от ваших дедлайнов и обязательств, вы должны обязательно спланировать рабочие часы и в выходные. Это нужно, чтобы знать, когда можно планировать другие активности и дела, помимо работы. 

 

2. Определите свое рабочее место

Располагать местом, где вы сможете работать не отвлекаясь, также одно из важнейших условий продуктивности. Если вы хотите выполнять свои обязательства, вам необходим собственный стол и пространство, где другие люди не будут отвлекать вас, когда вы выполняете важную работу.   

 

3. Расставьте приоритеты

Все хотят знать, как справляться с делами быстрее, но никто не хочет уделять время расстановке приоритетов. Если вы начинаете работать над чем-то менее важным по сравнению с другими своими задачами, то не успеете выполнить в срок то, что действительно важно, и это обязательно скажется на вашей работе и на том, насколько надежным вы выглядите в глазах клиентов. Упорядочивание задач с учетом их важности, сложности и дедлайнов поможет упростить ваш рабочий график и предупредить возникновение проблем.  

 

4. Ставьте измеримые цели

Если вы хотите работать с большим количеством клиентов или меньше прокрастинировать, постановка целей по каждой задаче, выполнения которой вы хотите достичь, поможет оставаться активным и продуктивным. Ваши цели должны быть измеримыми и достижимыми, так чтобы вы всегда знали, насколько продвинулись с тех пор, как в последний раз отслеживали свой прогресс.

 

5. Откорректируйте свой список дел

Даже если у вас есть определенный набор обязательств, которые вы должны выполнять каждую неделю, вам все равно нужно обдумать свой список дел и убедиться, что все идет по плану. Иногда сроки выполнения задач могут меняться или клиент может попросить о выполнении дополнительной работы. Поэтому вы должны быть готовы делать корректировки и быть гибким в отношении работы. Внося поправки в свой список обязательств, вы будете находить время для всего и научитесь, как управлять делами, даже если ваш изначальный план изменился.   

 

6. Используйте приложение для повышения продуктивности

Если вы хотите научиться приводить дела в порядок без лишних затрат времени и усилий, приложения для повышения продуктивности могут стать вашими новыми лучшими друзьями. Хотите ли вы прекратить пользоваться телефоном во время работы или хотите отслеживать, сколько вам удается сделать в течение каждого рабочего дня, есть масса приложений, которые можно испытать и использовать в зависимости от ваших потребностей. Например, Forest — классное приложение, которое помогает оставаться сконцентрированным и продуктивным и не использовать телефон во время работы. И одновременно с этим в нем вы можете выращивать симпатичные деревья и кусты и даже посадить настоящее дерево, если наберете достаточно очков.     

 

7. Уберите все отвлекающие факторы

Избавление от отвлекающих факторов подразумевает, что вам нужно время, чтобы спланировать свою работу и удостовериться в отсутствии в комнате чего-либо, что может вас отвлечь. Будет это телефон или нечто другое, что захватывает ваше внимание, вы должны оставить это в другой комнате или по крайней мере на беззвучном режиме. В дополнение, вы должны быть подальше от входной двери и, по возможности, от шумной улицы, чтобы спокойно работать. Если вы живете с другими людьми, проинформируйте их о своих рабочих часах, чтобы вас не беспокоили. 

 

8. Делайте перерывы как можно чаще

Делать перерывы во время работы очень важно, особенно если вы хотите оставаться продуктивным весь день. Если вы дадите своему мозгу немного времени расслабиться и подумать о чем-то другом, это пойдет вам на пользу. Важно только помнить одну вещь: следить за тем, чтобы перерывы не выходили за пределы отведенного для них времени. Очень легко растянуть перерыв надолго, но потом вы будете искать время для выполнения важных задач.  

