Blog Archive - Getting Things Done© Ukraine

Blog

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

GTD® для команд

GTD® для команд.

 

Люди, які тільки починають знайомство з методикою управління справами і життям Getting Things Done® (GTD®) або ті, хто цікавляться, чи застосовна вона до роботи організацій, постійно ставлять одне і те саме питання: чи працює GTD® для команд? Перше знайомство з методикою фокусується в основному на принципах самоорганізації і оптимальних інструментах для індивідуального використання. Тому виникає нерозуміння, як зв’язати персональну продуктивність з успішністю всієї команди.

 

Насправді методи GTD® рівною мірою застосовні до команд і навіть до цілих організацій. П’ять кроків — збір, з’ясування, організація, огляд, виконання — це саме те, що роблять успішні команди для утримання контролю і фокусу над справами.

 

Ділюся з вами ключовими думками з цієї теми, які обговорювалися на внутрішньому всесвітньому порталі сертифікованих партнерів і тренерів GTD®.

 

Що роблять найкращі команди?

  • Системно розпізнають, що потребує уваги всієї команди (збір).
  • Визначають, на чому повинна концентруватися команда для отримання успішних результатів (з’ясування).
  • Мають чіткий перелік проектів і дій із зазначенням відповідальних за них людей (організація).
  • Проводять огляд проектів для розуміння реального стану справ команди і фокусування на актуальному (огляд).
  • Усі члени команди несуть відповідальність за виконання необхідних дій за своїми особистими завданням (виконання). 

 

Чим відрізняється застосування GTD® командами у порівнянні з індивідуальним використанням?

  • Команді потрібен Owner. Це очевидно при індивідуальному використанні, коли працюють на себе, але не завжди для команд.
  • Команді потрібна чітка мета. Саме мета робить вас командою, і саме її відсутність створює напругу у визначенні результатів роботи. При індивідуальному застосуванні GTD® початковий фокус — отримати операційний контроль над усім, що потрапляє до поля зору. А прояснення мети стає додатковою цінністю.
  • Команда не обов’язково повинна визначати наступні дії за своїми завданнями і проектами до того, як по них будуть призначені відповідальні особи. Індивідуальний же користувач повинен визначити свої наступні дії для всього, що знаходиться в зоні його уваги або призначено для нього командою, щоб завершити розумовий процес і отримати ясність.

 

Роботу команди роблять люди. Так само як ви не можете зробити проект без вчинення дій, що ведуть до результату, так само і команда не може зробити що-небудь як команда без людей, залучених до вчинення необхідних дій. Тобто, якщо в команді знаходяться люди, навчені GTD®, загальний рівень ефективності команди суттєво підвищується. І особливо, якщо GTD® освоїв лідер команди і може керувати контролем і фокусом команди найбільш ефективно.

 

Чи можете ви навчити команду читати? Ні. Але чи потрібні команді люди, які вміють читати? Звісно. Чи можете ви навчити команду GTD®? Команда як група може знати про оптимальні методи збору, з’ясування, організації, огляду і виконання і застосовувати їх деякою мірою. Але якщо хто-небудь із членів команди не інтегрує в свою роботу методи GTD®, страждати буде вся команда. До речі, team building часто проводиться для того, щоб спробувати залатати факапи окремих людей, які не приділяють велику увагу самоорганізації.

Надлишок листів і зустрічей часто стає лихом для “бойового” духу та узгодженості команди. Неоптимальна організація роботи стимулює ще більшу кількість зустрічей і листів. І ніщо з цього не вирішує проблеми, а лише “вбиває” час, енергію і моральний настрій. Команда людей, навчених GTD®, залишається сфокусованою на результатах і діях як на зустрічах, так і в процесі комунікації.

 

Open spaces, хоч і створені з кращих спонукань, часто є вкрай непродуктивними просторами. Люди використовують фізичну доступність інших як спосіб уникнути чіткої і продуманої комунікації в системі, а також легко відволікають людей і відволікаються самі від реальної роботи. У open spaces в стилі GTD® люди працюють швидко і тихо в невимушеній і комфортабельній атмосфері.

 

Командна робота може бути феноменальною у своїй продуктивності. Коли дві або більше голови збираються разом, стільки всього крутого може народитися! І чим чіткіше мислить і повністю присутній на зустрічах кожен член команди, тим більша ймовірність, що разом вони досягнуть більшого. Однак команда сама по собі не робить людей чіткими і присутніми. Це робить GTD®.

 

Популярність GTD® зростає пропорційно збільшенню інтересу до Six Sigma, Kanban, Lean, Agile, Scrum і подібних проджект-менеджмент і організаційних систем. Авторитетний Маніфест Agile був опублікований через місяць після того, як вийшло перше видання книги “Як привести справи до ладу” (лютий 2001). У той час як ці методики значно покращують процеси і результати організацій, GTD® забезпечує фінальний шматочок пазла для їх успішного впровадження, оснащуючи людей оптимальними техніками, необхідними для проведення змін — інтеграції нової інформації, переформатування діяльності, сфокусованості.

 

Усі, з ким ми співпрацюємо і хто має значний досвід роботи з будь-якою з цих методик, стверджують, що GTD® цілком їм відповідає і активізує їх впровадження.

Провідний дослідник і сертифікатор у цих нових підходах організації роботи охарактеризував GTD® як “Lean для мозку”. Так і є, ніякого “вбивання” часу.

