Продуктивность – результат управления вниманием, а не временем - Getting Things Done© Ukraine

Продуктивность – результат управления вниманием, а не временем

этот материал также доступен на украинском

 

Несколько лет назад во время перерыва на одном из мастер-классов по лидерству ко мне подошёл один из участников – менеджер по имени Майкл, который поделился своей историей. Босс посоветовал ему быть более продуктивным, поэтому Майкл решил проанализировать, как распоряжается собственным временем. В итоге он урезал количество необязательных встреч, но не смог избавиться ни от одной из задач, записанных в календаре. Он просто не знал, как их можно выполнять более эффективно.

“Звучит как шутка, но я абсолютно серьёзно,” – признавался Майкл – “Единственная идея, которая пришла мне на ум для экономии времени – это пить меньше воды, дабы реже ходить в туалет”

Сегодня главной повесткой в прогрессивной части общества является повышение уровня продуктивности. Именно потому мы так охотно читаем книги о том, как привести дела в порядок и мечтаем о 4-часовых рабочих неделях. Мы стремимся успевать как можно больше и гордимся своей занятостью. Основной путь к решению задач, как принято считать – это тайм-менеджмент. Распространена мысль, что ключом к максимальной продуктивности является именно тайм-менеджмент.

Однако после двух десятилетий изучения явления продуктивности я убедился, что тайм-менеджмент не есть решением – на самом деле он является лишь частью проблемы.

В течении почти всей моей карьеры чаще всего я получаю вопрос: “Как успевать больше?” Иногда люди спрашивают, потому что знают, что я специалист в области организационной психологии и эксперт по продуктивности. Более того, часто возникают ситуации, когда кто-то читает мои статьи в New York Times или мою книгу “Deep Work: The Secret to Achieving Peak Productivity” и у них складывается впечатление, будто я много успеваю.

Если честно, я не считаю себя чересчур продуктивным. Я постоянно не успеваю выполнить все поставленные задачи, поэтому не могу ответить на этот вопрос. Во время беседы с Майклом меня осенило: продуктивность не тождественна тайм-менеджменту. В сутках ограниченное количество часов и фокусирование на тайм-менеджменте только лишний раз напоминает, как много из этого времени мы теряем.

Более рациональным вариантом будет аттеншн-менеджмент (управление вниманием): первоочерёдно уделяйте внимание нужным людям и проектам, и не столь важно, как много времени они потребуют.

Аттеншн-менеджмент – это искусство концентрироваться на нужных вещах по нужным причинам; решать дела там, где нужно и тогда, когда это нужно.

 

Почему мы отвлекаемся?

Согласно основному правилу тайм-менеджмента, вам необходимо установить конкретный дедлайн, к которому вы планируете выполнить задачу. Я решил использовать этот метод, чтобы написать эту статью. Установив желаемый объём – 1200 слов – я начал работу над этой статьей в 8 утра, собираясь окончить к 11-и. Я выделил себе три часа для выполнения этого плана, поэтому мог позволить себе писать в комфортном режиме – около 6 слов в минуту. Однако за следующие 6 минут я не написал ни слова, пялясь в мигающий курсор. Потом я погуглил, в честь чего курсор вообще был назван. Затем задумался, как быстро печатаю и прошёл тест на скорость печатания. Результат меня не удовлетворил, поэтому я прошёл его ещё раз… и ещё раз…

Темп работы сильно меня расстроил, поэтому я решил сменить тактику на аттеншн-менеджмент. Э. Б. Уайт писал: “Каждое утро я просыпаюсь, разрываясь между желанием улучшить мир и желанием им наслаждаться.” Но в своих исследованиях я выяснил, что продуктивные люди не страдают от такой дилеммы. Они выполняют оба желания одновременно, уделяя внимание как социально важным проектам, так и тем, что интересны им лично.

