Як маленькі задачі створюють великий хаос

Поради від Девіда Аллена.
 
Ігнорування першочергових дій щодо не надважливих завдань і проєктів через те, що ви надто зайняті терміновими справами, сприяє безкінечному управлінню хаосом. Воно ніколи не змінюється само собою, воно постійно себе живить. Звідки беруться палаючі задачі та хаос? Зазвичай з не надто термінових справ, які люди ігнорують, бо відволікаються на більш термінові, що виникли в даний момент. Потім, ігноровані, вони спричиняють наступні пожежі та аврали.

Хтось чув про «правило двох хвилин» GTD (якщо дія займає менше двох хвилин, зробіть її, як тільки побачите або подумаєте про неї) і вирішив, що воно неефективне. «Я б витратив весь день на 2-хвилинні справи, багато з яких не є такими важливими». Моя відповідь: якщо вони не настільки важливі, щоб їх робити, то вони не настільки важливі, щоб їх робити взагалі! Ви або зробите щось, або ні. Якщо ви все ж збираєтеся це зробити, і це займає менше двох хвилин, у 95% випадків ви заощадите час і будете відчувати набагато більше сил і енергії, якщо зробите цю справу відпразу. (До речі, багато великих і важливих проєктів також мають першочергові дії, які займають не більше двох хвилин).
 
Тут не про ігнорування пріоритетів. Тут про збирання, прийняття рішень та організацію кроків щодо всього, на що ми звертаємо нашу увагу, великого і малого. Маленькі, «неважливі» речі занадто часто вимагають набагато більше уваги, ніж вони заслуговують, і стають занадто «важливими», тому що їх не вирішили, коли це було легко. І багато з них можна вирішити дуже ефективно в невеликих випадкових проміжках часу, які з’являються в якихось ситуаціях і обставинах. Мій «повний список справ на все життя», який я завжди маю при собі, дарує мені безліч можливостей для максимізації моєї продуктивності де завгодно і коли завгодно. Він робить повсякденне життя набагато спокійнішим. Він розриває цикл безкінечно термінових справ.
 
Аврал має бути авралом. Термінові справи мають бути терміновими. І вони мають бути винятком, а не правилом.