 

9. Спите достаточно

Еще одна важная вещь, о которой вы должны помнить: чтобы быть продуктивным, вы должны быть отдохнувшим. Ежедневно высыпаться должно быть одним из  приоритетов фрилансера. Вы будете намного больше мотивированы хорошо поработать, если вам удастся быть бодрым весь день. Сон помогает нашему мозгу перезагружаться за ночь. Вы обнаружите, что чем лучше вы отдохнули, тем меньше стресса испытываете. Четкий распорядок сна и его соблюдение принесут вам большую пользу.     

 

10. Всегда вознаграждайте себя

Последнее, но не менее важное — всегда вознаграждайте себя за завершение большого дела. Приучение себя к идее усердной работы за хорошую награду позволит вам смотреть на работу в более позитивном ключе и может мотивировать вас на выполнение даже самых заурядных задач. Хотите ли вы поощрить себя вкусным ужином, новой одеждой или поездкой за границу, вы должны рассматривать каждое обязательство как возможность доказать себе, что вы справитесь с ним, чтобы в будущем насладиться чем-то более приятным.     

 

Работайте усердно и с умом

Вы можете думать, что работать часы напролет — это единственный способ быть успешным фрилансером. Однако важно помнить, что быть организованным и вовремя выполнять свои обязательства важнее, чем то, насколько усердно или быстро вы работаете. Эти рекомендации для фрилансеров помогут вам управляться с делами, оставаясь сфокусированным, и стать лучшей версией себя. 

 

Этот материал также доступен на украинском

Пройдите несложный тест GTDQ®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Самое важное, с чего стоит начать GTD® практику

Самое важное, с чего стоит начать GTD® практику

 

Люди по всему миру узнают о методологии  Getting Things Done®, и меня часто спрашивают: откуда начать? Человек прочитал книгу или посетил тренинг, услышал в подкасте или от друга, вдохновился, и ему не терпится попробовать. Но поскольку в GTD® подходе имеются несколько аспектов и элементов, люди немного теряются, с чего начать. Этот вопрос также возникает у тех, кто уже применяет методику, но выпал из своей GTD® практики. Они уже вкусили прелести продуктивности без стресса, но что-то пошло не так, и их снова занесло в путаницу и перегруженность. Как же теперь вернуться?

 

Для всех и каждого, кто оказался среди начинающих или выпавших, у меня есть очень жесткий и конкретный способ, которому нужно следовать всем без исключения. Если вы это сделаете, успех вам гарантирован. Если нет, что ж… счастливо оставаться.     

 

Так где же конкретно вы должны начать? (Подождите-подождите, это будет сложно…) 

Где-угодно. 

 

Да, где-угодно. Любой выполненный объем или элемент GTD® подхода даст вам, как минимум, немного больше ясности, сконцентрированности и контроля. И очень вероятно, что как только вы что-то выполните, произойдет эффект отражения и распространится на другие части. Это целостная модель — любая часть может быть выполнена, и она дополнит всю структуру.  

 

Просто выпишите то, что сидит у вас в голове. Или решите, какое будет следующее действие в любом деле, которое должно двигаться. Очистите рабочий стол. Позвольте себе пофантазировать, где и как вы хотели бы быть через пять лет. Любое из этих действий (или сотни других) может зарядить вас на выполнение каких-то следующих шагов.    

 

Еще одной хорошей стартовой точкой будет пробежаться по второй части книги “Как привести дела в порядок”, которая служит практическим руководством, как шаг за шагом ввести GTD® в действие. Конечно, вы можете нанять сертифицированного David Allen Academy тренера, который сделает то же самое (онлайн или при личной встрече), будет рядом с вами как дополнительный импульс и будет сопровождать вас на протяжении всего процесса (как персональный тренер в спортзале). 

 

Однако если ни одна из этих опций вам сейчас не подходит, ниже я перечислил несколько лучших приемов, с которых можно начать. Я использовал их много раз как для себя, так и для своих клиентов и друзей. Здесь нет никакой опасности — ничего из GTD® не подразумевает ходьбу по краю. Это все отличные дела. Выбирайте.    

