Listen now

GTD-вопрос: Почему я не могу просто обрабатывать то, что хочу?

“Все, что вы обязались перед собой сделать, ваш мозг воспринимает как то, чем следует заняться немедленно”.

Дэвид Аллен

Я всегда спрашиваю у читателей своей блога, почему они отказались от приложения. Иногда так происходит из-за внешних факторов, но часто ответы позволяют нам улучшить некоторые вещи, не только с технической или пользовательской стороны, но также с информационной и образовательной. 

Вот одна из наиболее распространенных причин среди новых пользователей. Это реальное письмо, хотя и немного обобщенное. Думаю, оно может быть интересно всем, кто испытывает отчаяние по этой же причине:  

“Главная причина, по которой я в последнее время не пользуюсь своим аккаунтом, в том, что у меня нет на это времени. Идея и приложение отличные и, кажется, развиваются креативно. Однако мне не нравится система добавления пунктов в инбокс. 

Например: Если я на встрече и у меня есть четыре идеи, я могу добавить их быстро, но не могу обработать их так же быстро. Позже у меня есть время и я хочу развить одну из этих четырех идей, новый проект, но я не хочу обрабатывать другие элементы в это же окно времени. У меня есть мысли и идеи, которые я должен или хочу выложить сейчас по этому конкретному проекту. 

Меня раздражает, что я не могу пойти напрямую к этому пункту в инбоксе, обработать эту идею и вернуться к другим, когда у меня будет больше времени. Почему это невозможно сделать в FacileThings?”.

К этой проблеме приводит мысль, что инбокс GTD — это место, куда вы складываете вещи, чтобы потом выбирать, какую из них обрабатывать. И это нормально, так делают большинство людей, незнакомых с GTD. И от этого реально сложно отучиться, когда вы начинаете внедрять этот метод.

Инструкции Дэвида Аллена по обработке инбокса следующие:

• Сначала обработайте первый пункт.
• Обрабатывайте один пункт за раз.
• Никогда ничего не возвращайте.
• Опустошайте инбокс полностью. 

Другими словами, обработка означает опустошение вашего инбокса в определенном порядке. Дэвид Аллен говорит: “Как только вы нарушаете правило и обрабатываете только то, что хотите и в какой-угодно последовательности, вы неизбежно начнете оставлять вещи необработанными. И у вас больше не будет функциональной системы входящих”. Вот почему мы не позволяем нашим пользователям выбирать, что обрабатывать.  

Обычно, когда кто-то чувствует, что у него нет времени на выполнение организационных задач, требуемых методом, это происходит потому, что они не внедряют ни один из шагов рабочего процесса правильно, и это всегда создает помехи. Предполагается, что время, потраченное на определение и организацию вашей работы, сэкономит вам время, но это не становится очевидным, пока не отлажен весь механизм.     

В случае этого пользователя сопротивление к обработке удерживает его от осознания окончательной выгоды.   

Вообще, если вы подумаете, то в этом сопротивлении немного смысла: обработка каждого пункта может занять от 15 секунд до 2 минут. Если у вас 10 пунктов для обработки, вы потратите только около 5 минут на опустошение своего инбокса и в результате у вас будет полностью обновленная и функциональная система! 

Если бы вы могли выбирать, какой пункт обрабатывать, у вас всегда были бы какие-то пункты хорошо организованы, а остальные подвисшие. Быть наполовину организованным означает быть плохо организованным. 

Единственное, что вам нужно сделать, — это убедиться, что обработка не является препятствием, она для того, чтобы не позволять слишком многим вещам накапливаться в инбоксе, то есть вам нужно обрабатывать настолько часто, насколько это соответствует вашему объему активности.   

В упомянутом примере не имеет значения, что третий пункт в инбоксе относится к проекту, который вы хотите развить прямо сейчас, потому что вы всегда будете обрабатывать все пункты. Вы обрабатываете первый пункт (20 секунд, например), вы обрабатываете второй пункт (еще 30 секунд) и, наконец, вы обрабатываете третий пункт, где вы создаете новый проект и объединяете все идеи, которые у вас по нему есть. Окей, сначала вы должны были обработать пару вещей, которые не хотели, но теперь все хорошо организовано, и вы не будете прокрастинировать по этим задачам.   

Франсиско Сайес, FacileThings

Listen now

Зачем, ну зачем, ну зачем?

Мир сильно изменился с тех пор, как Дэвид Аллен создал свою методологию и написал первое издание книги “Как привести дела в порядок”. Персональные органайзеры заменили ноутбуки, карманные компьютеры — смартфоны, факсы — электронная почта, а множество встреч — еще большее количество встреч! 

Так же, как сервисы мгновенных сообщений снизили планку готовности побеспокоить коллег, так же и видеовстречи привели к тому, что не осталось ни одного неприкосновенного от встреч момента.  

Я уже писал, почему мы не рекомендуем забивать весь день/неделю/рабочую жизнь встречами, и давал рекомендации, как защитить время для работы с лучшими GTD® практиками. Это все еще так — вам нужно достаточно качественного, свободного от встреч времени, чтобы позволить GTD работать, а вам приводить свои дела в порядок. 

Я, как никогда, обнаруживаю, что ежедневники людей забиты с утра до вечера. Чем думать “зачем, ну зачем, ну зачем так много встреч”, я рекомендую использовать “зачем” больше в отношении самих встреч.     

Первое: “зачем” вам эта встреча? Я недавно работал с одним опытным GTD-шником, он топ-менеджер в своей организации. Его ассистент настаивал, чтобы каждый, кто просит о встрече, сначала присылал “желаемый результат” встречи и повестку. Если ваш пост не настолько высок, чтобы быть таким строгим с коллегами, все равно этот вопрос хорош, чтобы задать в какой-то момент. Точно так же, как при использовании желаемых результатов в качестве перечня Проектов, он дает всем понять, что означает “выполнено”, и тогда встреча может закончиться быстрее, чем предусмотрено в календаре.  