 

Технічний бік командної роботи з GTD®

Для сприяння командній роботі та командній продуктивності були розроблені численні програми. Починаючи від CRM систем (наприклад, Salesforce) і закінчуючи спільним управлінням проектами, діями і звітністю (наприклад, Asana). Вони можуть бути дуже функціональними доти, поки існують чіткі інструкції щодо їх використання та всі учасники їм слідують. Однак ці системи стають проблемою, коли структура організації настільки гнучка, що інструкції інтерпретуються вільно, а правила використання не дотримуються суворо. Якщо такі додатки використовуються і очікується участь кожного члена команди, GTD® сильно полегшує всім учасникам процес визначення, наскільки вони можуть довіряти груповому ПЗ в плані отримання нагадувань по проектах і діях і наскільки вони повинні при цьому продовжувати відслідковувати дії в своїх персональних системах.

 

Подібно до того, як team building намагається посилити командну продуктивність, однак не справляється з виправленням індивідуальних дій членів команди, впровадження командного ПЗ найчастіше не підвищує командну продуктивність і навіть заважає їй.

 

ПЗ працює, коли інформація на вході чітка, своєчасна і повна, а інструкції використання добре прописані та приведені у виконання. Викликами тут можуть стати: 1) визначення, кому належать результати; 2) розуміння усіма учасниками відповідальності за належну взаємодію з системою; 3) проведення огляду вмісту в разі потреби потрібними людьми у потрібний час; 4) довіра всіх учасників системі та процесу її використання. Якщо всі члени команди практикують GTD®, можна бути впевненими, що це відбудеться. 

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Як керівнику продуктивно взаємодіяти зі своїм асистентом?

Девід Аллен

Як керівнику продуктивно взаємодіяти зі своїм асистентом?

 

З огляду на наявний досвід спільної роботи, вподобання в стилі роботи та індивідуальні риси особистостей з обох сторін, кожна взаємодія керівника і асистента буде унікальною. Проте, мета залишається єдиною — ефективне і продуктивне використання часу один одного. Поділюся з вами трьома базовими принципами, які допоможуть цієї мети досягти.

 

Першим фактором продуктивної роботи з будь-ким, і особливо з асистентом, є чітко визначений і стабільно підтримуваний порядок взаємодії. Незалежно від того, наскільки хороший і надійний ваш асистент, має бути по-справжньому чітко визначено, за ким із вас — вами чи ним/нею — виконання наступної дії у конкретному питанні, на чиєму боці м’яч. Приклад одного з найбільших джерел фрустрації — це нестача бездоганної ясності, асистент чи бос виконує наступну дію для організації поїздки. “Але я думав, що ти зробиш це!”. Знайомо? Підтримка особистої самоорганізації керівника стає особливо важливою, коли поруч є людина, що залежить від вашої комунікації, і якій ви можете переадресувати завдання. Кожен раз переконуйтеся, що будь-яка комунікація з будь-якого питання, проекту або завдання закінчується дуже конкретним запитанням: який наступний крок і хто це робить?

 

Набагато легше управляти взаємодією, коли комунікації відбуваються на папері, електронною або голосовою поштою. Зберігання вхідних повідомлень може стати кошмаром, якщо ви їх не контролюєте. Однак якщо ви обробляєте їх належним чином, це дозволяє комунікації відбуватися без присутності іншої людини і у вашому власному ритмі. До того ж фізичний або електронний носій інформації служить тригером або нагадуванням про необхідні дії. В цьому разі у вас є можливість вивантажувати інформацію, ставити питання і переадресовувати проекти або завдання одразу, щойно вони у вас з’явилися. Чим вищий рівень вашого віртуального спілкування, тим більш продуктивними будете і ви, і асистент.  

 

Другий принцип, який дозволяє поліпшити основні недоліки офісної продуктивності — це можливість працювати безперервно. Якщо бос безладно перериває асистента за будь-якої потреби або спалої думки, асистент витрачає вдвічі більше часу на завершення задачі, а його увага стає фрагментарною, що в підсумку не найкращим чином позначається на психіці. Переривання співробітників може мати місце у виняткових випадках, коли негайна комунікація дійсно необхідна. Якщо ви надасте їм таку можливість, вони будуть робити набагато більше за менший час. Коли у вас виникне питання для особистого обговорення, запишіть його в порядок денний або в список для щоденної або щотижневої зустрічі. Такі зустрічі потрібні, щоб зберігати взаємодію чіткою, вирішувати чутливі питання і перебудовуватися відповідно до змін у загальній стратегії. 

 

Третій фактор — припиніть використовувати асистентів для сортування вхідної пошти та дзвінків, за винятком хіба що таких простих, як “потрібен підпис”. У скромній спробі підвищити продуктивність асистентові доводиться розглядати, оцінювати і намагатися організувати вхідні, а в підсумку керівник в будь-якому разі хоче або повинен робити той самий аналіз, оцінку та організацію, коли все потрапляє до нього. Керівник повинен сам уміти обробляти вхідні, щоб потім не розбирати чужі комбінації того, що потрібно прочитати, переглянути, передзвонити. Якщо ваш асистент вміє і знає, як читати, аналізувати і поводитися із вхідними, не звертаючись до вас — вам фантастично пощастило. І в цьому разі ви напевно захочете максимізувати його здатність і повноваження робити це. Але якщо керівник все одно повинен за цим наглядати, візьміть вхідні на себе, не дублюйте зусилля. Зрозуміло, цьому є виключення. Наприклад, якщо дзвінків, за якими потрібен зворотній зв’язок, занадто багато, асистент може впорядкувати їх у категорії “Дзвінки клієнтам”, “Внутрішні дзвінки”, “Особисті дзвінки”.

