Как объединить GTD и SCRUM - Getting Things Done© Ukraine

Как объединить GTD и SCRUM

 

Как Agile-практика и программного менеджера для сложного ПО, меня всегда привлекали инструменты и системы, которые делают мою жизнь менее напряженной и более продуктивной. С самого начала своей карьеры я следовал принципам GTD, потому что это помогло мне управлять своей личной рабочей нагрузкой и, что касается управления рабочим процессом моей команды, я также использовал возможности Agile-методологий, таких как SCRUM, чтобы сделать свои команды максимально эффективными.

Поскольку чем бы я ни занимался я всегда ищу то, что можно улучшить, я подумал, что было бы интересно сравнить GTD с Agile-методологиями, такими как SCRUM, и понять есть ли в каждой методологии практики, которые можно объединить для повышения производительности. И я понял, что даже не осознавая этого, я уже создал своего рода синтез GTD/Scrum в своем подходе к управлению проектами, и он работал.

Чтобы продемонстрировать, что я имею в виду, я поделюсь с вами тем, как я использовал принципы GTD применительно к Scrum и наоборот:

Основа GTD – Сбор, Обработка, Организация, Обзор и Выполнение

Основа SCRUM – Бэклог продукта, Бэклог спринта, Планирование спринта, Спринт и Ретроспектива

 

GTD – Соберите все, что требует вашего внимания (открытые вопросы) и находится не на своем месте

SCRUM — Все условия, пользовательские истории, список дел по проекту, элементы списка пожеланий и т.п. всегда собираются в бэклоге продукта. Получается обе системы хорошо «заточены» на сбор того, что должно быть сделано. Это также оказывает успокаивающее воздействие на стейкхолдеров, так как они знают, что мы все фиксируем, и очень серьезно относимся к их обратной связи, даже если их запросы не выполняются сразу. Таким образом мы снижаем стресс стейкхолдеров нашего бизнеса!

 

GTD – Избавьтесь от всего, что не требует вашего внимания/участия или не нужно вам прямо сейчас.

SCRUM — На личном уровне вы знаете, как избавляться от задач или делегировать их. В разработке программ большая часть работы является нашей — это запросы бизнес стейкхолдеров, а отсев элементов — это скорее определение приоритетов и вопросы бюджета, хотя эти элементы остаются в бэклоге пока не устареют. Мы проводим множество асессментов и анализов компромиссов, чтобы обсуждать с заказчиком, что должно быть сделано, поэтому всегда стремимся работать с наиболее важными «вещами».

 

GTD — Создайте «Надежную систему», которая поддерживает ваш стиль работы и ценности.

SCRUM — Существует множество надежных систем, от простых постеров со стикерами до сложных облачных решений и корпоративных систем. В нашей программе мы используем TFS 2010 с шаблоном Scrum. Лично я для GTD-системы использую Evernote.

 

GTD — Не держите вещи в голове, а выгружайте в свою «Надежную систему».

SCRUM – Мы записываем каждый запрос от заказчика и каждую проблему или ошибку в нашей системе TFS. Интересно, что из-за того, что я, будучи руководителем программы, выгружаю вещи из головы, иногда возникают проблемы! Я доверяю системе. Я знаю, что там все есть, но иногда меня застают врасплох бизнес-стейкхолдеры, спрашивающие меня о чем-то, наиболее важном для них, а у меня этого нет в голове! Ну да ладно, обычно я отвечаю, что посмотрю все детали и вернусь к ним, но это один из тех случаев, когда я почти чувствую, что мне нужно что-то держать в голове, хотя я предпочитаю этого не делать.

 

GTD — Периодически проводите обзор своей системы, чтобы поддерживать ее в актуальном состоянии.

SCRUM — Это важный шаг из GTD, который я добавил в наш Scrum-процесс. Мы проводим планирование спринта каждые 2 недели, однако, не все члены команды работают с одинаковой скоростью, это влияет на последовательность работ и возникает риск несвоевременного релиза продукта. У нас есть ежедневные митинги для обновлений статуса друг друга, но они не работают как полноценный обзор. Как например планирование спринта или ежедневный обзор в GTD. Поэтому мы внедрили обзоры элементов дважды в неделю, чтобы обеспечить максимальную производительность команды.

 

GTD – Выбирая задачи для выполнения всегда принимай во внимание критерии времени, энергии и контекста.

SCRUM — В центре внимания GTD — личная продуктивность, а Scrum — это скорее гибкая система работы команды. Все работают по-разному, поэтому то, как мы оптимизируем наше время в Scrum-процессе, основано на бизнес-преимуществах и сложности реализации предстоящей работы. Команда сначала берет элементы с высоким приоритетом и которые легче всего реализовать (низко висящие плоды), затем мы берем высокоприоритетные сложные элементы. Мы в постоянном контакте с бизнесом, чтобы всегда работать над высокоприоритетными элементами, поэтому возвращаем в бэклог элементы с низким приоритетом. То, как я выполняю свои личные задачи, основано на нашем методе расстановки приоритетов, поэтому я думаю о пользе и сложности при принятии решения о следующих действиях. Там, где это было возможно, я делился с членами команды своим GTD-подходом, чтобы они могли лучше всего оптимизировать свое время. В частности, наши бизнес-аналитики больше всего выигрывают от GTD, поскольку они находятся в центре потребностей всех сторон: требований бизнес-стейкхолдеров, поддержки пользователей, разработчиков, тестирования и управления релизом. Их время всегда на вес золота, поэтому GTD помогает им быть более продуктивными. Есть два важнейших элемента GTD, которые я ввел в обиход здесь, с точки зрения вокабуляра. Мы используем «Лист ожидания», когда ждем быстрого ответа от кого-то по важному вопросу. Психологическая сила этих двух слов удивительна и действительно заставляет команду внимательно относиться к потребностям друг друга, никому не нравится быть узким местом, который задерживает остальных. Другой — «Следующие действия». Меня иногда удивляет количество электронных писем и дискуссий между членами команды, которые не ведут ни к каким действиям. Обычно я отвечаю на все простым вопросом: «Следующие действия?», и внезапно поток превращается в элементы для бэклога, этапы решения, и все это заставляет команду снова продвигаться вперед.

 

GTD — Повторение и рефакторинг в непрерывном цикле улучшений.

SCRUM — Я большой поклонник постоянного совершенствования, в нашем Scrum-процессе мы проводим ретроспективы спринта в конце каждого спринта. Меня всегда удивляет и радует, что всегда есть элементы, которые мы могли бы сделать лучше, и мы берем их в работу, делая внутренними элементами в нашей системе TFS и улучшаем во время следующего спринта.

 

В начале своей карьеры я узнал, что ключ к снижению стресса заключается в том, чтобы «выгрузить» задачи, которые кружатся в моем мозгу, в конкретный бумажный список. Наличие этого списка позволило мне избавиться от беспокойства; как только это было на бумаге, это больше не было в моей голове, таким образом я мог действительно наслаждаться моей жизнью вне работы. Со временем мой список превратился из разрозненных листовок в большую красную книгу всех моих записей (система, которой я доверял), пока в конце концов я не нашел GTD — систему, которой я доверяю сегодня. — Андре Варгас

 

по материалам статьи, опубликованной на сайте gtdforcios.com

Пройдите несложный тест GTD-Q®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

Тренінг «Основи GTD®» /5-6 грудня 2020 Київ