Если вы видите, что встреча не идет к получению желаемого результата, почему бы не применить Модель естественного планирования? Вам не нужно четко заявлять: “А сейчас мы используем Модель естественного планирования из GTD”, лучше просто провести людей по шагам, начиная с “зачем” мы это делаем, какова цель? Поскольку это Модель “естественного” планирования, вы обнаружите, что люди “естественно” продвигаются по шагам. Попросите их определить цель и подумать о принципах, и они “естественным образом” начнут говорить о видении и бешеном успехе, и вскоре будут брейнштормить все подходящее. Попробуйте, посмотрите и увидите, насколько хорошо это работает. Вы усвоите и насладитесь процессом, а встреча будет более успешной.    

Многие люди пытаются быть многозадачными в течение дня, отправляя имейлы и проверяя телефоны во время встреч. Когнитивная наука постоянно доказывает, что это наносит вред нашей продуктивности, нашему мозгу и уровню стресса. Наш мозг совсем не так хорош в многозадачности, как мы себе представляем. Никто не может думать две мысли одновременно, никто не может слушать одно, а думать или писать о другом. В таком случае наш мозг просто переключает каналы, это нас утомляет, замедляет и заставляет совершать ошибки. Одно из преимуществ GTD — она помогает нам удерживать наше внимание на текущей задаче, освобождая мозг от других отвлекающих факторов. Наша цель с GTD — быть осмысленно вовлеченными в то, чем мы заняты. Если вы считаете, что встреча не так уж важна для вас, спросите, “зачем” вы здесь?      

Когда неGTD-шники пишут список задач, они, скорее всего, пытаются собирать, обрабатывать и организовывать одновременно, и это не работает — в итоге получается хаотичный список “барахла”. Это еще один пример попытки быть многозадачным. Предоставление себе пространства только собирать, зная, что мы обработаем и организуем это позже в свою GTD систему, позволяет нам концентрироваться и вовлекаться во встречу надлежащим образом. “Зачем” делать заметки во время встречи? Чтобы держать мозг свободным для сконцентрированности на теме обсуждения и быть способным обработать после встречи все обязательства, которые взяли вы или другие.   

Если вы готовы к встречам, имеете четкий желаемый результат и стабильную повестку того, что хотите обсудить, это может быть отличным способом привести свои дела в порядок. Являться только потому, что календарь говорит вам “присоединиться сейчас”, не понимая “зачем”, будет наверняка пустой тратой вашего и чужого времени. 

Джеймс Харвуд, Next Action Associatesавав

Listen now

10 жаргонных словечек, которые знает и любит каждый поклонник GTD

Будучи мастером/гуру/сенсеем продуктивности, Дэвид Аллен является еще и эффектным коммуникатором. Наверняка вы оценили яркие фразы, сравнения и метафоры, которые он использует. 

Ниже список 10 терминов, которые Дэвид использует чаще всего. 

1. Пожар (latest and loudest).

Дэвид часто ссылается на то, что если мы не определили все свои обязательства, то всегда будем реагировать только на то, что “горит”. Вместо того, чтобы записать, что занимает наше внимание, посмотреть объективно на все свои обязательства и заняться тем, что даст нам наибольший результат или сделает нас ближе к нашей жизненной цели. 

2. Психическая оперативная память (psychic RAM).

Многие GTD-шники — технари и знают, как это, когда оперативная память компьютера забита. Дэвид красиво использует это словосочетание как аналогию для описания того, что есть только определенное количество задач, которые мы можем держать в голове — и это предел оперативной памяти нашей психики. Опять-таки, пока мы не выгрузим все из головы, наша оперативка всегда перегружена, и какая-то часть нашей системы чувствуют себя так, будто мы все время должны делать то, что держим в голове.   

3. Быстрое переключение внимания (rapid re-focussing).

Когда я впервые услышал, как Дэвид объясняет это, я поймал инсайт. Вы действительно не можете быть многозадачны. Все, что вы делаете, — это быстро переключаете внимание. Многозадачность подразумевала бы, что вы пишете письмо, одновременно разговариваете по телефону и обедаете. Так не бывает. Может быть так: вы обедаете за своим столом, ваш телефон звонит, вы перестаете жевать и отвечаете на звонок, затем делаете паузу, проверяете почту и, возможно, даже отвечаете на пару писем, потом возвращаетесь к телефонному разговору, завершаете его и продолжаете обедать. Видите, вы все время выполняли только одну задачу за раз и не были многозадачны. Вместо этого вы очень быстро переключали свое внимание с одной задачи на другую. 

4. Само собой разумеется, здравый смысл (radical common sense).

Бывает, сложно убедить людей, что GTD работает. Когда я выступаю в защиту GTD, то часто слышу в ответ: “Но я уже делаю все эти GTD-штуки, записываю все, вот мой список задач, бла-бла-бла…”. И тут же говорящий начинает искать и выуживать свой список из кипы бумаг на столе. Дэвид говорит, что он тоже такое слышит время от времени. Все потому, что GTD выглядит настолько обманчиво просто, настолько “вполне разумеющимся”, что многие люди пропускают мимо ушей и не обращают внимания, которые эти вещи заслуживают. Дэвид очень четко делает различие между GTD и здравым смыслом, говоря, что GTD — это продвинутый, или радикальный здравый смысл. Просто прекрасно. 

5. Физическое видимое (physical visible).

Откуда вы знаете, какое следующее действие? Просто спросите себя, какое следующее физическое видимое действие вам нужно предпринять. Поговорить с кем-то? Позвонить? Поискать в сети? Какое следующее физическое видимое действие?

