Як швидко очистити вхідну пошту після відпустки - Getting Things Done© Ukraine

Як швидко очистити вхідну пошту після відпустки

Майк Штенберг, Head of Digital Marketing в Siemens AG, багаторічний користувач GTD®, запровадив систему у декількох командах.

Всім знайома ситуація, коли після повернення з відпустки виявляєш у вхідних електронної пошти сотні непрочитаних листів. І не тільки їх, а оскільки всі, здається, тільки й чекали вашого повернення, нові листи швидко з’являються над уже наявними, і спроби хоч якось наблизитися до нуля вхідних у перші тижні постійно натикаються на перешкоди. Вся розслабленість недавнього відпочинку випаровується вмить.

Цього літа я спробував дещо нове. Спробував мінімізувати напругу і повернутися до порожнього інбоксу якомога швидше. Я створив дуже просте правило, згідно з яким кожен вхідний лист негайно відправлявся з Вхідних у папку під назвою “Відпустка”. Це допомогло мені протистояти спокусі “випадково” перевірити пошту під час перебування на пляжі і викинути з голови все, крім відпочинку. Це невелика зміна, але для мене вона спрацювала, оскільки вимагала усвідомленого рішення доскролити до папки “Відпустка”, щоб щось прочитати.

Після повернення в офіс я побачив перед собою порожній інбокс. Яке щастя! Скасувавши правило, ви одразу ж отримуєте всю пошту, яку можете легко обробити за стандартною 5-кроковою процедурою GTD.

Так що ж робити з папкою “Відпустка”? Ігнорувати — не мій варіант.

У перший робочий день після відпустки я зарезервував у своєму календарі 30 хвилин, щоб очистити цю папку в нуль. Відсортувавши по відправнику або бесіді, я за кілька секунд позбувся інформаційних розсилок, запитів LinkedIn і листувань, які не містять наступних дій або проектів (за допомогою CTRL+D в заголовку стрічки бесіди). Листи, які вимагають реакції або містять дії, відправляються назад до вхідних для подальшої обробки.

Це може виглядати утопією, але я дійсно впорався з парою сотень листів приблизно за 30 хвилин. Я перемістив близько 10-15 листів назад до вхідних і вже звідси легко обробив їх у свою систему на відповідні проекти і наступні дії.

Професійна рекомендація: якщо ви наважитеся, то можете також налаштувати автоматичну відповідь “out of office” так, що відправник змушений буде відправити свій лист вам ще раз, коли ви повернетеся, якщо тема буде ще актуальною. Для тих, що вимагають негайної уваги, ви можете вказати, що доступні для зв’язку за допомогою тексту (якщо хочете). Це прикриє вас, якщо ви виберете ігнорувати папку “Відпустка” до свого повернення. З мого досвіду, бесіди в організації найчастіше віддаляються від початкового питання, і через два тижні вже ніяких дій не потрібно.

Через кілька днів після повернення з відпустки я підтвердив успішність свого експерименту. Я зміг наростити швидкість до повної з набагато меншим стресом, ніж в попередні роки, і зберегти переваги розуму, який відпочив, для вирішення старих робочих питань.

Переклад оригінальної статті https://www.next-action.co.uk/2019/09/05/how-to-speed-clean-your-inbox-after-vacation/ 

LIVE воркшоп "Основи"19-22 жовтня 2021