Чому Getting Things Done — найкраща система продуктивності - Getting Things Done© Ukraine

Книга Девіда Аллена «Як привести справи до ладу» існує ось вже понад 20 років і вона цілковито змінила те, як працюють і живуть люди, які займаються розумовою працею.

Ця система допомагає багатьом людям і командам виконувати найбільш важливу роботу на щоденній, щомісячній, щотижневій і “життєвій” основі. Але що, якби існувало щось краще, ніж GTD®, для підвищення продуктивності й одночасного зниження життєвої перевантаженості? Що, як існує дещо краще і більш відповідне способу життя людей, зайнятих розумовою працею?

Гаразд, ви можете не турбуватися і не озиратися у пошуках. Я тут для того, щоб розповісти вам, що GTD® — найкраща система продуктивності, тому що її можна адаптувати до вашого способу життя, вона має фундаментальні моделі, які ви зможете використовувати протягом усього життя, і містить дві секретні зброї особистої продуктивності.

1. Спочатку її складно осягнути, але з часом вона стане вашою другою натурою.

Одна з основних причин, чому люди кидають GTD®, особливо на самому початку, — їм здається, що потрібно занадто багато всього.

«Ви маєте на увазі, що я повинен вийти і купити машинку для наклейки ярликів, ящик для зберігання документів, стікери, якийсь додаток для ведення списків і найкращі ручки?». Ні, поки ви самі не захочете це зробити. Книга Аллена пропонує деякий механізм, щоб почати, але ви не зобов’язані це робити, ви можете почати практикувати GTD® зі звичайним блокнотом і ручкою.

Друга річ, яку пропонує GTD®, — взяти два повних дні для збору та обробки всього, що відбувається у вашому особистому і професійному житті. Пам’ятаю, як читав це і думав: «Як, чорт забирай, це взагалі можливо? У мене дуже багато роботи, і я хочу розібратися з нею просто зараз!».

Виділивши два повних дні, щоб вичистити і привести до ладу своє життя, ви зможете почати збирати та обробляти все по ходу. І це буде чудово.

Ідея наступних дій і проектів може бути сторонньою для когось, хто в минулому використовував щоденні списки для завершення справ. Деяких людей така кількість списків і пунктів у них заводить у ступір і непевність. Здебільшого це відбувається через брак повноцінних тижневих оглядів. Коли ви підписуєтесь на GTD®, збираєте та організовуєте справи в правильних списках і потім систематично робите огляд, непевність зникає.

Розуміння і використання GTD® вимагає часу і практики. Однак через деякий час вона стає другою натурою практикуючого. Це відбувається тільки за допомогою моделей, створених Алленом.

2. Це багатофункціональна креативна модель з усіма фундаментальними підходами.

Деякі люди думають, що Аллен «створив» ідеї, що лежать в основі GTD®. Насправді це не так. У чому ми можемо віддати йому належне, так це у визначенні речей, які роблять зайняті люди, щоб досягати більшого з меншими зусиллями і стресом. Він зібрав ці принципи разом і створив модель продуктивності. Замість того щоб робити те, що робили багато гуру продуктивності до нього, Аллен вирішив, що підхід до роботи від низу до верху — це найшвидший спосіб стати більш продуктивним якнайшвидше. Після «розчищення фундамента» за допомогою наступних дій і визначення проектів стає легше розпізнати ваші великі життєві цілі та що собою являє ваше життя. Потім ви модифікуєте свої проекти відповідно до цих цілей.

Аллен дав нам П’ять кроків робочого процесу (збір, обробка, організація, огляд, виконання), Модель природного планування для створення і просування проектів, правило 2 хвилин і багато інших речей, які можна використовувати, щоб привести справи до ладу.

Ці ідеї існували завжди, просто Аллен був досить тямущим і креативним, щоб зібрати їх разом і красиво упакувати. Модель GTD® допомогла зробити з них найкращу модель продуктивності, тому що в ній завжди можна спуститися на самий “низ”, щоб знову повернутися у стан потоку в роботі та житті.

3. Альтернативам GTD завжди чогось не вистачає.

Є кілька альтернатив GTD®, наприклад, Master Your Workday Now (або One Minute Todo List), GSD, Getting Results the Agile Way, ZTD та інші. Але справа в тому, що практично всі з них або запозичують щось з моделі Аллена, або не охоплюють велику картину роботи і життя, дозволяючи багатьом важливим речам провалюватися у небуття.