6. Паралич вследствие анализа.

Я не уверен, что это фраза Дэвида, но я слышал, что он ее использовал, и это было прекрасно. Особенно сегодня, когда вы хотите купить мобильный телефон и видите миллион обзоров, рекомендаций, блогов, форумов, через которые нужно продраться для выбора. У вас незамедлительно появляются симптомы паралича вследствие анализа. Что же делать? Дэвид Аллен считает, что все просто. Просто доверьтесь своей интуиции. И со временем вы натренируете ее выносить правильные суждения.  

7. Обнимать деревья vs управлять лесом (hugging trees vs managing the forest).

“Обнимать деревья” — это как “ползать в окопах” (еще одна распространенная фраза Дэвида Аллена), когда вы заняты “штамповкой штуковин”, звонками, письмами, напоминаниями о задачах тем, кто проходит мимо вашего стола. Тогда как управление лесом — это проведение Недельного обзора, просмотр своих обязательств, проектов, целей и зон внимания. 

8. Штамповать штуковины (cranking widgets).

Это когда вы, не имея контроля и фокуса, каждый день, как сумасшедший, хватаясь за все и сразу, пытаетесь успеть за скоростью изменений, сменой приоритетов, появлением неожиданных условий, новых дел и так далее. 

9. Иметь черный пояс (being a black belt).

Это когда вы настоящий GTD-ниндзя и можете очень быстро переключать внимание с одного момента на другой. 

10. Разум как вода (mind like water).

Состояние сознания, когда вы так же расслаблены и спокойны, как вода в пруду тихим осенним утром. Ваша реакция соответствует ситуации и не более. Если вы бросите в пруд камешек, то получите только рябь, но никак не цунами.  

И напоследок еще пару любимых “номеров” Дэвида: 

“Если вы не уделяете должного внимания тому, что занимает ваше внимание, оно заберет у вас больше внимания, чем заслуживает”.

“Вам нужно думать больше, чем нужно, но не так много, как вы боитесь”.

Перевод оригинальной статьи https://www.vakil.org/2007/08/11/10-gtd-jargons-that-every-gtd-afficiando-knows-and-loves/ Arif Vakil

Listen now

GTD в организациях: преимущества и сложности

Несмотря на то, что Getting Things Done по сути является индивидуально направленным управленческим методом, все больше и больше организаций, компаний и команд пытаются внедрить культуру GTD в ряды своих сотрудников. Это может показаться очевидным: когда каждый сотрудник наслаждается состоянием ясности и контроля по отношению к своей работе, коллективные результаты значительно от этого выигрывают.  

Преимущества коллективного применения GTD

GTD-консультант Майкл Доланд подтверждает, что, когда группа людей коллективно использует GTD, это позитивно сказывается как минимум на трех сферах: 

• Подотчетность. Тот, кто использует GTD, берет на себя ответственность за свои обязательства и имеет больше контроля, выбирая следующую задачу для выполнения. Когда GTD достигает определенного уровня мастерства внутри организационной культуры, каждый член группы знает, что запрос в инбоксе коллеги получит должное внимание в нужное время. Подотчетность ведет к высокому уровню доверия между коллегами, а это ключевой фактор для формирования продуктивной рабочей среды. Даже открытая рабочая среда может стать продуктивной, если каждый знает негласные договоренности, которыми все руководствуются.    
• Концентрация. Основной принцип GTD — помещать все, что привлекает наше внимание, в надежную систему хранения, вне головы. Таким образом, наш мозг очищается и избавляется от необходимости отвлекаться на всю информацию, влиянию которой мы подвержены сегодня (почта, блоги, соцсети и т.д.). Когда нет необработанных вещей и все находится под контролем, наша способность концентрироваться на настоящем достигает 100%. GTD позволяет нам концентрироваться на результатах и следующих действиях и предохраняет нас от реактивности. Когда такой способностью концентрироваться обладают все в группе, достижение результатов происходит быстрее и с меньшим стрессом.     
• Адаптивность. Чтобы быть конкурентными сегодня, важно знать как и быть способными адаптироваться к изменениям. GTD обеспечивает человека способностью знать, как работать и управлять незапланированным, пересматривать приоритеты и быстро восстанавливать баланс при изменении обстоятельств. Когда члены команды практикуют GTD, они развивают большее ощущение перспективы и контроля, которые ведут к умению успешно реагировать на неожиданности.

Когда эти результаты закрепляются в организационной культуре, и менеджеры, и члены команд уверены в том, что каждый будет делать то, что должен, тогда, когда нужно. 

Сложности в сегодняшних организациях

Питер Друкер, родитель менеджмента, уверен, что ключевой навык человека, занятого умственным трудом, — быть способным определять свою работу (Какая задача?). Дэвид Аллен, создатель GTD, убежден, что это еще и мета-навык, то есть навык, который улучшает и расширяет все остальные компетенции.   

Однако внедрить культуру GTD в сегодняшних организациях не так уж просто. Главная причина в том, что GTD делает большой акцент на разделенном лидерстве, а это вызывает огромное сопротивление у большинства традиционных менеджеров.  

В соответствии с философией адаптивности, оппортунизма и самоорганизации, которая присуща GTD, человек, который наиболее предрасположен к выполнению задачи, должен будет взять на себя обязательство выполнить ее (тянуть) в противовес традиционному назначению задач (толкать). “Тянущие” системы преобладают во всех видах организаций: производство запчастей (метод оперативных поставок Toyota), менеджмент проектов (методологии Agile), разработка ПО (Extreme Programming, Kanban) и даже создание компаний (Lean Startups). 

Можно с уверенностью сказать, что некоторые элементы GTD нужно подстраивать к организационной среде. Для содействия координации между членами команды часть персональной информации должна быть доступна остальной части команды. Таким образом, при проработке действия каждый человек должен будет решать, является ли эта информация личной или совместной с организацией.    