 

Выпишите, что у вас в голове. Это очевидно, если вы знакомы с GTD® в общем. Но для начинающих и даже искушенных практиков это повторяющаяся песня: выгрузите! Даже если вы потратите всего три минуты и набросаете самые важные вещи, крутящиеся у вас в голове, вы уже молодец.   

 

Почистите выдвижной ящик своего стола. Я не шучу. Это один из лучших методов терапии в мире для возвращения в нормальное психологическое состояние. И если только вы не переехали на новое место жительства этим утром, у вас всегда найдется ящик для чистки.     

 

Примените новый инструмент. Новый блокнот, перьевая ручка или хорошо пишущая шариковая ручка, новое по-настоящему продуктивное приложение, шредер, устройство для наклейки ярлыков, лоток для входящих, пластиковые папки или конверты… все, что угодно, что способствует лучшему сбору и организации. В этом отношении хорошие игрушки могут быть волшебными.   

 

Возьмитесь за один завал. Наверняка у вас есть хотя бы одна неразобранная куча в какой-либо из жизненных сфер, которая вводит вас в ступор, но вы знаете, что в ней есть вещи, которые должны быть отсортированы и упорядочены. Что-то выбросить, что-то заархивировать, что-то отобрать для следующих действий или проектов.   

 

Удалите одну папку в электронной почте. Конечно, у вас есть как минимум одна неактуальная папка, от которой вы можете избавиться. 

 

Почистите архив. Подобно завалу, но более прицельно, это может стать большим прорывом в приведении ваших дел в порядок. Все, что находится в ваших ящиках и архивах (в том числе электронных), относится к определенному времени. Но время меняет значение большинства вещей. Хлам появляется произвольно, но он не самоуничтожается.    

 

Проведите двухминутный осмотр. Встаньте и пройдитесь по офису или дому, высматривая, что требует действия и к чему можно применить правило 2 минут. Поменяйте лампочку. Подкрутите что нужно отверткой. Отрегулируйте офисный стул. Поправьте висящую картину. Поставьте эти ботинки туда, где им место.  

 

Определите и примените следующее действие к одной новой классной вещи. Исследовать место для отпуска, заняться креативным хобби, организовать особенное событие. 

 

Все это (и много большее) в любом случае станет частью полной имплементации GTD®. И если выполнение любых подобных действий начинает питать вашу продуктивность, будет разумным направить эту энергию на какой-то следующий уровень вашей практики сбора, обработки, организации, обзора и выполнения. Мы все должны быть уверены, что достаточно снизили планку, чтобы приступить к чему-либо. Затем мы празднуем легкую победу и двигаемся дальше к большим победам. 

 

“Нет такого понятия как сложная работа, кроме той, которую вы решили не начинать”. 

Шарль Бодлер   

 

Дэвид Аллен

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Сотрудничество с агроиндустриальным холдингом “Мироновский хлебопродукт”

Рады сообщить о старте сотрудничества с агроиндустриальным холдингом “Мироновский хлебопродукт”. 5-7 октября проведем обучение сотрудников компании основам GTD.

Помимо знакомства с пятью шагами методологии, будем настраивать персональную GTD систему сотрудников с учетом выбранного компанией подхода к организации рабочих процессов.

Корпоративный формат обучения — это всегда индивидуальный подход и настройка системы в соответствии с видением и техническими особенностями заказчика. 

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Тренинг 12-13 сентября 2020

12-13 сентября в CEO Club прошел очередной тренинг первого уровня GTD® “Основы”. 

Мы рады приветствовать 20 новых GTD® выпускников. В этот раз с нами были топ-менеджеры таких компаний, как “Метинвест-Шиппинг”, ПСГ “Ковальська”, Фонд Елены Пинчук, IDS Borjomi, Pfizer. 