 

Цікаво, що чим більше доброзичливий керівник до асистента в професійному плані, тим більше він використовує його для управління проектами замість простої секретарської роботи. Чим більше керівник здатен керувати власною простою, рутинною комунікацією, тим більше він може задіяти помічника для задач вищого рівня і тим самим зменшити тиск своїх зобов’язань. Якщо ви досі друкуєте двома пальцями і в цілому не надто підковані у комп’ютерній грамоті, підвищення швидкості набору, знання клавіатури та основ ПО значно поліпшать комунікацію і спільну продуктивність у вашій команді. Якщо ж ви мобільні і використовуєте нові технології, переконайтеся, що ваш асистент рівною мірою дружить з комп’ютерами і технологіями.

 

І наостанок, найочевидніший і водночас найбільш ігнорований спосіб з’ясувати, як найкраще взаємодіяти з вашим асистентом, — це запитати у нього. Влаштуйте спеціальну зустріч з єдиною метою — переглянути умови вашої взаємодії — і просто запитайте: що з того, що ми робимо, реально працює? Що ми робимо, що не працює настільки добре, як могло би? Як ми можемо поліпшити це? Що ми робимо, чого взагалі не повинні робити? Регулярно переглядайте процес вашої співпраці, оскільки умови змінюються, і те, що працювало вчора, сьогодні може бути вже застарілим і неефективним.

 

І якщо ви дійсно хочете мати хорошого асистента і взаємодіяти з ним найкращим чином, покажіть йому або їй, наскільки вони потрібні й цінні. Особливо, коли їм це знати зовсім необов’язково.

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

10 лайфгаків, як фрілансеру привести справи до ладу

10 лайфгаків, як фрілансеру привести справи до ладу

За матеріалами статті на сайті facilethings.com

 

Робота з дому може бути викликом і вимагати великої цілеспрямованості, аби залишатися сфокусованим і виконувати завдання без відчуття тиску, яке супроводжує співробітників офісів. Робота на фрілансі може давати сильне почуття свободи і можливість працювати за власним графіком, але потрібно знайти спосіб, як залишатися продуктивним і старанно працювати для досягнення своїх цілей.

Управління справами може стати викликом, якщо ви не звикли працювати у такий спосіб, і може позначитися на вашій продуктивності та відносинах з клієнтами. Ось кілька найбільш ефективних рекомендацій, які допоможуть з цим впоратися і бути сфокусованим на виконанні своїх зобов’язань фрілансера.  

 

1.Складіть робочий розклад

Мабуть, найважливіше, що допоможе вам кожного дня бути продуктивним, це щодня працювати у певні години. Залежно від ваших дедлайнів і зобов’язань, ви повинні обов’язково спланувати робочий час і у вихідні теж. Це потрібно, щоб знати, коли можна планувати інші активності та справи, окрім роботи.

 

2. Визначте своє робоче місце

Мати місце, де ви зможете працювати не відволікаючись, також одна з найважливіших умов продуктивності. Якщо ви хочете виконувати свої зобов’язання, вам необхідні власний стіл і простір, де інші люди не будуть відволікати вас, коли ви виконуєте важливу роботу.

 

3. Розставте пріоритети

Всі хочуть знати, як справлятися зі справами швидше, але ніхто не хоче приділяти час розстановці пріоритетів. Якщо ви починаєте працювати над чимось менш важливим у порівнянні з іншими своїми завданнями, то не встигнете виконати вчасно те, що дійсно важливо, і це обов’язково позначиться на вашій роботі й на тому, наскільки надійним ви виглядаєте в очах клієнтів. Упорядкування завдань з урахуванням їх важливості, складності та дедлайнів допоможе спростити ваш робочий графік і попередити виникнення проблем. 

 

4. Ставте цілі, які можна виміряти

Якщо ви хочете працювати з більшою кількістю клієнтів або менше прокрастинувати, постановка цілей по кожній задачі, виконання якої ви хочете досягти, допоможе залишатися активним і продуктивним. Ваші цілі мають бути вимірними і досяжними, так щоб ви завжди знали, наскільки просунулися відтоді, як востаннє відстежували свій прогрес.

 

5. Відкоригуйте свій список справ

Навіть якщо у вас є певний набір зобов’язань, які ви повинні виконувати щотижня, вам все одно потрібно обміркувати свій список справ і переконатися, що все йде за планом. Іноді терміни виконання завдань можуть змінюватися або клієнт може попросити про виконання додаткової роботи. Тому ви маєте бути готові робити коригування та бути гнучким щодо роботи. Якщо ви будете вносити правки до свого списку зобов’язань, то будете знаходити час для всього і навчитеся, як управляти справами, навіть якщо ваш початковий план змінився.

 

6. Використовуйте додаток для підвищення продуктивності

Якщо ви хочете навчитися приводити справи до ладу без зайвих витрат часу і зусиль, додатки для підвищення продуктивності можуть стати вашими новими найкращими друзями. Чи хочете ви припинити користуватися телефоном під час роботи або хочете відслідковувати, скільки вам вдається зробити протягом кожного робочого дня, є маса програм, які можна випробувати і використовувати залежно від ваших потреб. Наприклад, Forest — класний додаток, який допомагає залишатися сконцентрованим і продуктивним і не використовувати телефон під час роботи. І одночасно з цим в ньому ви можете вирощувати симпатичні дерева і кущі і навіть посадити справжнє дерево, якщо наберете достатньо очок.

 

7. Приберіть все, що вас відволікає

Позбавитися відволікаючих чинників означає, що вам потрібен час, щоб спланувати свою роботу і впевнитися у відсутності в кімнаті будь-чого, що може вас відволікти. Буде це телефон або щось інше, що захоплює вашу увагу, ви повинні залишити це в іншій кімнаті або принаймні на беззвучному режимі. На додаток, ви повинні бути подалі від вхідних дверей і, по можливості, від галасливої ​​вулиці, щоб спокійно працювати. Якщо ви живете з іншими людьми, проінформуйте їх про свої робочі години, щоб вас не турбували.