Совместная система справочной информации позволит любому члену команды быстро, по нескольким ключевым словам, находить информацию. Совместный календарь позволит размещать коллективные мероприятия без ущерба для персональных обязательств. Коллективные инструменты вроде брейшторминга или майндкарт помогут более эффективно планировать проекты.    

Лист ожидания станет совместным хранилищем действий для выбора первым освободившимся человеком с необходимыми знаниями. Для поощрения их выполнения можно наделять эти действия определенным весом, обозначающим какой-то вид вознаграждения тому, кто наконец их выполнит. Невыполненные действия дадут ответы на вопросы о возможной неэффективности формирования команды или планирования проекта. 

Заключение

С организационной точки зрения, GTD может быть эффективным методом для того, чтобы увидеть новые проблемы и возможности, которые постоянно возникают (управление талантами, принятие решений, новые технологии, конкуренция и т.д.), потому как он позволяет сотрудникам брать ответственность за то, что они делают, концентрироваться на своей работе и адаптироваться к изменениям.   

Многие компании проводят для своих сотрудников тренинги по GTD, чтобы внедрить GTD-направленную культуру. Обычно они начинают с проведения ограниченных во времени экспериментов в маленьких группах добровольно вызвавшихся сотрудников. Так они могут измерять результаты, прежде чем отказаться от классической фразы в своей корпоративной культуре: “Когда ответственность несут все, ее не несет никто”.

Перевод оригинальной статьи https://facilethings.com/blog/en/gtd-in-organizations Francisco Sáez

Listen now

Как быстро очистить входящую почту после отпуска

Майк Штенберг, Head of Digital Marketing в Siemens AG, многолетний пользователь GTD®, внедрил систему в нескольких командах.

Всем знакома ситуация, когда после возвращения из отпуска обнаруживаешь во входящих электронной почты сотни непрочитанных писем. И не только их, а поскольку все, кажется, только и ждали вашего возвращения, новые письма быстро появляются над уже имеющимися, и попытки хоть как-то приблизиться к нулю входящих в первые недели постоянно натыкаются на препятствия. Вся расслабленность недавнего отдыха улетучивается вмиг.   

Этим летом я попробовал кое-что новое. Попытался минимизировать напряжение и вернуться к пустому инбоксу как можно скорее. Я создал очень простое правило, согласно которому каждое входящее письмо немедленно отправлялось из Входящих в папку под названием “Отпуск”. Это помогло мне противостоять искушению “случайно” проверить почту во время пребывания на пляже и выбросить из головы все, помимо отдыха. Это небольшое изменение, но для меня оно сработало, поскольку требовало осознанного решения доскроллить до папки “Отпуск”, чтобы что-то прочесть.  

По возвращении в офис я увидел перед собой пустой инбокс. Какое счастье! Отменив правило, вы сразу же получаете всю почту, которую можете легко обработать по стандартной 5-шаговой процедуре GTD.  

Так что же делать с папкой “Отпуск”? Игнорировать — не мой вариант. 

В первый рабочий день после отпуска я зарезервировал в своем календаре 30 минут, чтобы очистить эту папку в ноль. Отсортировав по отправителю или беседе, я за несколько секунд избавился от информационных рассылок, запросов LinkedIn и переписок, которые не содержат следующих действий или проектов (с помощью CTRL+D в заголовке ленты беседы). Письма, которые требуют реакции или содержат действия, отправляются назад во Входящие для последующей обработки.    

Это может выглядеть утопией, но я действительно справился с парой сотен писем примерно за 30 минут. Я переместил около 10-15 писем назад во Входящие и уже отсюда легко обработал их в свою систему на соответстующие проекты и следующие действия. 

Профессиональная рекомендация: если вы осмелитесь, то можете также настроить автоматический ответ “out of office” так, что отправитель вынужден будет отправить свое письмо вам еще раз, когда вы вернетесь, если тема будет еще актуальной. Для тем, требующих незамедлительного внимания, вы можете указать, что доступны для связи посредством текста (если хотите). Это прикроет вас, если вы выберете игнорировать папку “Отпуск” до своего возвращения. По моему опыту, беседы в организации чаще всего удаляются от первоначального вопроса, и спустя две недели уже никаких действий не требуется. 

Через несколько дней после возвращения из отпуска я подтвердил успешность своего эксперимента. Я смог нарастить скорость до полной с намного меньшим стрессом, чем в предыдущие годы, и сохранить преимущества отдохнувшего разума для решения старых рабочих вопросов.

Перевод оригинальной статьи https://www.next-action.co.uk/2019/09/05/how-to-speed-clean-your-inbox-after-vacation/

Listen now

Лучшие практики работы с электронной почтой для команд

Однажды клиент попросил у меня рекомендаций о лучших практиках имейл-коммуникации, чтобы использовать их в работе со своей командой, разбросанной по всему миру. Они уже изучили, как опустошать “Входящие” в ноль, но их продуктивность сводилась на нет огромным объемом нерезультативной электронной почты, курсирующей по компании. 

Следующие рекомендации родились из общих практик, которые мы используем в David Allen Company с нашими собственными сотрудниками. И я хочу поделиться ими с сообществом GTD.     

Уместное использование

Сопоставьте сообщение с наиболее подходящим способом коммуникации. Осознавайте, когда электронная почта является не лучшим средством. Случается, что встреча с глазу на глаз лучше, чем цепочка неясных и эмоциональных писем, курсирующих взад-вперед. То, что какая-то тема впервые была поднята в переписке, не означает, что она должна там и остаться. В то же время, проведение некоторых встреч рациональнее заменить перепиской, если вы уверены, что люди регулярно обрабатывают свои “Входящие” в ноль.       