 

Главные инсайты участников:

  • Для запуска проекта достаточно определить одно следующее действие
  • Использовать глаголы для формулировки следующего действия
  • Правильно организованный Inbox снижает уровень стресса вдвое
  • Не нужно делить жизнь на дом и работу, это комплексная система
  • Принципы GTD® применимы ко всей жизни в целом

 

Все участники группы в течение 17 недель будут получать поддержку по внедрению своей GTD® системы. 

Следующий тренинг “Основы” состоится 17-18 октября 2020 года. 

Регистрация

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Научное подтверждение принципов GTD®

Научное подтверждение принципов GTD®

по материалам статьи на сайте facilethings.com

 

Наверняка вы знаете, что вышедшая в 2001 году книга Дэвида Аллена “Как привести дела в порядок” стала руководством по личной продуктивности для сотен тысяч последователей. Огромный успех этого метода обусловлен тем, что его применили и подтвердили опытным путем масса приверженцев.

Это не преходящее увлечение. В 2008 году исследователи из Брюссельского свободного университета Франсис Хайлиген и Клемен Видаль опубликовали эссе, в котором впервые описали научную основу, подкрепляющую рекомендации GTD®. В этой статье изложено саммари и научная интерпретация инноваций, которые предлагает GTD® в сравнении с предыдущими методиками тайм-менеджмента.

 

  1. Использование внешней памяти.

Один из базовых принципов GTD® — собирать все, что требует нашего внимания, где-нибудь вне головы (блокнот, файл, компьютер и т.д.).

Наша память, как краткосрочная, так и долгосрочная, имеет значительные ограничения, поэтому не рекомендуется полагаться на нее, чтобы извлечь важную информацию, когда она понадобится. Хранение информации в голове переполняет наш мозг, поскольку требует высокого уровня нейронной активности, чтобы беспрепятственно эту информацию удерживать. Когда же мы используем внешнюю память, то можем быть уверены, что извлечем из нее точно то же, что туда положили, а также уменьшаем стресс, связанный с необходимостью постоянно все помнить.

 

  1. Действия побуждают действия.

Другой важный GTD® месседж — вы должны обозначить свои дела в настолько ясной и практической форме, чтобы во время обзора они призывали к действию.

Когда вы делаете обзор своей внешней памяти, ваш мозг восстанавливает серию нейронных образов, которые стоят за каждым действием. Если же действие не обозначено надлежащим образом, мозг вынужден приложить много усилий, чтобы снова понять и обработать его. В случае, если, как предлагает GTD®, этот образ создан ранее, определение следующего действия будет по сути очевидным, без расплывчатости или двусмысленности. Таким образом, усилия, уровень стресса и шанс уйти в прокрастинацию будут сведены к минимуму.

По сути, списки по GTD® уже содержат в себе действие (Следующие действия подразумевают выполнение, Проекты подразумевают планирование, Когда-нибудь / Возможно подразумевает пересматривание и так далее), а это, в свою очередь, помогает определить следующий шаг.

 

  1. Действовать по ситуации.

GTD® говорит, что решение действовать, в первую очередь должно зависеть от обстоятельств в это время и в этом месте (контекст).

Действие совершается более эффективно, когда мы располагаем необходимыми физическими и ментальными ресурсами. Есть окружающая обстановка, которая способствует выполнению определенных задач, а есть такая, которая препятствует им. То же происходит и на ментальном уровне, когда в определенное время вы лучше подготовлены для выполнения определенных задач.

Переключение между контекстами стоит временных и энергетических затрат, и их необходимо минимизировать. Мозгу сложно вновь сфокусироваться после отвлечения. Именно поэтому частое прерывание существенно снижает продуктивность.

Правило двух минут также основывается на этом принципе. Как только мы решили, какое действие должно быть совершено, мы тут же создали соответствующую ментальную конструкцию для его выполнения.

 

  1. Адаптация важнее планирования.

В отличие от других систем, GTD® не акцентирует на приоритетах, этапах и дедлайнах.