Изначально я планировал дописать эту статью как можно скорее, но в итоге задумался: почему вообще решил ее написать? Я имел возможность изучить что-то новое в процессе написания и в конце концов смог бы ссылаться на конкретный источник в ответ на вопросы о продуктивности. Такой материал мог бы действительно пригодиться заинтересованным в теме. Во время этих раздумий я начал припоминать людей, которые могли бы это прочесть. И тут я вспомнил о Майкле. Бум.

Часто проблемы с продуктивностью связаны не с нехваткой эффективности, а с недостатком мотивации. Продуктивность не должна быть самоцелью и лишь тогда положительна, когда конечный результат того стоит. Если продуктивность и является вашей целью, то для достижения поставленных задач понадобится значительная сила воли. Когда же вы обратите внимание на причины, по которым вы в восторге от определённого проекта и кто от него выиграет, то вы обязательно втянетесь в работу. У вас возникнет непринужденная мотивация.

 

Как не отвлекаться, не беспокоясь о времени?

Аттеншн-менеджмент также предполагает выбор места, в которым вы выполняете свои задачи. Я вырос в Мичигане и после того как вернулся домой учиться в магистратуре, я пытался убедить свою подругу поступить в тот же университет.

“Здесь слишком пасмурно и холодно” – сказала она мне после своего зимнего визита. Вскоре подруга уехала учиться в солнечный Стенфорд. Следующая мичиганская зима выдалась самой суровой и холодной на моей памяти, но я ещё никогда в жизни не был настолько продуктивен. Помимо работы больше не было чем заняться!

Достаточно убедительными кажутся результаты исследований Джулии Ли (сейчас в Мичигане), которые демонстрируют, как плохая погода способствует повышению продуктивности. В непогоду мы значительно меньше думаем о досуге на улице и свежем воздухе. Ученые выяснили, что в дождевые дни сотрудники Японского банка быстрее выполняли транзакции, а жители Америки эффективнее исправляли ошибки в текстах. Узнав об этом, я специально запланировал написать эту статью на следующий день после снежной бури, дабы улица за окном ни в коем случае не показалась мне привлекательной. Моя любимая часть аттеншн-менеджмента – это выяснение обстоятельства когда. Наша продуктивность падает, когда мы должны заниматься неинтересными вещами. Годами я пытался найти способ здорово справляться со скучными задачами и предположил один вариант: неинтересные дела лучше делать сразу после интересных, когда остаётся вдохновение и мотивация от выполнения интересной работы. Немного времени спустя я со своей коллегой Чинхе Син провели эксперимент в одном корейском торговом центре и убедились в обратном – когда сотрудники получали очень интересное задание, потом они ещё хуже преодолевали неинтересные.

Вероятной причиной такого может быть явление “остаточного внимания”: вы мысленно постоянно возвращаетесь к увлекательному делу, сбивая концентрацию с менее увлекательного. Следующий похожий эксперимент был проведен с участием американцев – группа исследуемых должна была смотреть смешные или интересные видео, а позже – проходить примитивные опросы на тему увиденного. В результате были обнаружены так называемые “эффекты контраста”: после приятного просмотра видео, пройти опрос казалось ещё более нестерпимой задачей чем обычно. По тому же принципу кислый суп кажется ещё противнее на фоне вкусного десерта. Поэтому когда вам необходимо решить неинтересное дело, займитесь сперва чем-то более-менее интересным, а самую увлекательную задачу оставьте на сладкое. Аттеншн-менеджмент касается не времени, а своевременности.

 

Творческим личностям и менеджерам

Я предполагаю, что вы хотите быть не только продуктивными, но и креативными.

Главная преграда заключается в том, что продуктивный и креативный режимы требуют совершенно разных стилей управления вниманием. Продуктивность обеспечивается путём усиления фильтров, которые помогают отбрасывать лишние мысли и ненужные вещи. Креативность же, наоборот – подпитывается посторонними мыслями.

Как извлечь максимальную пользу из обеих этих парадигм? В своей книге “When” Ден Пинк описывает, как можно определить оптимальное время для продуктивной (аналитической) либо же креативной работы отталкиваясь от ваших циркадных ритмов. Если вы жаворонок, то вам стоит выполнять все аналитические задачи с утра, будучи максимально сосредоточенным; рутинные задачи – ближе к обеду, а креативные мысли стоит оставить на вечер – время, когда вы склонны к нелинейному мышлению. Если же вы сова, то вам будет лучше заниматься творческими проектами утром и днём; аналитические задачи лучше отложить до вечера, когда ваш ум ясен и гибок. Нельзя сказать, что эти советы относятся к тайм-менеджменту, так как возможно, вы и не сэкономите время, поправив график исходя из перечисленных советов. На самом деле это аттеншн-менеджмент: вы упорядочиваете дела так, как вам наиболее комфортно и последовательно их решаете.

Когда речь заходит о правильной последовательности выполнения задач в рамках аттеншн-менеджмента, стоит составлять свой план работы особенным образом. Мне по душе предложение Пола Грэхема – разделять неделю на “исполнительские дни” и “управленческие дни”.

В управленческие дни вы отвечаете за звонки и устраиваете встречи. В исполнительские дни вы занимаетесь продуктивной и креативной работой, максимально оградившись от различных отвлекающих факторов. К сожалению, немногие могут себе позволить подобный распорядок, потому вы должны научиться выкраивать моменты, чтобы уделить их решению продуктивных дел.

Тайм-менеджмент постулирует необходимость целиком избавиться от всех отвлекающих факторов – как от посторонних людей, так и личных прихотей. Например, если вас затягивают соцсети, тогда вам стоит резко от них отказаться. Аттеншн-менеджмент предлагает альтернативу: можно отвлекаться, но в правильные моменты.

Когда я учился в средней школе, однажды я провёл целую суботу, смотря телевизор и в конце дня чувствовал себя отвратительно. Но я не бросил смотреть ТВ. Я придумал себе одно правило – смотреть телевизор только тогда, когда знаю, что конкретно я хочу посмотреть. Вскоре я применил похожее правило и к соцсетям: во время работы я захожу в соцсети только, чтобы поделиться определённым контентом. При этом в моменты, когда я не могу заняться ничем полезным, я позволяю себе поскроллить ленту новостей, например в перерывах на тренировке или в ожидании самолёта.

Большинство моих знакомых-писателей привыкли писать только в “исполнительские дни”, потому что считают, что им нужно не менее 6 часов для качественного погружения в серьёзную тему или сложную проблему. Однако существует доказательство того, что биндж-райтеры (долгие периоды писания чередуют с долгими периодами простоя) пишут медленнее в сравнении с коллегами, которые делают это в короткие промежутки. Можно действительно достичь высоких результатов в короткие интервалы: одно исследование показало, что когда аспиранты научились работать в 15-минутные промежутки, они быстрее заканчивали свои диссертации.

Раз уж хотите повысить собственную продуктивность, прекратите анализировать, как тратите свое время. Подумайте лучше о том, что именно вас интересует в вещах, которыми вы занимаетесь. Только что я посмотрел на часы впервые с тех пор, как вспомнил историю Майка. Сейчас 10:36 утра и я превысил изначально запланированный объём почти на 500 слов. Оставляю на ваше усмотрение, удачно ли я потратил 156 минут времени на создание этой статьи, а вы – несколько минут на её прочтение.

Пока я заканчивал этот текст, мне в голову пришла одна мысль. Кажется, я знаю, какой восьмой привычкой обладают эффективные люди. Они не тратят всё свое время на чтение о семи привычках эффективных людей.

 

по материалам статьи, опубликованной на сайте nytimes.com

Пройдите несложный тест GTDQ®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

Тренінг «Основи GTD®» /5-6 грудня 2020 Київ