“Кому:” (To:) вместо “Копия:” (Cc:)

Будьте разборчивы, используя поле “Кому:” вместо поля “Копия:”. Почему? Вы получали когда-нибудь письмо, из которого неясно, от кого ожидается действие, потому что в поле “Кому:” находятся все? Мы предназначаем поле “Кому” тому, кто ответственный за действие (это могут быть и несколько людей). Поле “Копия:” — просто для информирования людей, без ожидания, что они предпримут какое-то действие по письму, кроме как получат его. Лично я обнаружила, что намного осознаннее отношусь к тому, что прошу и от кого, когда четко обозначаю, за кем действие, а кто должен быть просто проинформирован. И я ценю, когда люди поступают так же в ответ. Я все равно обработаю это письмо при очистке “Входящих”, но мне будет ясно, что от меня не требуется действие в ответ.   

Тема письма

Используйте предельно ясную тему письма, которая четко описывает предмет обсуждения. Уверена, бывало, что вы бегло срочно просматривали почту (в частности с мобильного телефона) и были рады наличию понятных тем писем (вместо “посмотри” или “апдейт”). Также не бойтесь менять тему письма, если главный вопрос изменился и вы хотите больше ясности, о чем эта цепочка писем. То, что началось как “посмотри”, может превратиться в “бюджет III кв.” — измените тему письма, чтобы отобразить это. Еще одна уловка для темы письма — использовать шифр, чтобы обозначить конец сообщения, когда это уместно. Такой шифр (например, сокращение КС для “конец сообщения”) может быть полезен, когда вам нужно просто кратко ответить и можно это сделать в теме письма. Например, для короткого ответа-подтверждения вроде “спасибо” или “делаю” просто добавьте в поле темы письма после текста шифр, обозначающий конец сообщения. Для получателя это означает, что все, что ему нужно знать, находится в теме письма, и он может обработать его, основываясь на том, что видит в теме письма, не открывая его. Например: “Re: Залил данные по II кв. в базу. — Спасибо! Получил. КС”.

“Ответить всем”

Воздерживайтесь от того, чтобы просто торопливо кликнуть “Ответить всем”, если не всем нужно получить ваш ответ. Многие клиенты рассказывают, что, похоже, их сотрудники используют функцию “Ответить всем”, потому что это быстро и просто, а не потому, что это продуктивно. В то же время, если вы шлете письма определенным группам, остановитесь, чтобы подумать, все ли в этой группе действительно должны получить это письмо. Соотносятся ли их роли в компании с вашей информацией? Если вы не уверены, спросите их. Гарантирую, они будут признательны, если их спросят и тем самым помогут им с управлением электронной почтой. Еще один способ избегать ответа всем — использовать при необходимости поле “Скрытая копия” для всех получателей. Таким образом ответ получит только отправитель.       

Сроки ответа

Какие у вас согласованные сроки ответа для внутренней и внешней коммуникации? Если они никогда не были обозначены, то велика вероятность, что те, кто думают, что подразумевается “ASAP”, возмущены действиями и нарушением договоренностей теми, кто думает, что подразумевается “когда я доберусь до этого”. А те, кто “когда я доберусь до этого”, чувствуют раздражение на “ASAP”-ов, которые спрашивают их в коридорах: “Ты получил мое письмо?”.   

У нас в David Allen Company есть правило отвечать в течение двух рабочих дней на всю внутреннюю коммуникацию. И важно отметить, что ответ не означает выполнение действия. Он может быть просто подтверждением, что работа в процессе и получатель может расслабиться по этому поводу. Правило двух рабочих дней работает для нас. В вашей организации может быть более краткий или более длительный срок. Главное не сроки, а четкая договоренность, когда всем понятно, каковы правила игры.       

Надеюсь, эти лучшие практики будут полезны вам. Рекомендую вам поделиться этими идеями с вашей командой и организацией. Проведите здоровые дебаты о них! И адаптируйте, чтобы они стали “вашими”.

Перевод оригинальной статьи. Автор Келли Форристер, старший коуч и тренер GTD

Listen now

Ваш полный список проектов

Один из самых интересных элементов GTD® — это список проектов. Наличие списка проектов представляется удивительным открытием для тех, кто привык пользоваться простым списком дел. 

Если у вас нет полного перечня ваших проектов, велика вероятность, что вы будете слишком заняты, поскольку всегда готовы взять на себя еще больше обязательств, чем должны. Если у вас нет четкого представления о своей занятости, скорее всего вы будете постоянно жаловаться, сколько всего должны сделать, не понимая, как попали в эту ситуацию. Списка дел и календаря со встречами недостаточно, потому что появится миллион новых дел, и вы будете думать, что сможете сделать почти все.     

Самый простой способ начать выстраивать свой список проектов — это посмотреть на дела, которые вам нужно сделать сегодня. Текущий список дел даст вам четкое представление, какие у вас есть текущие проекты. 

Однако, такой список проектов обычно неполный. Тренеры GTD® знают, что у большинства их клиентов, несмотря на некоторый опыт в GTD®, в списке находятся не более 70% проектов. Есть разница между полным списком проектов и списком проектов, который мы считаем полным. Восприятие нашей реальности может существенно различаться. 

Чтобы завершить этот список, для начала вы должны четко понять разницу между проектами и зонами внимания и ответственности. Проект — это то, что требует больше одного действия и в какой-то момент — через несколько дней или лет — может быть отмечено как завершенное. И наоборот, вы никогда не сможете завершить зону внимания. Например, содержание дома, образование детей, личные финансы, работа или отдых — это зоны ответственности, которые никогда не закончатся, и поэтому они не должны находиться в списке проектов.  