Эти вещи контрпродуктивны, когда речь идет о простых ежедневных задачах, поскольку требуют значительных ментальных усилий. Несколько простых напоминаний о том, что должно быть сделано, в этом случае дают лучшие и более быстрые результаты.

Каждый день мы сталкиваемся с новой информацией, вызовами и возможностями, поэтому планы и приоритеты должны быть адаптированы соответственно. GTD® помогает нам быть готовыми ко всему, не забывая об уже взятых на себя обязательствах. Этот реактивный подход может уменьшить влияние неожиданных факторов, поскольку мы принимаем их в момент появления (когда это легче).

Планирование все еще важно, но стоит подходить к нему гибко. Важность контекста напоминает нам, что планы подчиняются текущей ситуации.

 

  1. Организация снизу вверх.

В отличие от других систем, GTD® начинает снизу — с конкретных вопросов — а не с самых важных и масштабных целей. Логическое объяснение этому в том, что в этом случае вы обретаете контроль, необходимый, чтобы начать рассматривать потенциальные долговременные результаты. Если эти результаты неудовлетворительны, у вас есть время, чтобы пересмотреть их, потому как ваши ежедневные дела под контролем.

Необходимы огромные ментальные усилия, чтобы управлять абстрактными символами долгосрочного планирования. Если вы не думаете о текущей реальности, определение целей, несомненно, будет нечетким и нереалистичным. В то же время, текущие нерешенные проблемы вызывают ощущение тревоги и потери контроля, что не дает думать о более высоких целях.

 

  1. Применение ответной реакции, чтобы не сбиться с пути.

Не планируя, представляется сложным решить, что следует за каждым действием. GTD® обучает работе с точным списком следующих действий, который содержит ближайшее действий по каждому проекту и двигает его вперед. Каждый раз, когда задача выполнена и закрыта, вы готовы определить следующий шаг.

Путь ответной реакции, который превращается в бесперебойное движение вперед к вашим целям, может обеспечить вам то, что в психологии называется потоком — высокопродуктивное состояние ума, в котором работа делается без стресса, с меньшими усилиями и с чувством полного удовлетворения.

 

Этот материал также доступен на украинском

Пройдите несложный тест GTDQ®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Важность списков в условиях стресса

Важность списков в условиях стресса

Перевод статьи Келли Форристер на сайте gtdconnect.com

Я практикую и преподаю методы продуктивности Дэвида Аллена уже более 25 лет. И считаю, что я достаточно организована и минималистична в том, как живу. Настолько, что некоторые люди, приходя ко мне домой, спрашивают: “Ты здесь живешь сейчас? Где твои вещи?”. Много лет у нас с мужем есть список для экстренных сборов, что умно, когда живешь в Калифорнии и рискуешь столкнуться с землетрясением. Ежегодно я чищу свои бумаги, а многочисленные ящики с вещами в доме тщательно промаркированы.

 

Все это, казалось, прекрасно работало до 4 декабря 2017 года, когда наш город охватил второй по масштабности в истории Калифорнии пожар.

 

В тот день вечером я сидела на диване и листала Facebook. Я поделилась с мужем, что кто-то сделал пост о пожаре в верхней части города, ближе к горам. Ночь была ветреной, в такие ночи всегда немного тревожно. К тому времени, когда мы пошли спать, у нас отключилось электричество. Всю ночь наши телефоны ежечасно взрывались сообщениями системы экстренного оповещения, предупреждая о скорости распространения огня из-за сильного ветра.

 

Наутро после бессонной ночи мы узрели зловеще оранжевое небо. Я прошла к концу нашей подъездной дорожки и увидела густую тучу дыма и пепла, нависшую над всей округой. Это выглядело настолько сюрреалистично, как в голливудском фильме. Соседи стояли на своих дорожках в недоумении. Они коротко переговаривались, гадая, предстоит ли эвакуация. Мое сердце билось изо всех сил. Судя по онлайн сводкам, огонь быстро распространялся в обоих направлениях, в том числе подбирался ближе к нашему дому.

