Найкращі практики роботи з електронною поштою для команд - Getting Things Done© Ukraine

Найкращі практики роботи з електронною поштою для команд

Одного разу клієнт попросив у мене рекомендацій про найкращі практики імейл-комунікації, щоб використовувати їх у роботі зі своєю командою, розкиданою по всьому світу. Вони вже вивчили, як спустошувати “Вхідні” в нуль, але їх продуктивність зводилась нанівець величезним обсягом нерезультативної електронної пошти, що курсує по компанії.

Наступні рекомендації народилися із загальних практик, які ми використовуємо в David Allen Company з нашими власними співробітниками. І я хочу поділитися ними зі спільнотою GTD.

Доречне використання

Зіставте повідомлення із найбільш доречним способом комунікації. Усвідомлюйте, коли електронна пошта є не найкращим засобом. Трапляється, що зустріч віч-на-віч краще, ніж ланцюжок незрозумілих і емоційних листів, що курсують взад-вперед. Те, що якась тема вперше була піднята в листуванні, не означає, що вона повинна там і залишитися. Водночас, проведення деяких зустрічей раціональніше замінити листуванням, якщо ви впевнені, що люди регулярно обробляють свої “Вхідні” в нуль.

“Кому:” (To: ) замість “Копія:” (Cc: )

Будьте розбірливі, використовуючи поле “Кому:” замість поля “Копія:”. Чому? Ви отримували коли-небудь лист, з якого неясно, від кого очікується дія, тому що в полі “Кому:” знаходяться всі? Ми призначаємо поле “Кому” тому, хто відповідальний за дію (це можуть бути і кілька людей). Поле “Копія:” — просто для інформування людей, без очікування, що вони виконають якусь дію з листа, окрім того, що отримають його. Особисто я виявила, що набагато більш усвідомлено ставлюся до того, що прошу і від кого, коли чітко позначаю, за ким дія, а хто повинен бути просто проінформований. І я ціную, коли люди чинять так само у відповідь. Я все одно опрацюю цей лист при очищенні “Вхідних”, але мені буде зрозуміло, що від мене не вимагається дія у відповідь.

Тема листа

Використовуйте гранично зрозумілу тему листа, яка чітко описує предмет обговорення. Впевнена, бувало, що ви побіжно терміново переглядали пошту (зокрема з мобільного телефону) і були раді наявності зрозумілих тем листів (замість “подивися” або “апдейт”). Також не бійтеся змінювати тему листа, якщо головне питання змінилося і ви хочете більше ясності, про що цей ланцюжок листів. Те, що почалося як “подивися”, може перетворитися на “бюджет III кв.” — змініть тему листа, щоб відобразити це. Ще одна хитрість для теми листа — використовувати шифр, щоб позначити кінець повідомлення, коли це доречно. Такий шифр (наприклад, скорочення КП для “кінець повідомлення”) може бути корисний, коли вам потрібно просто коротко відповісти і можна це зробити в темі листа. Наприклад, для короткої відповіді-підтвердження на кшталт “дякую” або “в процесі” просто додайте в поле теми листа після тексту шифр, що позначає кінець повідомлення. Для одержувача це означає, що все, що йому потрібно знати, знаходиться в темі листа, і він може обробити його, грунтуючись на тому, що бачить в темі листа, не відкриваючи його. Наприклад: “Re: Залив дані по II кв. в базу. — Дякую! Отримав. КП”.

“Відповісти всім”

Утримуйтеся від того, щоб просто квапливо клікнути “Відповісти всім”, якщо не всім потрібно отримати вашу відповідь. Багато клієнтів розповідають, що, схоже, їх співробітники використовують функцію “Відповісти всім”, тому що це швидко і просто, а не тому, що це продуктивно. Водночас, якщо ви надсилаєте листи певним групам, зупиніться, щоб подумати, чи всі у цій групі дійсно повинні отримати цей лист. Чи співвідносяться їх ролі в компанії з вашою інформацією? Якщо ви не впевнені, запитайте їх. Гарантую, вони будуть вдячні, якщо їх запитають і тим самим допоможуть їм з керуванням електронною поштою. Ще один спосіб уникати відповіді всім — використовувати за необхідності поле “Прихована копія” для всіх одержувачів. Таким чином відповідь отримає лише відправник.

Терміни відповіді

Які у вас узгоджені терміни відповіді для внутрішньої і зовнішньої комунікації? Якщо вони ніколи не були визначені, то велика ймовірність, що ті, хто думають, що мається на увазі “ASAP”, обурені діями і порушенням домовленостей тими, хто думає, що мається на увазі “коли я доберуся до цього”. А ті, хто “коли я доберуся до цього”, відчувають роздратування на “ASAP”-ів, які запитують їх у коридорах: “Ти отримав мого листа?”.

У нас у David Allen Company є правило відповідати протягом двох робочих днів на всю внутрішню комунікацію. І важливо зазначити, що відповідь не означає виконання дії. Вона може бути просто підтвердженням, що робота в процесі і одержувач може розслабитися з цього приводу. Правило двох робочих днів працює для нас. У вашій організації може бути коротший або довший термін. Головне не терміни, а чітка домовленість, коли всім зрозуміло, які правила гри.

Сподіваюся, ці найкращі практики будуть корисними для вас. Рекомендую вам поділитися цими ідеями з вашою командою і організацією. Проведіть здорові дебати про них! І адаптуйте, щоб вони стали “вашими”.

Переклад оригінальної статті. Автор Келлі Форрістера, старший коуч і тренер GTD

LIVE воркшоп "Основи"23-26 листопада 2021