Я випробував більшість з цих альтернатив (хоча й не в протягом дуже тривалого часу) і у мене завжди було відчуття, ніби чогось не вистачає. Не вистачало цілісної системи, яку пропонує GTD® і якої немає у її альтернатив. Наприклад, Getting Results the Agile Way дуже цікава система, але якщо придивитися краще, то стає зрозуміло, що вона здебільшого грунтується на ключових принципах GTD®. Agile Results додає ще один рівень, де потрібно впевнитися, що ви досягаєте результатів протягом тижня. Насправді, це модифікація тижневого огляду по GTD®.

Отже, схоже, що альтернативи GTD® — це лише змінені версії системи Аллена, а не абсолютно відмінні ідеї, як розібратися зі своєю роботою. Так, для когось вони можуть працювати, але ми бачимо, що без GTD® більшість цих систем не існували б у своєму нинішньому вигляді. GTD® є свого роду стрижнем систем продуктивності.

4. GTD охоплює життя і роботу.

Для GTD® неважливо, професійна чи особиста ваша робота. У розрізі системи це все робота. Звичайно, ви можете відокремити робочі завдання і проекти від домашніх, але ви не повинні це робити, якщо не хочете. Це все займає однаковий об’єм «фізичної оперативної пам’яті» у нашому мозку, тому до всього можна ставитися як до роботи — від “підготувати звіт” до «купити ласощі для собак». За стандартами GTD®, це все робота.

5. GTD наближає вас до дій.

Пам’ятаєте, я говорив вам, що є два секрети, які роблять GTD® найкращою з існуючих систем продуктивності? Ці секрети — процес збору та ідея наступної дії.

Одна з найбільших проблем, які GTD® намагається вирішити, — це наявність занадто великої кількості «зяючих дірок» у всіх працюючих людей. Дірки — це в основному всі ті речі, які ми самі собі пообіцяли зробити, але якимось чином втратили контроль над ними (крім як у нашому ненадійному мозку). Наявність занадто великої кількості дірок одночасно, що не зібрані в надійній системі, підвищує рівень стресу. Наш мозок починає панікувати, і все валиться.

Збір — ключ до того, щоб залишатися при здоровому глузді.

Почніть, збирайте. Збір дозволяє практикуючому GTD® закрити усі діри в житті шляхом їх записування та зберігання поза головою. Це початок шляху до стану «розум як вода» і ослаблення стресу відносно всіх речей, які ви довго тримали в голові.

Визначення наступної дії з будь-якого проекту — це другий секрет GTD®.

Можливість побачити, яка точна наступна фізична дія має бути, дозволяє нам зробити перший крок у реалізації проекту будь-якого масштабу. Проблема безлічі проектів, які застрягли чи не завершені, в тому, що вони не були продумані та не була визначена наступна фізична дія, яка б забезпечила рух проекту.

Коли я почав визначати наступну фізичну дія, я був здивований, побачивши, як швидко я зміг зрушити з місця проект, що застряг, незалежно від того, наскільки насправді була дрібною наступна дія. Речей на зразок «подзвонити Бобу і дізнатися ім’я і номер його асистента» досить, щоб дати іскру для старту великого проекту на зразок «Оформити ТОВ».

Збір і наступні дії — секрети, чому GTD® є найкращою системою продуктивності.

Висновок

Якщо ви збагнете більшість аспектів GTD®, ви відчуєте полегшення в роботі і житті, якого не відчували раніше.

GTD® — найкраща система продуктивності, тому що вона охоплює дуже широкий спектр варіантів використання, вона проста і складна настільки, щоб підтримувати як особисту систему, так і великі робочі проекти.

Підхід GTD® до продуктивності від низу до верху допомагає завершити справи, які спричиняють стрес, і таким чином отримати енергію для відповіді на питання: «Яка мета мого життя?». Він допомагає відслідковувати щотижневий прогрес і ефективно планувати майбутнє.

Ідеї ​​збору і наступної дії ви можете використовувати для того, щоб моментально закривати дірки і рухати завмерлі проекти вперед.

Навіть незважаючи на те що GTD® існує вже багато років, вона до цих пір підтверджує звання найкращої системи продуктивності, яку мають люди розумової праці.

 

Переклад оригінальної статті https://www.lifehack.org/articles/productivity/why-getting-things-done-is-the-best-productivity-system.html

Тренінг «Основи GTD®» /14-17 вересня 2021