 

8. Робіть перерви якомога частіше

Робити перерви під час роботи дуже важливо, особливо якщо ви хочете залишатися продуктивним увесь день. Якщо ви дасте своєму мозку трохи часу розслабитися і подумати про щось інше, це піде вам на користь. Важливо лише пам’ятати одну річ: стежити за тим, щоб перерви не виходили за межі відведеного для них часу. Дуже легко розтягнути перерву надовго, але потім ви будете шукати час для виконання важливих завдань.

 

9. Спіть достатньо

Ще одна важлива річ, про яку ви повинні пам’ятати: щоб бути продуктивним, ви маєте добре відпочивати. Щодня висипатися має бути одним із пріоритетів фрілансера. Ви будете набагато більше мотивовані добре попрацювати, якщо вам вдасться бути бадьорим увесь день. Сон допомагає нашому мозку перезавантажуватися вночі. Ви відчуєте, що чим краще відпочили, тим менше стресу відчуваєте. Чіткий розпорядок сну і його дотримання створять вам велику користь.

 

10. Завжди винагороджуйте себе

Останнє, але не менш важливе — завжди винагороджуйте себе за завершення великої справи. Якщо ви привчите себе до ідеї старанної роботи за гарну винагороду, це дозволить вам дивитися на роботу в більш позитивному ключі й може мотивувати вас на виконання навіть найбільш пересічних завдань. Хочете ви заохотити себе смачною вечерею, новим одягом чи поїздкою за кордон, ви маєте розглядати кожне зобов’язання як можливість довести собі, що ви впораєтеся із ним, щоби в майбутньому насолодитися чимось більш приємним.

 

Працюйте старанно і розумно

Ви можете думати, що працювати якомога більше годин — це єдиний спосіб бути успішним фрілансером. Однак важливо пам’ятати, що бути організованим і вчасно виконувати свої зобов’язання важливіше, ніж те, наскільки старанно або швидко ви працюєте. Ці рекомендації для фрілансерів допоможуть вам управлятися зі справами, залишатися сфокусованим і стати найкращою версією себе. 

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Найважливіше, з чого варто почати GTD® практику

Найважливіше, з чого варто почати GTD® практику

 

Люди по всьому світу дізнаються про методологію Getting Things Done®, і мене часто запитують: з чого почати? Хтось прочитав книгу або відвідав тренінг, почув в подкасті або від когось, надихнувся, і йому не терпиться спробувати. Але оскільки в GTD® підході є кілька аспектів і елементів, люди трохи губляться, з чого почати. Це питання також виникає у тих, хто вже застосовує методику, але випав зі своєї GTD® практики. Вони вже відчули переваги продуктивності без стресу, але щось пішло не так, і їх знову занесло в плутанину і перевантаженість. Як же ж тепер повернутися?

 

Для всіх і кожного, хто опинився серед початківців або випали з процесу, в мене є дуже жорсткий і конкретний спосіб, який треба використовувати всім без винятку. Якщо ви це зробите, успіх вам гарантований. Якщо ні, що ж … бажаю успіхів.

 

Так з чого ж конкретно ви повинні почати? (Чекайте-чекайте, це буде складно …)

З чого завгодно.

 

Так, з чого завгодно. Будь який виконаний обсяг або елемент GTD® підходу дасть вам, як мінімум, трохи більше ясності, сконцентрованості і контролю. І дуже ймовірно, що як тільки ви щось виконаєте, відбудеться ефект відображення і пошириться на інші частини. Це цілісна модель – будь-яка частина може бути виконана, і вона доповнить всю структуру.

 

Просто випишіть те, що сидить у вас в голові. Або вирішіть, якою буде наступна дія в будь-якій справі, яка має рухатися. Очистіть робочий стіл. Дозвольте собі пофантазувати, де і як ви хотіли б бути через п’ять років. Будь-яка з цих дій (або сотні інших) може зарядити вас на виконання якихось наступних кроків.

 

Ще однією гарною стартовою точкою буде прочитати другу частину книги “Як упорядкувати справи”, яка служить практичним посібником, як крок за кроком втілити GTD® в життя. Звичайно, ви можете найняти сертифікованого тренера з David Allen Academy, який зробить те ж саме (онлайн або при особистій зустрічі), буде поруч з вами як додатковий імпульс і буде супроводжувати вас протягом усього процесу (як персональний тренер в спортзалі).

 

Однак якщо жодна з цих опцій вам зараз не підходить, нижче я перерахував кілька кращих прийомів, з яких можна почати. Я використовував їх багато разів як для себе, так і для своїх клієнтів і друзів. Тут немає ніякої небезпеки – нічого з GTD® не нагадує прогулянку по краю прірви. Це все добрі справи. Вибирайте.

 

Випишіть, що у вас в голові. Це очевидно, якщо ви знайомі з GTD® в загальному плані. Але для початківців і навіть досвідчених практиків це повторювана пісня: вивантажуйте! Навіть якщо ви витратите всього три хвилини і занотуєте найважливіші речі, що крутяться у вас в голові, ви вже молодець.

 

Почистіть шухляду свого столу. Я не шуткую. Це один з кращих методів терапії в світі для повернення в нормальний психологічний стан. І якщо тільки ви не переїхали на нове місце проживання цього ранку, у вас завжди знайдеться ящик для чищення.

 

Застосуйте новий інструмент. Новий блокнот, пір’яна ручка або кулькова ручка, що гарно пише, новий по-справжньому продуктивний додаток, шредер, пристрій для наклейки ярликів, лоток для вхідних, пластикові папки або конверти … все, що завгодно, що сприяє кращому збору і організації. В цьому відношенні хороші іграшки можуть бути чарівними.

