Проблема управління проєктами

Більшість людей вважають, що мають проблему з управлінням проєктами. Проблема в тому, що це не зовсім проблема. Тобто проблема є, але не в тому вигляді, в якому вони вважають.

Мене часто запитують, чи є у нас курс з управління проєктами. Моя перша відповідь: «Що саме ви маєте на увазі під “управлінням проєктами”?» Лише одиниці можуть швидко надати чітку відповідь. Вони зазвичай просто чули про цю потребу від своїх підлеглих або колег. Потрібно навчитися створювати діаграму Ганта або розписувати детальний план для складних проєктів, таких як зведення житлового комплексу або впровадження нової корпоративної системи? Або є відчуття перенавантаження від кількості завдань, більшість з яких неможливо виконати однією простою дією? Зазвичай це якась комбінація обох варіантів, але частіше — другий.

Я називаю проєктом будь-що, що потребує більше однієї дії для завершення. Наприклад, у вас запланована поїздка? Це проєкт («Завершити підготовку до поїздки в Прагу»). Вам потрібно уточнити свої нові посадові обов’язки? Це проєкт («З’ясувати посадові обов’язки з керівником»). Хочете розглянути варіанти співпраці з підрядниками для сайту? Це проєкт («Дослідити підрядників для сайту»). Мій досвід роботи з тисячами людей показує, що більшість мають від 20 до 50 таких проєктів одночасно.

Проблема №1: Я ніколи не бачив двох проєктів, які б вимагали однакового рівня планування чи деталізації кроків для того, щоб їх взяти під контроль. Це може бути як три пункти, записані на серветці в кав’ярні (зазвичай саме так народжуються найкращі ідеї), так і дні інтенсивного планування в команді з десятка людей, з детальним розписом кроків, планів тощо. Отже, більшість моделей управління проєктами або недооцінюють, або переоцінюють реальні потреби наших проєктів.

Проблема №2: Як інтегрувати «горизонтальний» і «вертикальний» контроль? Вертикальне мислення — це деталізація конкретного проєкту, теми або завдання. Якби нам доводилося думати тільки про це, можна було б використовувати модель, що допомагає вибудувати покроковий план. Модель природного планування® містить питання, які потрібно поставити собі в певному порядку, щоб найефективніше реалізувати задумане.

Однак горизонтальне мислення має враховувати сотні частин десятків різних завдань, які ми маємо протягом будь-якого дня. Це часто вимагає від нас надзвичайної гнучкості у прийнятті рішень щодо того, коли робити ті чи інші дії серед безлічі паралельних завдань. Горизонтальне мислення часто повністю ламає наше вертикальне!

Єдиний спосіб поєднати це все — цілісний підхід. Нам потрібно навчитися швидко продумувати проєкт, проблему чи питання, коли це необхідно (вертикальне, природне планування); фіксувати результати цього мислення і правильно вписувати їх у загальну систему нагадувань і збереження інформації; а також регулярно переглядати всю картину, щоб довіряти своїй інтуїції щодо того, що і коли потрібно зробити.

Це можливо, але непросто. Нам потрібно думати і фіксувати таку кількість інформації, яка дозволить розвантажити мозок, а потім діяти гнучко, орієнтуючись на результати.

Тема проєктів, а також Модель природного планування® детально розглядається на курсі другого рівня GTD Проєкти і Пріоритети.