Види нашої щоденної роботи

Часто клієнти висловлюють розчарування, що вони не можуть виконати жодної задачі через величезну кількість переривань, електронної пошти та інших вхідних, що з’являються протягом дня. Якщо ви колись перебували в такому розчарованому стані, можливо, вам допоможе розуміння трьох видів роботи, що становить вашу рутину. Мапа робочого процесу GTD® чудово ілюструє ці три види роботи:

1. Визначена робота. Це те, чим би ви займалися цілий день, якби вам ніщо не заважало і ніхто б не втручався. Ви, ймовірно, працювали б зі списком справ, який ви склали напередодні, тобто виконували ту роботу, яку ви вже визначили як таку, що потребує виконання: телефонні дзвінки, що потрібно зробити, документи, що потрібно підготувати, ідеї, що потрібно додати до проєкту, тощо.

2. Невизначена робота. Дзвонить телефон, ви відповідаєте і витрачаєте двадцять хвилин на розмову з клієнтом або колегою. Ваш бос скликає півгодинну нараду по новому проєкту і хоче почути ваші думки. Ви виконуєте роботу так, як вам здається, що вона має бути виконана. У цьому випадку ви швидко визначаєте свою роботу і вирішуєте зайнятися чимось новим, замість того, щоб робити щось із заздалегідь запланованого

3. Визначення роботи. Це опрацювання вхідної пошти, електронної пошти, нотаток про зустрічі тощо – отримання інформації та прийняття рішень про те, що потрібно зробити. Ви можете виконати деякі швидкі дії, коли визначитеся з ними, і, ймовірно, додасте ще кілька до свого переліку визначеної роботи.

І що з того? Ви, напевно, думаєте, що все це здоровий глузд. Що ж, я помітив, що багато людей поводяться так, ніби Визначена робота (2) – це якийсь тягар, який вони повинні витримати, а Визначення роботи (3) – це якась непотрібна діяльність, що не стосується роботи. Проте це все є роботою. Деяка робиться, як тільки вона з’являється, а деяка лише тоді, коли ви вирішуєте робити її. І для того, щоб довіряти вашому списку заздалегідь визначеної роботи, необхідно опрацьовувати вхідні.

Що саме, скільки і коли робити – це безперервний процес протягом всього робочого дня. Насправді ви не можете робити більше однієї справи одночасно, хоча ви можете дуже швидко опрацювати задачі: поки ви чекаєте на лінії або початку зустрічі. Також можуть виникати різні відволікання, які не є функціональними або цінними, проте управління ними – це лише частина того, як ви визначаєте вашу роботу. Це вічне питання розподілу обмежених ресурсів, їхнього управління – це не є вродженою проблемою.