 

Візьміться за один завал. Напевно у вас є хоча б одна нерозібрана купа в якійсь із життєвих сфер, яка вводить вас в ступор, але ви знаєте, що в ній є речі, які повинні бути відсортовані і впорядковані. Щось викинути, щось заархівувати, щось відібрати для наступних дій або проектів.

 

Видаліть одну папку в електронній пошті. Зазвичай, у вас є як мінімум одна неактуальна папка, від якої ви можете позбутися.

 

Почистіть архів. Подібно завалу, але більш прицільно, це може стати великим проривом в упорядкуванні ваших справ. Все, що знаходиться в ваших ящиках і архівах (в тому числі електронних), відноситься до певного часу. Але час змінює значення більшості речей. Мотлох накопичується довільно, але він не самознищується.

 

Зробіть двохвилинний огляд. Встаньте і пройдіться по офісу або будинку, вишукуючи, що потребує дії і до чого можна застосувати правило 2 хвилин. Поміняйте лампочку. Подкрутіть що потрібно викруткою. Налаштуйте офісний стілець. Поправте картину на стіні. Поставте ці черевики туди, де їм місце.

 

Визначте і застосуйте наступну дію до однієї нової класної речі. Дослідити місце для відпустки, зайнятися креативним хобі, організувати особливу подію.

 

Все це (і багато більше) в будь-якому випадку стане частиною повної імплементації GTD®. І якщо виконання будь-яких подібних дій починає живити вашу продуктивність, буде розумним направити цю енергію на якийсь наступний рівень вашої практики збирання, з’ясування, організації, огляду і виконання. Ми всі повинні бути впевнені, що достатньо знизили планку, щоб приступити до чого-небудь. Потім ми святкуємо легку перемогу і рухаємося далі до великих перемог.

 

“Немає такого поняття як складна робота, крім тієї, яку ви вирішили не починати”.

Шарль Бодлер

 

Девід Аллен

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Співпраця з агроіндустріальним холдингом “Миронівський хлібопродукт”

 

Раді повідомити про початок співпраці з агроіндустріальним холдингом “Миронівський хлібопродукт”. 5-7 жовтня провели навчання співробітників компанії основам GTD.

Окрім знайомства з пятьма кроками методології, налаштували персональну GTD систему співробітників з урахуванням обраного компанією підходу до організації робочих процесів.

Корпоративний формат навчання — це завжди індивідуальний підхід та налаштування системи відповідно до бачення і технічних особливостей замовника. 

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Тренінг 12-13 вересня 2020

12-13 вересня в CEO Club пройшов черговий тренінг першого рівня GTD® “Основи”.

Ми раді вітати 20 нових GTD® випускників. Цього разу з нами були топ-менеджери таких компаній, як “Метінвест-Шиппінг”, ПСГ “Ковальська”, Фонд Олени Пінчук, IDS Borjomi, Pfizer.

Головні інсайти учасників:

  • Для запуску проекту досить визначити одну наступну дію
  • Використовувати дієслова для формулювання наступної дії
  • Правильно організований Inbox знижує рівень стресу вдвічі
  • Не потрібно ділити життя на дім таі роботу, це комплексна система
  • Принципи GTD® можуть бути застосовані до всього життя в цілому

 

Всі учасники групи протягом 17 тижнів будуть отримувати підтримку щодо впровадження своєї GTD® системи.

Наступний тренінг “Основи” відбудеться 17-18 жовтня 2020 року.

Реєстрація

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Наукове підтвердження принципів GTD®

Наукове підтвердження принципів GTD®

за матеріалами статті на сайті facilethings.com

 

Напевно ви знаєте, що книга Девіда Аллена “Як впорядкувати справи”, яка вийшла в 2001 році, стала посібником з особистої продуктивності для сотень тисяч послідовників. Величезний успіх цього методу обумовлений тим, що його застосували і підтвердили на особистому досвіді маса прихильників.

Це не минуще захоплення. У 2008 році дослідники з Брюссельського вільного університету Франсіс Хайліген і Клемен Відаль опублікували есе, в якому вперше описали наукову основу, яка підкріплює рекомендації GTD®. У цій статті викладено саммарі і наукова інтерпретація інновацій, які пропонує GTD® в порівнянні з попередніми методиками тайм-менеджменту.

 

  1. Використання зовнішньої пам’яті.

Один з базових принципів GTD® – збирати все, що потребує нашої уваги, де-завгодно, але не в голові (блокнот, файл, комп’ютер і т.д.).

Наша пам’ять, як короткострокова, так і довгострокова, має значні обмеження, тому не рекомендується покладатися на неї, щоб дістати важливу інформацію, коли вона знадобиться. Зберігання інформації в голові переповнює наш мозок, оскільки вимагає високого рівня нейронної активності, щоб безперешкодно цю інформацію утримувати. Коли ж ми використовуємо зовнішню пам’ять, то можемо бути впевнені, що отримаємо з неї точно те саме, що туди поклали, а також зменшуємо стрес, пов’язаний з необхідністю постійно все пам’ятати.

 

  1. Дії спонукають дії.

Інший важливий GTD® меседж – ви повинні позначити свої справи в настільки ясній і практичній формі, щоб під час огляду вони закликали до дії.

Коли ви робите огляд своєї зовнішньої пам’яті, ваш мозок відновлює серію нейронних образів, які стоять за кожною дією. Якщо ж дія не позначена належним чином, мозок змушений докласти багато зусиль, щоб знову зрозуміти і обробити її. У разі, якщо, як пропонує GTD®, цей образ створений раніше, визначення наступної дії буде по суті очевидним, без розпливчастості або двозначності. Таким чином, зусилля, рівень стресу і шанси на прокрастинацію будуть зведені до мінімуму.

