GTD: 5 шагов по управлению хаосом в жизни и бизнесе - Getting Things Done© Ukraine

Как управлять бесконечным потоком задач

Этот материал был опубликован на сайте KFundMedia

Мозг современного человека похож на жонглера, который подбрасывает и ловит множество предметов. Сегодня каждый день нам приходится решать гораздо больше задач, чем еще 10 лет назад. И надо стараться не забывать ни об одной из них. Постоянная загруженность вызывает чувство неудовлетворенности и тревоги. Три простых действия из методики Getting Things Done (GTD), разработанной Дэвидом Алленом, помогут вам разобраться с внутренними обязательствами. Во-первых, организуйте все незавершенные задачи, которые вы держите в голове, во внешнюю систему, во-вторых, решите, что с этим делать дальше, и, в-третьих, поместите напоминания о задачах в простую логическую систему.

GTD базируется на пяти шагах, касающихся обработки информации: сбор, обработка, организация, обзор и выполнение. Настроив свой мыслительный процесс на их постоянное выполнение, вы выйдете на новый уровень эффективности и будете испытывать гораздо меньше стресса от информационной перегрузки.

Шаг 1: ЗАПИСАТЬ ВСЕ ДЕЛА. ВАША ГОЛОВА — ЭТО НЕ ЧЕРДАК ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ХЛАМА

По данным последних исследований, человек способен держать в голове одновременно не более четырех дел — например, поговорить с начальником, ответить на важное письмо, поздравить маму с днем рождения, забрать ребенка из садика. Однако нам необходимо делать гораздо больше подобных дел, причем каждый день, поэтому мозгу приходится постоянно переключаться с одного на другое, чтобы ничего не забыть. Тогда как он должен сосредоточиваться на выполнении одной задачи в конкретный момент. Ум дается нам для того, чтобы генерировать идеи, а не хранить их. А значит, нужно освободить его даже от этих четырех дел. Не надо держать их в голове!

Первый шаг — записать все, что требует вашего внимания или участия, на удобный внешний носитель. Все означает и такие дела, как покупка зубной пасты или корма для домашнего питомца, обсуждение предложения жены о том, как провести отпуск, ответ на электронное письмо и т. п. Так вы действительно ничего не забудете — а ведь это и есть ваша цель, — и не будете отвлекаться от того, чем занимаетесь в настоящий момент. Записывать задачи можно куда угодно — в блокнот, планировщик на смартфоне — а можно отправить себе электронное письмо. Главное — всегда держать этот носитель под рукой.

Рекомендации:

— Записывая дела, не нужно взвешивать, выполнимы они или нет. Просто запишите их. Позже вы сможете обдумать и решить, что делать дальше.

— Не пытайтесь сразу найти решение вопроса. Не расставляйте приоритеты и не распределяйте задачи по категориям.

— Пишите так, чтобы позже вы поняли, что записали.

Шаг 2: Обработка информации. Отделить зерна от плевел

На втором этапе нужно обработать все записи. Проще говоря, определите, должны ли вы выполнять эти задачи. Если это необходимо, подумайте, что для этого нужно и каким будет следующее ваше действие, что нужно предпринять, чтобы этот вопрос больше не возникал. Если делать ничего не нужно, вычеркните задачу и забудьте о ней.

Рекомендации:

— Чтобы не накапливать кучу дел, очищайте входящие списки каждые 24 или 48 часов.

— Если на выполнение дела уйдет не более двух минут, сделайте его сразу же. Это быстрее и эффективнее, чем откладывать на неопределенное время.

— Если задачу может выполнить кто-то другой, подумайте, кому бы ее поручить.

— Если вы должны сделать дело сами, подумайте, когда вы этим займетесь.

— Сразу принимайте решение о дальнейших действиях.

Шаг 3: Организация задач. Разложить все по полочкам

Образно говоря, теперь каждое дело получило свой билет. Далее их нужно расположить по местам, чтобы ничего не забыть — или составить списки напоминаний, распределив задачи по четырем категориям:

Проекты. Это все задачи, для выполнения которых понадобится выполнить больше одного действия — например, отправка отчета на согласование и получение обратной связи, внесение финальных правок. В GTD это называется «подготовка финального отчета», а действия по ней могут попадать в другие категории.

Календарь. Сюда попадают все дела с конкретным сроком выполнения или задачи без дедлайна, которые должны быть выполнены при первой же возможности. Их можно разбить по содержанию — к примеру, офисные занятия, звонки, покупки и т. п.

Лист ожидания. В него входят дела, которые требуют вашего внимания, а не участия. Это все, что делаете не вы, но в выполнении чего заинтересованы — например, получение ответа на ваше письмо или ожидание посылки.

Распределение дел по этим четырем простым категориям поможет вам всегда поддерживать ясность мыслей, причем это удобнее, чем хранить все вперемешку.

Важно помнить и о контекстном планировании. Когда вы в офисе, вам нет необходимости помнить о домашних делах.

Рекомендации:

— Начинайте запись задачи с глагола. Это повысит мотивацию, когда вы прочитаете напоминание. Например, пишите «заполнить квартальный отчет», а не просто «квартальный отчет».

— Для эффективной организации дел должно быть достаточно контекстов.

— Для явных напоминаний лучше использовать таск-менеджер в смартфоне. Блокнот не напомнит вам о встрече, которая должна состояться через 20 минут.

Шаг 4: Обзор. Видеть все «меню»

Периодически просматривайте списки напоминаний. По окончании встречи загляните в «Календарь», чтобы вспомнить, какие события запланированы далее или какие срочные дела необходимо сделать. Срочными считаются такие дела, невыполнение которых влечет за собой серьезные последствия: потерю работы, ухудшение здоровья или отношений с близкими, отмену заключения контракта и прочие неприятности. Такие задачи относятся к категории «Календарь», и обычно их бывает не так много, как кажется.

Наряду с «Календарем» периодически просматривайте списки того, что можно сделать прямо сейчас. И не забывайте время от времени заглядывать в «Лист ожидания». Возможно, какое-то дело нуждается в скорейшем выполнении.

Рекомендации:

— Просматривайте списки по мере необходимости, чтобы держать все под контролем.

— Отведите время для еженедельного полного обзора всех своих обязательств.

— Подумайте, в каких условиях это было бы сделать легче всего — например, субботним утром в любимом кафе.

Шаг 5: Действие. Уверенный выбор

Сделайте все запланированные дела. Очень легко оказаться занятым по горло, если хвататься за выполнение всего, что валится вам на голову. Однако гораздо эффективнее правильно выбрать следующее действие. Предыдущие четыре шага помогут вам определить, что именно нужно сделать для максимально быстрого продвижения к цели. Кроме того, нужно быть уверенным в правильности своего выбора.

 

GTD — это своеобразный GPS-навигатор, который показывает ваше местонахождение и направление движения. Вначале его нужно внедрить в свою жизнь на базовом уровне, загрузив текущими задачами. После того как справитесь с ними, можете переходить к более отдаленным перспективам.

P.S. Не забывайте, что важно не только работать, но и отдыхать. Мы часто недооцениваем, насколько важно понимать, какие дела делать необязательно. Если не научиться этому, в довершение всего вам придется держать в уме еще и отдых. Запомните слова Дэвида Аллена: «Ничего не делать и чувствовать себя отлично можно только в том случае, если знаешь, что именно ты не делаешь».

Тренінг «Основи GTD®» /5-6 грудня 2020 Київ