 

К 8 часам утра мы получили сообщение о добровольной эвакуации, которое означало, что она рекомендована, но не необходима. Мы никогда ранее не сталкивались с эвакуацией, поэтому просто остолбенели. Мы не знали, что делать. Должны ли мы эвакуироваться? Эвакуируются ли наши соседи? Куда мы направимся? Что нам брать? С момента получения первого сообщения об эвакуации все происходило как в замедленной съемке. Вы могли подумать, что все должно было произойти наоборот и мы должны были бы двигаться молниеносно — у нас же был список для экстренных сборов в конце концов! Но мы не учли психологическую травму. Впрочем, через час мы решили все-таки начать собираться.

И вот что мы узнали о нашей GTD® практике из процесса эвакуации нашего дома.

 

  1. Делайте свои списки настолько детальными, насколько это возможно. Не полагайтесь на то, что ваш мозг дополнит недостающее в условиях стресса. В нашем списке были такие пункты, как “важные документы”, но никаких указаний на то, что это за документы. Также я быстро осознала, насколько много вещей могло и должно было храниться на Облаке, а не в бумажном виде (они уже там). Еще я разобрала и наклеила разноцветные ярлыки на необходимые физические документы. И мы реорганизовали наш список экстренных сборов по комнатам.
  2. Организуйте свои вещи. Это звучит очевидно для любого человека, практикующего GTD®, но независимо от эвакуации, мы увидели возможности для улучшения сбора и организации вещей. У меня в нескольких местах дома лежали фотографии, которые я собирала годами. С тех пор я отсортировала их и собрала в отдельный ящик. Как у фотографа у меня масса оборудования, в том числе старые фотоаппараты, линзы и аксессуары, которыми я никогда не пользовалась. Я их разобрала и оставила только те, которыми пользуюсь регулярно, а остальные отдала. В общем, я бы сказала, что эвакуация дала мне новый стимул для путешествий и жизни налегке. Когда мы эвакуировались, было просто непосильно быстро решить, что для нас означает та или иная вещь, и отказаться от стольких вещей. С тех пор мы тщательно проанализировали все, что есть в доме, и избавились от всего, что не используем и не ценим. Таким образом, стало ясно, что все оставшееся что-то для нас означает.
  3. Учитывайте, что будете тупить. Когда я составляла первый список экстренных сборов, я не осознавала, насколько сильно буду тупить, когда он мне потребуется — психологическая травма. В условиях такого стресса мы оба были, как зомби. Джон начал читать книгу. Я выхватила из шкафчика фарфоровые тарелки, но не альбом со свадебными фотографиями. Я понятия не имела, что в жесточайшем стрессе мой мозг прекратит функционировать. Какие бы списки вы ни составляли, не рассчитывайте, что, когда они вам понадобятся, вы будете настолько же разумны, как когда составляли их.

 

К счастью, наш дом не пострадал от пожара. С тех пор нам приходилось эвакуироваться еще два раза — при загрязнении воздуха и угрозе оползней. Я никому не пожелаю пережить такой опыт, но надеюсь, что мои выводы будут кому-то в чем-то полезны.

 

Этот материал также доступен на украинском

Пройдите несложный тест GTDQ®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Как выглядят ваши желаемые результаты?

Как выглядят ваши желаемые результаты?

По материалам статьи на сайте next-action.co.uk

 

Наш мозг очень умный. Нейробиологи подтверждают это вновь и вновь. Настолько умный, что не может разглядеть разницу между реальностью и нашим воображением. Вы когда-нибудь просыпались в холодном поту от кошмара? Он не был реальным, но ваше тело отреагировало на физиологическом уровне и включило «режим паники». Вы когда-нибудь представляли, что вы кусаете лимон? Рот сразу наполняется слюной, и вы морщитесь, хотя в реальности во рту нет лимона.