По суті, списки по GTD® вже містять в собі дію (Наступні дії мають на увазі виконання, Проекти мають на увазі планування, Коли-небудь / Можливо – переосмислення і так далі), а це, в свою чергу, допомагає визначити наступний крок.

 

  1. Діяти по ситуації.

GTD® каже, що рішення діяти, в першу чергу повинно залежати від обставин в цей час і в цьому місці (контекст).

Дія здійснюється більш ефективно, коли ми маємо в своєму розпорядженні необхідні фізичні та ментальні ресурси. Є навколишнє оточення, яке сприяє виконанню певних завдань, а є таке, що перешкоджає їм. Те ж відбувається і на ментальному рівні, коли в певний час ви краще підготовлені для виконання певних завдань.

Перемикання між контекстами вартує часових і енергетичних витрат, і їх необхідно мінімізувати. Мозку складно знову сфокусуватися після відволікання. Саме тому часті переривання істотно знижують продуктивність.

Правило двох хвилин також грунтується на цьому принципі. Як тільки ми вирішили, яка дія повинна бути виконана, ми одразу створили відповідну ментальну конструкцію для її виконання.

 

  1. Адаптація важливіше планування.

На відміну від інших систем, GTD® не акцентує на пріоритетах, етапах і дедлайнах.

Ці речі є контрпродуктивними, коли мова йде про прості щоденні завдання, оскільки вимагають значних ментальних зусиль. Кілька простих нагадувань про те, що повинно бути зроблено, в цьому випадку дають кращі і швидші результати.

Кожен день ми стикаємося з новою інформацією, викликами та можливостями, тому плани і пріоритети повинні бути адаптовані відповідно. GTD® допомагає нам бути готовими до всього, не забуваючи про вже взяті на себе зобов’язання. Цей реактивний підхід може зменшити вплив несподіваних чинників, оскільки ми приймаємо їх в момент появи (коли це легше).

Планування все ще важливо, але варто підходити до нього гнучко. Важливість контексту нагадує нам, що плани підкоряються поточної ситуації.

 

  1. Організація знизу вгору.

На відміну від інших систем, починає знизу – з конкретних питань – а не з найважливіших і масштабних цілей. Логічне пояснення цьому в тому, що в цьому випадку ви отримуєте контроль, необхідний, щоб почати розглядати потенційні довготривалі результати. Якщо ці результати незадовільні, у вас є час, щоб переглянути їх, тому що ваші щоденні справи під контролем.

Необхідні величезні ментальні зусилля, щоб управляти абстрактними символами довгострокового планування. Якщо ви не думаєте про поточну реальності, визначення цілей, безсумнівно, буде нечітким і нереалістичним. У той же час, поточні невирішені проблеми викликають відчуття тривоги і втрати контролю, що не дає думати про більш високі цілі.

 

  1. Застосування зворотньої реакції, щоб не збитися з шляху.

Не плануючи, буде складно вирішити, що випливає за кожною дією. GTD® навчає роботі з точним списком наступних дій, який містить найближчу дію по кожному проекту і рухає його вперед. Кожен раз, коли завдання виконане і закрите, ви готові визначити наступний крок.

Шлях зворотньої реакції, який перетворюється в безперебійний рух вперед до ваших цілей, може забезпечити вам те, що в психології називається потоком – високопродуктивний стан розуму, в якому робота робиться без стресу, з меншими зусиллями і з почуттям повного задоволення.

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Важливість списків в умовах стресу

Важливість списків в умовах стресу

Переклад статті Келлі Форристер на сайті gtdconnect.com

Я практикую і викладаю методи продуктивності Девіда Аллена вже більше 25 років. І вважаю, що я є досить організованою та мінімалістичною в тому, як я живу. Настільки, що деякі люди, приходячи до мене додому, запитують: “Ти тут живеш зараз? Де твої речі? “. Багато років у нас з чоловіком є ​​список для екстрених зборів, що досить розумно, коли живеш в Каліфорнії і ризикуєш зіткнутися з землетрусом. Щорічно я чищу свої папери, а численні ящики з речами в будинку ретельно промарковані.

 

Все це, здавалося, чудово працювало до 4 грудня 2017 року, коли наше місто охопила друга за масштабністю в історії Каліфорнії пожежа.

 

В той день ввечері я сиділа на дивані і переглядала Facebook. Я поділилася з чоловіком, що хтось зробив пост про пожежу в верхній частині міста, ближче до гір. Ніч була вітряна, в такі ночі завжди трохи тривожно. На той час, коли ми пішли спати, у нас відключилася електрика. Всю ніч наші телефони щогодини вибухали повідомленнями системи екстреного оповіщення, попереджаючи про швидкість поширення вогню через сильний вітер.

 

На ранок після безсонної ночі ми побачили зловісно помаранчеве небо. Я пройшла до кінця нашої під’їзної доріжки і побачила густу хмару диму і попелу, що нависла над всією округою. Це виглядало настільки сюрреалістично, як в голлівудському фільмі. Сусіди стояли на своїх доріжках в подиві. Вони коротко перемовлялися, гадаючи, чи доведеться евакуюватись. Моє серце билося щосили. Судячи з онлайн повідомлень, вогонь швидко поширювався в обох напрямках, в тому числі підбирався ближче до нашого дому.

 

Десь о 8 години ранку ми отримали повідомлення про добровільну евакуацію, яке означало, що вона рекомендована, але не необхідна. Ми ніколи раніше не стикалися з евакуацією, тому просто остовпіли. Ми не знали що робити. Чи повинні ми евакуюватися? Чи евакуюються наші сусіди? Куди ми попрямуємо? Що нам брати? З моменту отримання першого повідомлення про евакуацію все відбувалося як в сповільненій зйомці. Ви можете подумати, що все повинно було статися навпаки і ми повинні були б рухатися блискавично – у нас же був список для екстрених зборів в кінці кінців! Але ми не врахували психологічну травму. Втім, через годину ми вирішили все-таки почати збиратися.