Ясно определите, какие у вас зоны внимания, в профессиональной и в личной жизни. Затем проверьте, в каждой ли зоне внимания есть связанный с ней проект. Вы должны добавить к каждой зоне проекты (хотя бы один), необходимые для достижения желаемых результатов или поддержания на необходимом уровне. Выровняв и прояснив свои зоны внимания, вы получаете упорядоченный каркас для определения полного перечня всех своих проектов.    

Список проектов, так же как и ваша жизнь, будет постоянно меняться. Ваши потребности меняются каждый день, и ваши зоны ответственности также будут меняться со временем. Инструмент, который позволяет поддерживать этот список актуальным и полным — это Недельный обзор.  

Проблемы случаются, когда что-то, что вы хотите или должны сделать, не имеет четкого определения или обязательства сделать это. Если вы не хотите проблем, постарайтесь, чтобы у вас был полный список проектов.

Перевод оригинальной статьи https://facilethings.com/blog/en/projects-list

Listen now

Как связать следующие действия и проекты

Один из самых частых вопросов о внедрении GTD® — как связать проекты и следующие действия. Getting Things Done рекомендует размещать следующие действия в контекстных списках, а не отдельными списками под каждым проектом. Почему Дэвид Аллен рекомендует делать именно так и что вы от этого выиграете?

Сортировка следующих действий по контексту

Сортировка следующих действий по контексту, а не по проектам сначала может показаться неудобной. Некоторые люди привыкли иметь связанные с проектом многочисленные файлы, папки, блокноты, стопки документов, таблицы с похороненными под всей этой информацией следующими действиями. Но списки следующих действий не заменяют план проекта — мы бы просто называли их “поддержкой проекта”. Из нашего опыта, редко что-то получается из повседневного управления действиями, когда текущие следующие действия хранятся с поддержкой проекта.      

В вашей программе или приложении, в которых вы работаете со списками, может иметься способ связи проектов и следующих действий и отображения их таким образом, что вы видите действия, ассоциированные с каждым проектом. Если нет, вы можете использовать ключевое слово в названии проекта и в следующих действиях, чтобы достичь этого. А лучший способ расслабить голову по поводу проектов и их следующих действий — это систематически делать Недельный обзор.   

Вызов

Подумайте, когда в последний раз у вас было 20 свободных минут и вы решили поработать над ключевым проектом. Насколько легко вам было прокопаться через поддержку проекта, чтобы найти ближайшие следующие действия, основываясь на инструментах, людях и месте, доступных вам в тот момент? Наверняка, вы выбрали избежать этого и заняться чем-то другим, особенно если знали, что еще нужно думать о следующих действиях в материалах проекта.      

Польза

Когда ваши следующие действия уже определены и отсортированы по контексту, вы можете двигаться намного быстрее, намного легче и намного синхронизированнее с тем, как вы естественным путем выбираете, чем заняться прежде всего — в соответствии с контекстом. В таком случае поддержка проектов является “парковкой” для будущих действий, которые зависят от чего-то, что должно произойти прежде.

Перевод оригинальной статьи https://gettingthingsdone.com/2020/06/the-gtd-approach-to-linking-next-actions-and-projects/

Listen now

Как ПО для совместной работы компании, в которой вы работаете, соотносится с GTD®?

Программное обеспечение для совместной работы, такое как Slack, G Suite, Microsoft Teams пользуется большим спросом, в то время как компании пытаются справиться с запросами на улучшение командной работы, управление информацией и продуктивность. В этой статье представлены несколько ключевых вопросов, которые помогут вам понять, как разные элементы командного ПО могут оптимально взаимодействовать с вашей надежной системой GTD® для личной продуктивности, усиливая влияние обеих.  

Методология Getting Things Done® помогает бесчисленному количеству занятых людей прояснить желаемые результаты, сделать их конкретными и видимыми, придерживаться ответственности и выполнять необходимые дела. ПО для совместной работы призвано благоприятствовать этим же целям для команд. К сожалению, часто оно создает коллективную видимость их достижения ценой больших затрат для всех участников. Люди пытаются найти и обновить разрозненную информацию, находящуюся на отдельных страницах, в файлах и лентах сообщений. Более того, эта информация редко бывает понятной настолько, чтобы использоваться для достижения результатов и понимания следующих действий, рекомендованных GTD®.      

По итогу необходимо понять, как личная система GTD® может помочь поддерживать четкий фокус в эпоху “изменений цифрового климата”, когда организации все чаще перемещают поток информации из инбоксов имейла в инструменты группового ПО. 

Следующие вопросы, изображенные на инфографике ниже, помогут понять, как на практике собрать воедино кусочки: 

Оптимально ли подходит система для хранения ваших списков и/или календарных записей?

Если это так, то командное ПО может стать частью или всей вашей системой GTD®. Помните, что лучше иметь как можно меньше мест для поиска ответа на вопрос: “Что там дальше в моем календаре?” или “На чем следующем я должен сфокусироваться?”, так же как и для проведения недельного обзора как ключевой GTD® практики. 

Если же командное ПО не удовлетворяет все ваши потребности системы личной продуктивности, подумайте, какое количество повторений вы можете вынести и где пролегает грань между вашей личной системой и групповым ПО. Например, возможности Битрикс24 могут отображать некоторые или все проекты из вашего списка.   

Присылают ли люди информацию, которая потенциально требует от вас действий и которой нигде больше нет?

Если это так, то, по терминологии GTD®, групповое ПО может быть вашим инбоксом. Вам нужно регулярно проверять его для сбора необработанных входящих и создавать четкие результаты и следующие действия в своей системе. Вы можете обрабатывать эту информацию напрямую из групповой системы в свою или, возможно, вы предпочтете иметь промежуточное звено (например, отправить себе имейл или набросать записку и поместить ее в свой физический инбокс).    

Участвуете ли вы во встречах и разговорах, вследствие которых возникают следующие действия или проекты для вас или других?

Опять же, если это так, то это ваш инбокс. Делайте пометки или выделяйте подразумевающие действия обязательства на каждой встрече, затем проясняйте конечный результат и следующие действия в своей системе. И снова, вы можете обрабатывать эту информацию напрямую из групповой системы в свою или, возможно, вы предпочтете иметь промежуточное звено (например, отправить себе имейл или набросать записку и поместить ее в свой физический инбокс).   

Содержит ли система информацию, необходимую для завершения одного или нескольких следующих действий, содержащихся в вашем списке?

Если это так, то она содержит информацию, поддерживающую ваши действия. Вы можете сделать отсылку к этой информации для следующего действия, которое вы определили в одном из своих контекстных списков, подобно тому как вы это делаете с проектами. 

Предоставляет ли команда или команды, к которым вы принадлежите, информацию для совместного использования по конкретным проектам?

Если да, система содержит информацию для поддержки ваших проектов. Вам нужно дать отсылку к этой информации в результатах, которые вы определили в своем списке проектов. Это можно сделать через интеграцию или просто вставить ссылку или сделать заметку (“смотреть такую-то папку на Dropbox”). 

Делаете ли вы структурированные запросы к другим через систему?

Если да, то система отображает информацию для поддержки вашего листа ожидания. Вы можете сослаться на эту информацию в пункте листа ожидания, так же как делаете это для поддержки проектов или следующих действий. 

Содержит ли система информацию, относящуюся к вашим действиям, которые привязаны ко времени?

Если да, то это ваш календарь. Вы можете захотеть найти способ объединить или интегрировать его с другими своими календарями. Отлично, если у вас будет как можно меньше мест, где смотреть, какое следующее событие, и проводить там недельный обзор.   

Проводите ли вы регулярные собрания, для которых вам хотелось бы иметь ситуативную повестку для обсуждения? 

Если вы действительно проводите встречи в командной системе, эти встречи могут сопровождаться составлением повестки в вашей системе GTD®. Собирайте там темы, которые хотите обсудить, когда они появляются, а не пытайтесь брейнштормить прямо перед началом встречи. Так же, как мы уже говорили, все следующие действия, которые появляются вследствие встречи, должны быть как можно скорее внесены в вашу GTD® систему в качестве понятных результатов и следующих действий. 

Предоставляют ли люди общую информацию для совместного пользования, которая требуется время от времени?

Если да, то, по терминологии GTD®, это справочная информация. Она не привязана к конкретному проекту или действию, но может быть полезна при надобности. Договоритесь, как информация маркируется и хранится, и это сохранит ваше время, потраченное на поиски необходимой информации.  

Имея лучшее представление, как соотносятся между собой части вашей личной системы GTD® и командного ПО, используемого в организации, вы сможете понять, как эти две системы могут функционировать наиболее оптимально, и что более важно, как вы можете осмысленно применять их для большей продуктивности.

Перевод оригинальной статьи. Автор Роберт Пик, Next Action Associates

Эта статья доступна на украинском.

Listen now

Книга Дэвида Аллена “Как привести дела в порядок” существует вот уже более 20 лет и она полностью изменила то, как работают и живут люди, занимающиеся умственным трудом. 

Эта система помогает многим людям и командам выполнять наиболее важную работу на ежедневной, ежемесячной, еженедельной и “жизненной” основе. Но что, если бы существовало что-то лучшее, чем GTD®, для повышения продуктивности и одновременного снижения жизненной перегрузки? Что, если существует нечто лучшее и подходящее образу жизни людей, занятых умственным трудом? 

Ладно, вы можете не беспокоиться и не озираться в поисках. Я здесь для того, чтобы рассказать вам, что GTD® — лучшая система продуктивности, потому что ее можно адаптировать к вашему образу жизни, она располагает основополагающими моделями, которые вы сможете использовать в течение всей жизни, и содержит два секретных оружия личной продуктивности.  

1. Изначально ее сложно постичь, но со временем она станет вашей второй натурой.

Одна из основных причин, почему люди бросают GTD®, особенно в самом начале, — им кажется, что требуется слишком много всего.  

“Вы имеете в виду, что я должен выйти и купить машинку для наклейки ярлыков, ящик для хранения документов, стикеры, какое-то приложение для ведения списков и ручки получше?”. Нет, пока вы сами не захотите это сделать. Книга Аллена предлагает некий механизм, чтобы начать, но вы не обязаны это делать, вы можете начать практиковать GTD® с обычным блокнотом и ручкой.  

Вторая вещь, которую предлагает GTD®, — взять два полных дня для сбора и обработки всего происходящего в вашей личной и профессиональной жизни. Помню, как читал это и думал: “Как, черт возьми, это вообще возможно? У меня слишком много работы, и я хочу разобраться с ней прямо сейчас!”.  

Выделив два полных дня, чтобы вычистить и привести в порядок свою жизнь, вы сможете начать собирать и обрабатывать все по ходу. И это будет прекрасно.  

Идея следующих действий и проектов может быть чуждой для кого-то, кто в прошлом использовал ежедневные списки для завершения дел. Некоторых людей такое количество списков и пунктов в них приводит в ступор и замешательство.   По большей части это происходит из-за нехватки полноценных недельных обзоров. Когда вы подписываетесь на GTD®, собираете и организовываете дела в правильных списках и затем систематически делаете обзор, замешательство исчезает.  

Понимание и использование GTD® требует времени и практики. Однако через некоторое время она становится второй натурой практикующего. Это происходит только с помощью моделей, созданных Алленом. 

2. Это многофункциональная креативная модель со всеми основополагающими подходами. 