Исходя из этого, совет Дэвида Аллена очень четко представлять и визуализировать, как выглядят желаемые результаты наших Проектов, полностью коррелирует с особенностями нашего мозга.

Как только мы определяем, как выглядит финальный результат, наш мозг начинает действовать и предлагает максимально эффективные способы дойти до конечной точки. Естественно с помощью четко определенного Следующего действия, организованного в уместный список Следующих действий.

Все спортсмены согласились бы с этим принципом, так как в ходе психологической подготовки перед соревнованиями они визуализируют себя на подиуме еще даже ДО того, как надеть форму. Они представляют себя победителями на финише еще до выхода на старт.

Это способ «представить будущее», и он не только заряжает вас позитивом относительно того, что в противном случае могло бы восприниматься с негативом, сомнением или даже страхом (будь то большое спортивное соревнование или сложный рабочий проект), но также помогает вам определить «конечную точку», достигнув которой вы будете счастливы. Понимание результата, к которому вы стремитесь делает вас на один шаг ближе к его достижению. И в то же время это помогает вам чувствовать себя удовлетворенным, когда вы, наконец, завершите проект.

Как насчет использования этого же принципа для управления своим днем? Вместо того, чтобы позволить событиям дня управлять вами?

Если вы начинаете свой день с чтения электронной почты, просмотра ленты Facebook и проверки мессенджеров, вы позволяете всем этим элементам управлять вами и влиять на ваш день.

Просто представьте себе, что вы встали утром и точно представляете, как будет выглядеть ваш день вплоть до его окончания? На чем бы вы сосредоточились, что бы сделали и чего достигли? Если бы у вас была такая четкая картина вашего дня, позволил бы вам мозг тратить время на проверку постов в Facebook, ответы на комментарии и просмотр роликов про домашних питомцев в YouTube? Нет!

Так давайте поднимем идею Давида на новый уровень и будем использовать концепцию «желаемых результатов» не только для проектов, но и для каждого дня нашей жизни. Это может иметь огромное влияние не только на достигаемые результаты, но на общее ощущение удовлетворения и счастья.

Итак, как выглядят ваши желаемые результаты на сегодня?

 

этот материал также доступен на украинском

Пройдите несложный тест GTD-Q®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Как я похудел на 31кг с GTD®

Как я похудел на 31кг с GTD®

По материалам статьи Эда Ламонта на сайте next-action.co.uk

Я хотел бы презентовать это вам как одно из своих достоинств, но это не так. В определенный момент я просто понял, что больше не могу с этим мириться. Желание изменить ситуацию медленно зрело во мне, чтобы однажды предстать во всей красе.

Я могу точно вспомнить этот момент. Это было, когда я увидел фотографию, на которой я сидел, держа толстую собаку на коленях. Люси (никнейм «Котлета») была десятилеткой породы Бишон-Фризе, постоянной спутницей моей матери в последние годы ее жизни. Поскольку кратковременная память мамы действительно стала очень короткой, удачливую Люси кормили несколько раз до завтрака, а затем еще несколько раз в течение дня. Казалось, это устраивало их обоих, но через несколько лет жизни с моей мамой Люси стала напоминать батон колбасы белого цвета с лапами по бокам.

Вернемся к этой картине: Люси в шарфе и я в плавках. У нас обоих не менее 30% лишнего веса. Красиво это не выглядело. Тогда я понял, что что-то нужно менять.

Когда я увидел этот образ – Котлета и свиной окорок на диване, во мне было 113кг.

Некоторое время назад я достиг веса в 82кг, и с тех пор в основном балансирую вокруг этой цифры.

Не переживайте, я не буду сейчас рекламировать диету или комплекс упражнений. Никто не купится на программу похудения дающую минус 3кг в год. Люди хотят результатов. Быстрых! Но независимо от того, что обычно пишут в январских статьях на эту тему, возвращение в форму — это не 6-, 8- или даже 12-недельный проект. Большинству людей нужно 1-2 года, чтобы достичь желаемых результатов похудения. (А если вы обнаружили, что во время карантина дополнительно набрали несколько килограмм, вы можете смело добавить несколько недель к этому сроку. Уж извините.)

Вот почему рабочее название этой статьи было «Getting Things Done® — доведение дел до конца (это реально занимает много времени)». Именно длительность процесса означала, что GTD® была ключом к его реализации. Как именно?

 

Высвобождается время и пространство.

Когда я только начал практиковать GTD®, я обнаружил то, о чем говорят многие. Я заметил, что у меня появилось больше времени и если хотите образовалось «пространство в голове» … поэтому я быстро заполнил их новыми рабочими проектами. Лишь через несколько лет я заметил, что эта стратегия никуда не годится. Уж точно это не принесло мне состояния равновесия, удовлетворения и расслабленной продуктивности, которые привлекли меня, когда я впервые решил прочесть книгу. Как только я начал более сбалансированно использовать время, GTD® помогло создать пространство для тренировок, их планирования, чтения, исследований и всего другого, что позволяло мне постепенно приближаться к реализации этой трудной и долгосрочной цели.

 

Список проектов и Недельный обзор

Сочетание этих двух элементов позволило мне неделя за неделей держать в фокусе результат, к которому я стремился, несмотря на то, что он никогда не был самым важным или срочным среди всего, что наполняло мою жизнь. Практически всегда были другие проекты, которые были более важными и / или срочными, чем этот, но я регулярно видел его среди всех остальных и это помогало мне продолжать двигаться вперед, несмотря ни на что. Со временем просмотр проекта хотя бы раз в неделю стал работать как мощная аффирмация, активизирующая мое творческое начало, которое в свою очередь помогало мне найти способы достичь своей цели.

Как и многие другие проекты, этот проект трансформировался по ходу моего продвижения к конечной цели. Чтобы мотивировать, результат должен быть желательным и достижимым, и поначалу это было не так. С высоты 113 кг безумный, почти невообразимый успех выглядел как 95кг, но когда я приблизился к этому весу, 90кг стали казаться более правильной целью. Позже — в течение, казалось бы, бесконечного периода времени — 87кг стали моим ориентиром. Своевременная корректировка конечного результата помогла сохранить высокую мотивацию в течение всего проекта.

 

Следующие действия

Нет ничего более основополагающего или мощного чем это. Методология GTD® помогала мне каждую неделю иметь для этого проекта как минимум одно следующее действие, которое делало меня на шаг ближе к моей цели.

 

Зоны внимания

Обзоры моих Зон внимания также помогали, поскольку — особенно поначалу — я постоянно сталкивался с несбалансированностью между различными областями моей жизни. Здоровье и физическая форма — это одна из тех вещей, которые очень часто игнорируют, но в конечном итоге, если вовремя не уделить им достаточно внимания, они потребуют вашего полного внимания. В принципе все ваши Зоны внимания равнозначны, просто в определенный момент некоторые из них выходят на первый план (и приводят к большим издержкам). Поэтому единственный способ держать их в фокусе — это просматривать их с определенной регулярностью.

Кто-то из вас может сказать: «Погоди, у меня «черный пояс» по GTD®, но у меня это не сработало. Я не понимаю, как это поможет мне влезть в ставшие маленькими джинсы».

Вот мой вывод.

Нет никакой гарантии, что для вас GTD® будет более эффективна в похудении, чем в продвижении по службе, или что вы станете меньше времени проводить на работе и больше с семьей. Что из этого сработает именно для вас, зависит от того, что более всего требует вашего внимания сейчас, и во что вы готовы инвестировать свое время и энергию в будущем. Но то, что GTD® может делать с любой из областей вашей жизни, просто удивительно и является огромным свидетельством ее возможностей.

 

Этот материал также доступен на украинском

Пройдите несложный тест GTDQ®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

Тренінг «Основи GTD®» /6-7 лютого 2021 Київ