І ось що ми дізналися про нашу GTD® практику з процесу евакуації нашого будинку.

 

  1. Робіть свої списки настільки детальними, наскільки це можливо. Не покладайтеся на те, що ваш мозок доповнить відсутнє в умовах стресу. У нашому списку були такі пункти, як “важливі документи”, але ніяких вказівок на те, що це за документи. Також я швидко усвідомила, наскільки багато речей могло і повинно було зберігатися на Хмарних сервісах, а не в паперовому вигляді (вони вже там). Ще я розібрала і наклеїла різнокольорові ярлики на необхідні фізичні документи. І ми реорганізували наш список екстрених зборів по кімнатах.
  2. Організуйте свої речі. Це звучить очевидно для будь-якої людини, що практикує GTD®, але незалежно від евакуації, ми побачили можливості для поліпшення збору та організації речей. У мене в декількох місцях будинку лежали фотографії, які я збирала роками. З тих пір я відсортувала їх і зібрала в окремий ящик. Як у фотографа у мене маса обладнання, в тому числі старі фотоапарати, лінзи і аксесуари, якими я ніколи не користувалася. Я їх розібрала і залишила тільки ті, якими користуюся регулярно, а решту віддала. Загалом, я б сказала, що евакуація дала мені новий стимул для подорожей і життя без нічого. Коли ми евакуювалися, було просто неможливо швидко вирішити, що для нас означає та чи інша річ, і відмовитися від стількох речей. З тих пір ми ретельно проаналізували все, що є в будинку, і позбулися всього, що не використовуємо і не цінуємо. Таким чином, стало ясно, що все, що залишилося щось для нас означає.
  3. Враховуйте, що будете тупити. Коли я складала перший список екстрених зборів, я не усвідомлювала, наскільки сильно буду тупити, коли він буде мені потрібен – психологічна травма. В умовах такого стресу ми обидва були, як зомбі. Джон почав читати книгу. Я витягла з шафки порцелянові тарілки, але не альбом з весільними фотографіями. Я й гадки не мала, що в найжорстокішому стресі мій мозок припинить функціонувати. Які б списки ви не складали, не розраховуйте, що, коли вони вам знадобляться, ви будете настільки ж розумні, як коли складали їх.

 

На щастя, наш будинок не постраждав від пожежі. З тих пір нам доводилося евакуюватися ще два рази – при забрудненні повітря і загрозі зсувів. Я нікому не побажаю пережити такий досвід, але сподіваюся, що мої висновки будуть комусь у чомусь корисні.

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Як виглядають ваші бажані результати?

Як виглядають ваші бажані результати?

За матеріалами статті на сайті next-action.co.uk

 

Наш мозок дуже розумний. Нейробіологи підтверджують це знову і знову. Настільки розумний, що не може розгледіти різницю між реальністю і нашою уявою. Ви коли-небудь прокидалися у холодному поту від кошмару? Він не був реальним, але ваше тіло відреагувало на фізіологічному рівні і увімкнуло «режим паніки». Ви коли-небудь уявляли, що ви їсте лимон? Рот відразу наповнюється слиною, і ви примружуєтесь, хоча насправді в роті нема лимону.

Саме тому, порада Девіда Аллена дуже чітко уявляти і візуалізувати те, як виглядають бажані результати наших Проектів, повністю корелює з особливостями нашого мозку.

Як тільки ми визначаємо, як виглядає фінальний результат, наш мозок починає діяти і пропонує максимально ефективні способи дійти до кінцевої мети. Звичайно за допомогою чітко визначеної Наступної дії, організованої в доречний список Наступних дій.

Всі спортсмени погодилися б з цим принципом, тому що під час психологічної підготовки перед змаганнями вони візуалізують себе на подіумі ще навіть ДО того, як одягти форму. Вони уявляють себе переможцями на фініші ще до виходу на старт.

Це спосіб «уявити майбутнє», і він не тільки заряджає вас позитивом щодо того, що в іншому випадку могло б сприйматися з негативом, сумнівом або навіть страхом (чи то велике спортивне змагання чи складний робочий проект), але також допомагає вам визначити «кінцеву точку», досягнувши якої ви будете щасливі. Розуміння результату, до якого ви прагнете робить вас на один крок ближче до його досягнення. І в той же час це допомагає вам відчувати себе задоволеним, коли ви, нарешті, закінчите проект.

Як щодо використання цього ж принципу для управління своїм днем? Замість того, щоб дозволити подіям дня керувати вами?

Якщо ви починаєте свій день з читання електронної пошти, перегляду стрічки Facebook і перевірки месенджерів, ви дозволяєте всім цим елементам керувати вами і впливати на ваш день.

Просто уявіть собі, що ви встали вранці і точно уявляєте, як буде виглядати ваш день аж до його закінчення? На чому б ви зосередилися, що б зробили і чого досягли? Якби у вас була така чітка картина вашого дня, дозволив би вам мозок витрачати час на перевірку постів в Facebook, відповіді на коментарі і перегляд роликів про домашніх улюбленців в YouTube? Ні!

Так давайте піднімемо ідею Девіда на новий рівень і будемо використовувати концепцію «бажаних результатів» не тільки для проектів, а й для кожного дня нашого життя. Це може мати величезний вплив не тільки на результати, що досягаються але й на загальне відчуття задоволення і щастя.

Отже, як виглядають ваші бажані результати на сьогодні?