Некоторые люди думают, что Аллен “создал” идеи, лежащие в основе GTD®. На самом деле это не так. В чем мы можем отдать ему должное, так это в определении вещей, которые делают занятые люди, чтобы достигать большего с меньшими усилиями и стрессом. Он собрал эти принципы вместе и создал модель продуктивности. Вместо того чтобы делать то, что делали многие гуру продуктивности до него, Аллен решил, что подход к работе снизу вверх — это самый быстрый способ стать более продуктивным как можно скорее. После “расчистки основания” с помощью следующих действий и определения проектов становится легче распознать ваши большие жизненные цели и что из себя представляет ваша жизнь. Затем вы модифицируете свои проекты в соответствии с этими целями.   

Аллен дал нам Пять шагов рабочего процесса (сбор, обработка, организация, обзор, выполнение), Модель естественного планирования для создания и продвижения проектов, правило 2 минут и много других вещей, которые можно использовать, чтобы привести дела в порядок.  

Эти идеи существовали всегда, просто Аллен был достаточно смышленым и креативным, чтобы собрать их вместе и красиво упаковать. Модель GTD® помогла сделать из них наилучшую модель продуктивности, потому что в ней всегда можно спуститься на самый “низ”, чтобы снова вернуться в состояние потока в работе и жизни.     

3. Альтернативам GTD® всегда чего-то не хватает.  

Есть несколько альтернатив GTD®, например, Master Your Workday Now (или One Minute Todo List), GSD, Getting Results the Agile Way, ZTD и другие. Но дело в том, что практически все из них либо заимствуют что-то из модели Аллена, либо не охватывают большую картину работы и жизни, позволяя многим важным вещам проваливаться в небытие.  

Я испробовал большинство из этих альтернатив (хоть и не в течение слишком длительного времени) и у меня всегда было чувство, будто чего-то не хватает. Не хватало целостной системы, которую предлагает GTD® и которой нет у ее альтернатив. Например, Getting Results the Agile Way очень интересная система, но если присмотреться получше, то становится ясно, что она по большей части основывается на ключевых принципах GTD®. Agile Results добавляет еще один уровень, где нужно удостовериться, что вы достигаете результатов в течение недели. На самом деле, это модификация недельного обзора по GTD®.  

Итак, похоже, что альтернативы GTD® — это всего лишь измененные версии системы Аллена, а не совершенно отличающиеся идеи, как разобраться со своей работой. Да, для кого-то они могут работать, но мы видим, что без GTD® большинство этих систем не существовали бы в своем нынешнем виде. GTD® является своего рода стержнем систем продуктивности. 

4. GTD охватывает жизнь и работу. 

Для GTD® неважно, профессиональная или личная ваша работа. В разрезе системы это все работа. Конечно, вы можете отделить рабочие задачи и проекты от домашних, но вы не должны это делать, если не хотите. Это все занимает одинаковый объем “физической оперативной памяти“ в нашем мозге, поэтому ко всему можно относиться как к работе — от “подготовить отчет” до “купить лакомства для собак”. По стандартам GTD®, это все работа.  

5. GTD приближает вас к действиям. 

Помните, я говорил вам, что есть два секрета, которые делают GTD® лучшей существующей системой продуктивности? Эти секреты — процесс сбора и идея следующего действия. 

Одна из наибольших проблем, которые GTD® пытается решить, — это наличие слишком большого количества “зияющих дыр” у всех работающих людей. Дыры — это в основном все те вещи, которые мы сами себе пообещали сделать, но каким-то образом потеряли контроль над ними (кроме как в нашем ненадежном мозге). Наличие слишком большого количества дыр одновременно, которые не собраны в надежной системе, повышает уровень стресса. Наш мозг начинает паниковать, и все валится.  

Сбор — ключ к тому, чтобы оставаться в здравом уме. 

Начните, собирайте. Сбор позволяет практикующему GTD® закрыть все дыры в жизни путем их записывания и хранения вне головы. Это начало пути к состоянию “разум как вода” и ослаблению стресса по отношению ко всем вещам, которые вы долго держали в голове.    

Определение следующего действия по любому проекту — это второй секрет GTD. 

Возможность увидеть, какое точное следующее физическое действие предстоит, позволяет нам сделать первый шаг в реализации проекта любого масштаба. Проблема множества застопорившихся или еще не завершенных проектов в том, что они не были продуманы и не было определено следующее физическое действие, которое бы обеспечило движение проекта.  

Когда я начал определять следующее физическое действие, я был удивлен, увидев, как быстро я смог сдвинуть с места застопорившийся проект, независимо от того, насколько на самом деле было малым следующее действие. Вещей вроде “позвонить Бобу и узнать имя и номер его ассистента” достаточно, чтобы дать искру для старта большого проекта наподобие “Оформить ООО”.      

Сбор и следующие действия — секреты, почему GTD® является лучшей системой продуктивности.

Заключение

Если вы постигнете большинство аспектов GTD®, вы почувствуете облегчение в работе и жизни, которого не ощущали раньше. 

GTD® — лучшая система продуктивности, потому что она охватывает очень широкий спектр вариантов использования, она проста и сложна настолько, чтобы поддерживать как личную систему, так и большие рабочие проекты.    

Подход GTD® к продуктивности снизу вверх помогает завершить создающие стресс дела и таким образом получить энергию для ответа на вопрос: “Какова цель моей жизни?”. Он помогает отслеживать еженедельный прогресс и эффективно планировать будущее.  

Идеи сбора и следующего действия вы можете использовать для того, чтобы моментально закрывать дыры и двигать замершие проекты вперед.   

Даже несмотря на то что GTD® существует уже много лет, она до сих пор подтверждает звание лучшей системы продуктивности, которой располагают люди умственного труда.

Перевод оригинальной статьи https://www.lifehack.org/articles/productivity/why-getting-things-done-is-the-best-productivity-system.html