ТОП-5 принципов методологии продуктивности без стресса - Getting Things Done© Ukraine

ТОП-5 принципов методологии продуктивности без стресса

 

Эффективная жизнь — это то, к чему стремятся многие. Успевать всё запланированное, не откладывать на потом, и при этом — отдыхать. И отдыхать полноценно. При этом многие люди не настолько продуктивны, как им хотелось бы. Методология GTD® (Getting Things Done) может помочь снизить уровень стресса, повысить качество жизни и получать удовлетворение от результатов своего труда. Систему самоорганизации придумал американский автор Дэвид Аллен, с момента выпуска книги в 2001 году прошло много времени, но ключевые принципы остаются актуальными.

В основе GTD® лежит 5 шагов управления рабочим процессом.

  1. Сбор. Первое, с чего нужно начать, — это со сбора. Все, что требует вашего внимания, все мелкие и крупные дела, важные и неважные сообщения, документы и прочие вещи, на которые мы отвлекаемся и из-за которых переживаем, необходимо зафиксировать и поместить в надежную внешнюю систему хранения информации в виде простого списка. Дела, о которых думаем каждое утро после звонка будильника и к которым мысленно возвращаемся несколько раз в течение дня, идеи, поручения — записывайте все. Доставайте это из головы и переносите туда, где вы легко это найдете. Освобождайте свой разум и делайте сознание чище.

После того, когда все записано, у вас может возникнуть двоякое чувство. Может стать легче, поскольку вы точно знаете, что ничего не упустили, а значит — не забудете выполнить задачи в срок. Или напротив, — может стать не по себе. Ещё бы, перед вами теперь лежит огромный список дел, с которыми нужно что-то делать.

Уверяю вас, нет причин волноваться. Лучше контролировать свои дела, чем жить в неведении, пропуская и забывая важные задачи, события и встречи. Этот список можно назвать корзиной «входящих», то есть всё, что поступает в вашу жизнь и ждет от вас каких-либо действий.

  1. Обработка. После того, как вы собрали всю необходимую информацию, пришло время её обработки. Проанализируйте свои списки. Что вы видите? Нужно решить по каждому пункту — нужно ли с этим что-то делать, и если да, то что именно. Сформулируйте каким будет ваше следующее действие. А еще важно видеть желаемый результат каждого дела. В этом и заключается секрет доведения дел до завершения — определиться с желаемым результатом и следующим конкретным шагом к ее достижению. В GTD® мы называем их Проектами и Следующими действиями соответсвенно. Кстати, если можете делегировать какие-то дела — обязательно делегируйте.
  2. Организация. После этого нужно организовать и упорядочить все дела. Это значит рассортировать их по спискам.
  • Если есть дела, которые можно выполнить лишь в определенном месте, то зафиксируйте их в отдельных списках «Дома», «В Офисе» или «За компьютером».
  • Не стоит забыть о таком прекрасном инструменте, как календарь. Сюда стоит заносить все задачи, которые имеют временные рамки и должны быть выполнены в определенный день и/или время. Например, предстоящие встречи
  • В списке «Повестки» укажите вопросы, которые стоит обсудить на митинге или при встрече с определенным человеком.
  • Те задачи, которые вы делегируете, отнесите к списку «Лист ожидания» и запишите имя того, от кого вы ждете выполнения.

Ну а то, что можно выполнить в течение двух минут, выполняйте незамедлительно. Сделали — и забыли.

  1. Обзор. В методологии GTD® большое внимание отводится шагу Обзор. Важно иногда останавливаться, чтобы сверить ориентиры. Планирование задает ритм и дает уверенность, что вы движетесь в нужном направлении. Определитесь, куда направляетесь, пересмотрите свои следующие действия и желаемые результаты. Проверьте, соответствуют ли они вашей стратегии в целом. Во время обзора нужно просматривать каждый список. Актуальны ли ещё ваши Проекты? Возможно часть из них уже выполнена или устарела. Списки дел, которые вы зафиксировали для выполнения дома или на работе — соответствует ли это действительности, или обстоятельства изменились? А задачи, которые были делегированы, — не забыли ли вы пообщаться с их исполнителями.

Я предпочитаю делать свой обзор по воскресеньям. Выбираю время, когда могу сконцентрироваться, не отвлекаться и вдумчиво зафиксировать все, что требует моего внимания. Анализирую сделанное за прошедший период, просматриваю списки. После чего планирую предстоящую неделю. В каждом проекте выделяю следующее действие и записываю его в нужный список.

  1. Выполнение. Когда жизнь строится по правилам GTD® вы максимально сфокусированы на том, чем занимаетесь и полностью уверены в своем выборе. Если вы делаете что-то одно, то вы не делаете все остальное. А чтобы четко знать, что именно вы не делаете, оно должно быть записано и надежно сохранено в ваших списках. В этом и есть основная польза GTD® — быть в моменте, занимаясь чем-то конкретным и при этом быть максимально эффективным.

«С чего начать?» — спрашивают меня довольно часто. Я советую начинать с прочтения книги Девида Аллена «Как привести дела в порядок». Это еще один инструмент для сфокусированного контроля. Здесь же — описаны основные руководства к действию и возможные первые шаги. Для первоначальной настройки личной системы управления делами может уйти порядка двух дней. Поэтому ежедневная работа с системой здесь является ключом к успеху.

 

Этот материал был опубликован на сайте Delo.ua

Пройдите несложный тест GTD-Q®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой

Тренінг «Основи GTD®» /5-6 грудня 2020 Київ