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою

EPISODE #38 – The Power of Outcome Thinking
Listen now

Як я схуд на 31кг з GTD®

Як я схуд на 31кг з GTD®

За матеріалами статті Еда Ламонта на сайті next-action.co.uk

Я хотів би презентувати вам це як одну з своїх чеснот, але це не так. У певний момент я просто зрозумів, що більше не можу з цим миритися. Бажання змінити ситуацію повільно зріло в мені, щоб одного разу постати у повний зріст.

Я можу точно пригадати цей момент. Це було, коли я побачив фотографію, на якій я сидів, тримаючи товсту собаку на колінах. Люсі (нікнейм «Котлета») була десятирічкою породи Бішон-Фризе, постійною супутницею моєї матері в останні роки її життя. Оскільки короткочасна пам’ять мами дійсно стала дуже короткою, щасливу Люсі годували кілька разів до сніданку, а потім ще кілька разів протягом дня. Здавалося, це влаштовувало їх обох, але через кілька років життя з моєю мамою Люсі стала нагадувати батон ковбаси білого кольору з лапами по боках.

Повернемося до цієї картини: Люсі в шалику і я в плавках. У нас обох не менше 30% зайвої ваги. Це не виглядало красиво. Тоді я зрозумів, що щось треба міняти.

Коли я побачив цей образ – Котлета і свинячий окіст на дивані, в мені було 113кг.

Деякий час тому я досяг ваги в 82кг, і з тих пір балансую навколо цієї цифри.

Не хвилюйтесь, я не буду зараз рекламувати дієту або комплекс вправ. Ніхто не купиться на програму схуднення, що дає мінус 3кг за рік. Люди хочуть результатів. Швидких! Але незалежно від того, що зазвичай пишуть в січневих статтях на цю тему, повернення в форму – це не 6, 8- або навіть 12-тижневий проект. Більшості людей потрібно 1-2 роки, щоб досягти бажаних результатів схуднення. (А якщо ви виявили, що під час карантину додатково набрали кілька кілограмів, можете сміливо додати кілька тижнів до цього терміну. ​​Вибачайте.)

Ось чому робоча назва цієї статті була «Getting Things Done® – доведення справ до кінця (це реально займає багато часу)». Саме тривалість процесу означала, що GTD® була ключем до його реалізації. Як саме?

 

Вивільняється час і простір.

Коли я тільки почав практикувати GTD®, я виявив те, про що говорить багато хто. Я помітив, що у мене з’явилося більше часу і з’явився якщо хочете «простір в голові» … тому я швидко заповнив їх новими робочими проектами. Лише через кілька років я помітив, що ця стратегія нікуди не годиться. Це точно не принесло мені стану рівноваги, задоволення і розслабленої продуктивності, які привабили мене, коли я вперше вирішив прочитати книгу. Як тільки я почав більш збалансовано використовувати час, GTD® допомогло створити простір для тренувань, їх планування, читання, досліджень і всього іншого, що дозволяло мені поступово наближатися до реалізації цієї важкої і довгострокової мети.

 

Список проектів і Тижневий огляд

Поєднання цих двох елементів дозволило мені тиждень за тижнем тримати в фокусі результат, до якого я прагнув, незважаючи на те, що він ніколи не був найважливішим або найтерміновішим серед усього, що наповнювало моє життя. Практично завжди були інші проекти, які були більш важливими і / або терміновими, ніж цей, але я регулярно бачив його серед всіх інших і це допомагало мені продовжувати рухатися вперед, незважаючи ні на що. Згодом перегляд проекту хоча б раз на тиждень став працювати як потужна афірмація, що активізувала мою творчу підсвідомість, яка в свою чергу допомагала мені знайти способи досягти своєї мети.

Як і багато інших проектів, цей проект мінявся на шляху мого просування до кінцевої мети. Щоб мотивувати, результат повинен бути бажаним і досяжним, і спочатку це було не так. З висоти 113кг божевільний, майже неймовірний успіх виглядав як 95кг, але коли я наблизився до цієї ваги, 90кг стали здаватися більш правильною метою. Пізніше – протягом, здавалося б, нескінченного періоду часу – 87кг стали моїм орієнтиром. Своєчасне коригування кінцевого результату допомогло зберегти високу мотивацію протягом усього проекту.

 

Наступні дії

Немає нічого більш фундаментального або потужного ніж це. Методологія GTD® допомагала мені щотижня мати для цього проекту як мінімум одну наступну дію, що робило мене на крок ближче до моєї мети.

 

Зони уваги

Огляди моїх Зон уваги також допомогали, оскільки – особливо спочатку – я постійно стикався з незбалансованістю між різними сферами мого життя. Здоров’я і фізична форма – це одна з тих речей, які дуже часто ігнорують, але в кінцевому підсумку, якщо вчасно не приділити їм достатньо уваги, вони вимагатимуть вашої повного уваги. В принципі всі ваші Зони уваги рівнозначні, просто в певний момент деякі з них виходять на перший план (і коштують нам дуже дорого). Тому єдиний спосіб тримати їх у фокусі – це переглядати їх з певною регулярністю.

Хтось із вас може сказати: «Почекай, я маю «чорний пояс» з GTD®, але для мене це не спрацювало. Я не розумію, як це допоможе мені влізти в джинси, що стали замалими».

Ось мій висновок.

Немає ніякої гарантії, що для вас GTD® буде більш ефективна в схудненні, ніж в просуванні по службі, або що ви станете менше часу проводити на роботі і більше з сім’єю. Що з цього спрацює саме для вас, залежить від того, що найбільше потребує вашої уваги зараз, і у що ви готові інвестувати свій час та енергію в майбутньому. Але те, що GTD® може робити з будь-якою з областей вашого життя, просто неймовірно і є потужним свідченням її можливостей.

 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою