Listen now

Що ви зробили останнім часом?

Що ви зробили останнім часом?

Поради від Девіда Аллена
 
Що ви насправді завершили, виконали, досягнули? Якщо ви не складали такий список протягом останнього року, дуже раджу витратити кілька хвилин і записати все це.
 
Мене завжди дивувало, скільки енергії я підсвідомо витрачав на проєкти та інші завдання, поки не визнавав для себе, що вони завершені. Ми з Кетрін (дружина Девіда Аллена) зробили щорічною звичкою наприкінці року складати список Результатів і Досягнень, і вже два роки зберігаємо ці списки. Це справді досить здоровий, завершальний процес сам по собі, який очищує ментальний простір. Ми записуємо все, що згадаємо — від запуску нашого онлайн-магазину, створення аудіопрограми, до висаджених дерев, нових відвіданих місць, пережитих родинних втрат, завершених старих справ і набутих нових навичок.
 
Я помітив, що багато людей чинять внутрішній опір цьому процесу. Один мій клієнт-адвокат щиро зізнався, що йому було справді страшно проходити процес коучингу GTD, бо він боявся визнати деякі свої проєкти завершеними! (А раптом вони ще не ідеальні?!)
 
Але я пропоную зробити собі подарунок: складіть власний великий список Результатів і Досягнень за останній рік. Хіба не було у вас такого, що ви вже завершили щось, чого не було у вашому списку, і ви це записали – лише для того, щоб поставити галочку або викреслити це?
 
Це приносить глибоке задоволення. І водночас звільняє простір для більшого й ще кращого…
 
Святкуйте будь-який прогрес. Не чекайте, поки все буде ідеально.
— Енн МакГі Купер

Listen now

Як маленькі задачі створюють великий хаос

Як маленькі задачі створюють великий хаос

Поради від Девіда Аллена.
 
Ігнорування першочергових дій щодо не надважливих завдань і проєктів через те, що ви надто зайняті терміновими справами, сприяє безкінечному управлінню хаосом. Воно ніколи не змінюється само собою, воно постійно себе живить. Звідки беруться палаючі задачі та хаос? Зазвичай з не надто термінових справ, які люди ігнорують, бо відволікаються на більш термінові, що виникли в даний момент. Потім, ігноровані, вони спричиняють наступні пожежі та аврали.

 

Хтось чув про «правило двох хвилин» GTD (якщо дія займає менше двох хвилин, зробіть її, як тільки побачите або подумаєте про неї) і вирішив, що воно неефективне. «Я б витратив весь день на 2-хвилинні справи, багато з яких не є такими важливими». Моя відповідь: якщо вони не настільки важливі, щоб їх робити, то вони не настільки важливі, щоб їх робити взагалі! Ви або зробите щось, або ні. Якщо ви все ж збираєтеся це зробити, і це займає менше двох хвилин, у 95% випадків ви заощадите час і будете відчувати набагато більше сил і енергії, якщо зробите цю справу відпразу. (До речі, багато великих і важливих проєктів також мають першочергові дії, які займають не більше двох хвилин).
 
Тут не про ігнорування пріоритетів. Тут про збирання, прийняття рішень та організацію кроків щодо всього, на що ми звертаємо нашу увагу, великого і малого. Маленькі, «неважливі» речі занадто часто вимагають набагато більше уваги, ніж вони заслуговують, і стають занадто «важливими», тому що їх не вирішили, коли це було легко. І багато з них можна вирішити дуже ефективно в невеликих випадкових проміжках часу, які з’являються в якихось ситуаціях і обставинах. Мій «повний список справ на все життя», який я завжди маю при собі, дарує мені безліч можливостей для максимізації моєї продуктивності де завгодно і коли завгодно. Він робить повсякденне життя набагато спокійнішим. Він розриває цикл безкінечно термінових справ.
 
Аврал має бути авралом. Термінові справи мають бути терміновими. І вони мають бути винятком, а не правилом.

Listen now

Найбільший секрет постановки цілей

Найбільший секрет постановки цілей

Поради від Девіда Аллена

 

Я був модератором дискусії вищого менеджменту в медичній технологічній компанії, і вони намагалися розібратися з роллю R&D (відділом досліджень і розробок) та тим, як “заповнити конвеєр” новими продуктами, що забезпечуть конкурентоспроможність на ринку. Один з топ-менеджерів запропонував кілька амбітних цілей щодо кількості нових продуктів, які мають бути розроблені та створені впродовж наступних 18 місяців. Інший топ-менеджер заперечив: “Навіщо ставити цілі для R&D? Яка різниця? Що будуть всі робити інакше, якщо якийсь комітет дав їм таке число для виробництва?”
 
Не дивно, що багато людей вже не вбачають цінність у постановці цілей. Часто очікування, нав’язані згори, сприямаються, як штучні, і це підвищує рівень стресу.
 
Завжди існує дилема: як ставити цілі, які були б реалістичними, але й щоб вони були мотивуючими, захоплюючими та достатньо складними.
 
Це тема для безлічи бізнес-книг і мотиваційних експертів. Я просто хочу виділити один аспект, який вважаю дуже корисним вже багато років: цінність цілей полягає не в майбутньому, яке вони обіцяють, а в зміні прийняття реальності, які вони вносять у теперішнє.
 
Те, на чому ми зосереджуємося, змінює те, що ми помічаємо. Наш мозок фільтрує інформацію, виділяючи деякі речі та ігноруючи інші, виходячи з того, з чим ми себе асоціюємо і на чому зосереджуємо свою увагу. На одній зустрічі окулісти звертають увагу на тих, хто носить окуляри; прихильники позитивних змін звертають увагу на частку меншин у групі; дизайнери інтер’єрів звертають увагу на кольорову гаму.
 
Так само, якщо ви зупинитеся на хвилину і дозволите собі уявити себе через п’ять років, якщо ваше життя буде настільки казково чудовим, наскільки ви тільки можете собі уявити, якою буде ваша субота після обіду? Читаєте чудові відгуки про свою книгу-бестселлер? Подорожуєте океаном на власній яхті? Відчуваєте себе розслабленими, натхненними і отримуєте велике задоволення, маючи багато вільного часу для дітей, читання, пошуку нових хобі…?
 
А тепер уявіть, як добре може бути через десять хвилин. Ймовірно, ви створите різні образи. Обидва варіанти є вправами на уяву. Кожна з них дасть нашому розуму вказівку шукати інформацію, яка буде відповідати цим образам.
 
Що краще? Залежить від того, чи хочете ви почати звертати увагу на журнали про вітрильний спорт, ідеї для книги або креативні способи вивільнити більше часу. Ця інформація оточує вас постійно. Але якщо ви не налаштовані сприймати її з відкритістю, ви будете думати, що її не існує.
 
Мета довгострокових цілей полягає в тому, що вони дають нам можливість ідентифікувати себе з найбільш оптимістичним баченням себе і нашого світу, завдяки чому наше сприйняття починає змінюватися.
 
Нам потрібні правдоподібні образи, з якими ми можемо себе ототожнювати, і чим більше часу ми собі даємо, тим реалістичнішими вони можуть здаватися. Майбутнє ніколи не настає, ви помітили? Завжди є тільки сьогодні! Але використання майбутнього як робочого плану може бути надзвичайно корисним способом побачити речі, яких ви ніколи раніше не бачили, прямо зараз.
 
Майбутнє — це ілюзія, але дуже корисна.

Listen now

Поради від Девіда Аллена: Проблема управління проєктами

Проблема управління проєктами

Більшість людей вважають, що мають проблему з управлінням проєктами. Проблема в тому, що це не зовсім проблема. Тобто проблема є, але не в тому вигляді, в якому вони вважають.

Мене часто запитують, чи є у нас курс з управління проєктами. Моя перша відповідь: «Що саме ви маєте на увазі під “управлінням проєктами”?» Лише одиниці можуть швидко надати чітку відповідь. Вони зазвичай просто чули про цю потребу від своїх підлеглих або колег. Потрібно навчитися створювати діаграму Ганта або розписувати детальний план для складних проєктів, таких як зведення житлового комплексу або впровадження нової корпоративної системи? Або є відчуття перенавантаження від кількості завдань, більшість з яких неможливо виконати однією простою дією? Зазвичай це якась комбінація обох варіантів, але частіше — другий.

Я називаю проєктом будь-що, що потребує більше однієї дії для завершення. Наприклад, у вас запланована поїздка? Це проєкт («Завершити підготовку до поїздки в Прагу»). Вам потрібно уточнити свої нові посадові обов’язки? Це проєкт («З’ясувати посадові обов’язки з керівником»). Хочете розглянути варіанти співпраці з підрядниками для сайту? Це проєкт («Дослідити підрядників для сайту»). Мій досвід роботи з тисячами людей показує, що більшість мають від 20 до 50 таких проєктів одночасно.

Проблема №1: Я ніколи не бачив двох проєктів, які б вимагали однакового рівня планування чи деталізації кроків для того, щоб їх взяти під контроль. Це може бути як три пункти, записані на серветці в кав’ярні (зазвичай саме так народжуються найкращі ідеї), так і дні інтенсивного планування в команді з десятка людей, з детальним розписом кроків, планів тощо. Отже, більшість моделей управління проєктами або недооцінюють, або переоцінюють реальні потреби наших проєктів.

Проблема №2: Як інтегрувати «горизонтальний» і «вертикальний» контроль? Вертикальне мислення — це деталізація конкретного проєкту, теми або завдання. Якби нам доводилося думати тільки про це, можна було б використовувати модель, що допомагає вибудувати покроковий план. Модель природного планування® містить питання, які потрібно поставити собі в певному порядку, щоб найефективніше реалізувати задумане.

Однак горизонтальне мислення має враховувати сотні частин десятків різних завдань, які ми маємо протягом будь-якого дня. Це часто вимагає від нас надзвичайної гнучкості у прийнятті рішень щодо того, коли робити ті чи інші дії серед безлічі паралельних завдань. Горизонтальне мислення часто повністю ламає наше вертикальне!

Єдиний спосіб поєднати це все — цілісний підхід. Нам потрібно навчитися швидко продумувати проєкт, проблему чи питання, коли це необхідно (вертикальне, природне планування); фіксувати результати цього мислення і правильно вписувати їх у загальну систему нагадувань і збереження інформації; а також регулярно переглядати всю картину, щоб довіряти своїй інтуїції щодо того, що і коли потрібно зробити.

Це можливо, але непросто. Нам потрібно думати і фіксувати таку кількість інформації, яка дозволить розвантажити мозок, а потім діяти гнучко, орієнтуючись на результати.

Тема проєктів, а також Модель природного планування® детально розглядається на курсі другого рівня GTD Проєкти і Пріоритети.

Listen now

Питання для підсумків минулого року і планування нового року

Перший тиждень нового року – чудовий час, щоб підбити підсумки минулого року та запланувати новий. Що ви насправді завершили, закінчили та досягли? Якщо ви ще не зробили це, то ми рекомендуємо приділити час та відповісти на питання, які пропонує автор методології Getting Things Done® Девід Аллен.

Він розмірковує про підсумки року та планування нового в таких аспектах:

– Фізичний
– Емоційний
– Ментальний
– Духовний
– Фінансовий
– Сімейний
– Служіння громаді/ волонтерство
– Розваги / творчість / відпочинок
 

Підсумовуємо та згадуємо минулий рік

 
– Перегляньте список всіх ваших завершених проєктів
– Яким був ваш найбільший успіх в 2024?
– Що було найрозумнішим вашим рішенням в 2024?
– Яке одне слово найкраще підсумовує та описує ваш 2024?
– Який найкращий урок ви вивчили в 2024?
– Що ви зробили з найбільшою любов’ю в 2024?
– Яка ваша найбільша незавершена справа в 2024?
– З чого завершеного в 2024 ви найбільше радієте?
– Які 3 людини мали найбільший вплив на ваше життя в 2024?
– На який найбільший ризик ви пішли в 2024?
– Що було найбільшим сюрпризом в 2024?
– Які важливі відносини покращилися в 2024?
– Який комплімент ви б хотіли отримати в 2024?
– Який комплімент ви б хотіли зробити в 2024?
– Що ще вам потрібно зробити або сказати, щоб завершити 2024 рік?

 

Плануємо новий рік

 
– Який би ви хотіли найбільший успіх в 2025?
– Яку пораду ви б хотіли собі дати в 2025?
– Яких основних зусиль ви плануєте докласти для покращення своїх фінансових результатів у 2025 році?
– Яка завершена справа принесе вам найбільшу радість в 2025?
– Яку найбільшу поблажку ви б хотіли отримати в 2025?
– Що б ви найбільше хотіли змінити в собі в 2025?
– Що ви хочете вивчити в 2025?
– На вашу думку, що буде найбільшим вашим ризиком в 2025?
– Що у своїй роботі ви найбільше прагнете змінити та вдосконалити у 2025?
– Який ваш нерозкритий талант ви б хотіли дослідити в 2025?
– Що приносить вам найбільшу радість та як ви збираєтеся отримувати чи робити це більше в 2025?
– Кого або що, окрім себе, ви найбільше прагнете любити і піклуватися в 2025?
– Яке одне слово ви хотіли б зробити темою вашого життя у 2025 році?

 

Завжди є час для вдячності та нових починань.
–Дж. Роберт Москін

Listen now

Поради від Девіда Аллена. Види нашої щоденної роботи

Види нашої щоденної роботи

Часто клієнти висловлюють розчарування, що вони не можуть виконати жодної задачі через величезну кількість переривань, електронної пошти та інших вхідних, що з’являються протягом дня. Якщо ви колись перебували в такому розчарованому стані, можливо, вам допоможе розуміння трьох видів роботи, що становить вашу рутину. Мапа робочого процесу GTD® чудово ілюструє ці три види роботи:

 

1. Визначена робота. Це те, чим би ви займалися цілий день, якби вам ніщо не заважало і ніхто б не втручався. Ви, ймовірно, працювали б зі списком справ, який ви склали напередодні, тобто виконували ту роботу, яку ви вже визначили як таку, що потребує виконання: телефонні дзвінки, що потрібно зробити, документи, що потрібно підготувати, ідеї, що потрібно додати до проєкту, тощо.

2. Невизначена робота. Дзвонить телефон, ви відповідаєте і витрачаєте двадцять хвилин на розмову з клієнтом або колегою. Ваш бос скликає півгодинну нараду по новому проєкту і хоче почути ваші думки. Ви виконуєте роботу так, як вам здається, що вона має бути виконана. У цьому випадку ви швидко визначаєте свою роботу і вирішуєте зайнятися чимось новим, замість того, щоб робити щось із заздалегідь запланованого

3. Визначення роботи. Це опрацювання вхідної пошти, електронної пошти, нотаток про зустрічі тощо – отримання інформації та прийняття рішень про те, що потрібно зробити. Ви можете виконати деякі швидкі дії, коли визначитеся з ними, і, ймовірно, додасте ще кілька до свого переліку визначеної роботи.

 

І що з того? Ви, напевно, думаєте, що все це здоровий глузд. Що ж, я помітив, що багато людей поводяться так, ніби Визначена робота (2) – це якийсь тягар, який вони повинні витримати, а Визначення роботи (3) – це якась непотрібна діяльність, що не стосується роботи. Проте це все є роботою. Деяка робиться, як тільки вона з’являється, а деяка лише тоді, коли ви вирішуєте робити її. І для того, щоб довіряти вашому списку заздалегідь визначеної роботи, необхідно опрацьовувати вхідні.

 

Що саме, скільки і коли робити – це безперервний процес протягом всього робочого дня. Насправді ви не можете робити більше однієї справи одночасно, хоча ви можете дуже швидко опрацювати задачі: поки ви чекаєте на лінії або початку зустрічі. Також можуть виникати різні відволікання, які не є функціональними або цінними, проте управління ними – це лише частина того, як ви визначаєте вашу роботу. Це вічне питання розподілу обмежених ресурсів, їхнього управління – це не є вродженою проблемою.

Listen now

Поради від Девіда Аллена. Найважливіше, з чого треба розпочати GTD®

Методологія Getting Things Done® багатогранна, вона допомагає впорядковувати справи на роботі і в особистому житті тисячам людей по всьому світу.
Автор методології, Девід Аллен, продовжує свою роботу і дає актуальні підказки та поради щодо впровадження GTD®.

 

Ми в GTD® Україна розпочинаємо рубрику “Поради від Девіда Аллена”, де публікуватимемо найактуальніші та найкорисніші статті.

Найважливіше, з чого треба розпочати GTD® 

По всьому світу люди відкривають для себе методологію Getting Things Done®: прочитали книгу, відвідали курси чи вебінари, ознайомилися зі статтями, дізналися від друзів. Вони мають натхнення або, як мінімум, цікавість спробувати GTD. І найпоширеніше питання, яке постає перед ними: «Звідки мені варто починати?». Через те, що існує декілька аспектів та складових GTD підходу, початківці почуваються трохи розгубленими щодо того, як залучити нові знання, з чого почати.

 

З цими труднощами стикаються і ті люди, які «зійшли з рейок» GTD. Вони на собі відчули, що означає продуктивність без стресу завдяки практикам GTD, але щось пішло не так, і вони знову повернулися до стану невизначеності та перенавантаження. Виникає питання «Як мені повернутися до продуктивного досвіду?».

 

Для двох цих категорій є дуже жорстке та конкретне правило, якого треба дотримуватися без виключень. Це правило гарантує успіх впровадження GTD.

 

З чого ж потрібно розпочати?

 

З будь-чого.

 

Саме так, розпочинати треба з будь-чого. Будь-яка частина або складова підходу GTD, якщо її використовувати, надасть відчуття ясності, сфокусованості та контролю. І, скоріш за все, коли щось одне використовується, воно тягне за собою і все інше. Це холістична модель: будь-яка частина працює і доповнює загальну картину.

 

Просто випишіть все, що спадає вам на думку. Визначте просту першочергову дію для будь-чого, де потрібно просунутися. Приберіться у шафі. Дозвольте собі пофантазувати, яке життя ви хочете за п’ять років. Будь-яка з цих дій (або сотні інших) може підштовхнути вас до наступних кроків.

 

Чудовою відправною точкою може бути перечитати частину 2 книги «Getting Things Done», що слугує покроковими інструкціями з впровадження GTD. Звісно, ви можете звернутися до сертифікованого коуча з GTD, що допоможе вам пройти всі кроки, підтримає вас на кожному етапі та додасть стимулу пройти цей шлях (як персональний тренер в тренажерному залі).

 

Але якщо зараз це не ваш варіант, нижче представлені типові відправні точки. Всі вони були відпрацьовані на практиці сертифікованими тренерама та клієнтами. Ви можете обрати будь-що:

 

– Випишіть все, що у вас в думках. Це очевидний крок, якщо ви знайомі з GTD. Та для початківців і досвідчених практиків це є повторюваним завданням: розвантажитися! Навіть якщо ви приділите лише 3 хвилини і випишите найголовніші речі, що крутяться у вас в голові, це вже буде чудовою практикою.

– Поприбирайте в шухляді. Серйозно. Це одна з найкращих терапевтичних практик, щоб повернути собі відчуття контролю. І завжди є шухляда, в якій треба поприбирати, якщо тільки ви не переїхали в нове місце цього ранку.

– Придбайте собі круті інструменти. Новий блокнот, чорнильна ручка або ролер, новий застосунок, що покращить вашу продуктивність, подрібнювач паперу, принтер для етикеток, лоток для паперів, пластикові теки або конверти… будь-що, що допоможе вам краще та більше збирати вхідні та тримати все більш організованим. В цьому плані гарні іграшки зіграють вам на руку.

– Розіберіться з одним стосом. Скоріш за все десь є стос чогось, з яким ви ще не розібралися, але знаєте, що там є речі, які треба опрацювати: викинути, зберегти або перетворити на першочергові дії або проєкти.

– Видаліть одну папку з електронної пошти. Точно має бути мінімум одна така папка, яка вже не є актуальною, і її можна видалити.

– Розберіть шухляду з документами. Це схоже на розбирання стосів, але вимагає більшої ретельності, адже це часто сприяє більшому поштовху у владнанні справ. Все у ваших шухлядах та папках колись мало там опинитися, але час змінює сенс більшості того, що там є. Завали самогенеруються, та не самознищуються.

– Зробіть двохвилинну «прогулянку» навколо. Пройдіться вашою домівкою чи офісом та пошукайте те, що потребує щось зробити за менш, ніж 2 хвилини. Змінити лампочку. Прикрутити щось. Вирівняти картину. Поставити взуття туди, де воно має стояти.

– Визначте та зробіть першочергову дію для того, що вас надихає. Пошукати нове місце для відпустки, записатися на новий творчий майстер-клас, запланувати особливу подію.

 

Все це (і багато іншого) є частиною повного впровадження GTD. Будь-яке з цих занять дасть вам відчути себе продуктивними. І ви зможете направити це відчуття на покращення GTD звичок: збирати, з’ясовувати, організовувати та займатися. Впевніться, що ваш рівень очікувань на достатньо низькому рівні для початку. Святкуйте легкі перемоги і переходьте до більших.

 

Не існує довгої нудної роботи, окрім тої, яку ви ще не наважались розпочати.
—Шарль Бодлер

Listen now

Найкращі книги з продуктивності, рекомендовані Девідом Алленом

Найкращі книги з продуктивності, рекомендовані Девідом Алленом

 

Якщо ви відчуваєте, что витрачаєте цілі дні на прокрастинацію чи вагання, або просто маєте багато роботи, можливо, вам потрібна порада щодо того, як покращити вашу продуктивність. Девід Аллен — автор невмирущого бестселлеру “Як привести справи до ладу”, розповідає про найкращі книги з цієї теми: чому ми гаємо час і що ми можемо змінити, щоб бути більш продуктивними.   

 

 

 

Чи можуть книги навчити нас, як бути більш продуктивними?

 

Звісно. Я думаю, що книги можуть надати структури і моделі для обдумування. Велика частина моєї кар’єри засновувалася на дослідженні, розумінні, роз’ясненні та формулюванні мисленнєвого процесу, який робить людей надзвичайно продуктивними. В якийсь момент я з’ясував: те, що я вивчав протягом 25 років, є унікальним, ніхто такого не робив, і надійним, якщо ти впровадив це. Я впевнився, що маю написати керівництво. Так я написав “Як привести справи до ладу: Мистецтво продуктивності  без стресу”, яка була вперше опублікована у 2001 році.    

 

У перші вихідні, коли книга з’явилася на полицях американських магазинів, одна жінка надіслала мені лист: “Вау, Девід, я купила вашу книгу, і вона змінила моє життя”. І я подумав: “Так!”. Тому що я не усвідомлював, що можу помістити себе у книгу чи передати щось через написані слова. Тоді це було мені незнайомо. 

 

Так, “Як привести справи до ладу” мала грандіозний вплив. Як ви думаєте, чому вона отримала настільки великий відгук? Тобто, чому у людей виникає настільки емоційна реакція на те, що фактично є серією адміністративних задач? 

 

Свобода та вивільнена енергія, які дають застосування мисленнєвого процесу і практика, є миттєвими і дуже привабливими для людей. Особливо, якщо вони знаходяться в процесі покращення свого життя якимось чином.  

 

Але дивно, що люди, яких найбільше приваблює методологія Getting Things Done, найменше її потребують. Вони вже є найбільш продуктивними, натхненними, позитивно налаштованими людьми. Їм просто потрібно більше простору, він у них закінчився, враховуючи їхню креативність, натхнення і всю роботу, яку вони виконують. Вони відчувають нестримну жагу до того, що дасть їм більше простору. Вони знають, наскільки більше користі зможуть принести, якщо матимуть більше свободи або простору.   

 

Тож є хороша та погана новина. Хороша — я зустрічався з найкрутішими хлопцями, яких тільки можна зустріти, яких приваблює моя робота. Погана — люди, яким вона дійсно потрібна, не з’являються. Просто вони не усвідомлюють, що можуть змінитися або зацікавлені у цьому. Більшість людей, навіть якщо вони жаліються на перевантаженість або труднощі, вважають, що і так роблять достатньо.    

 

Скільки часу потрібно на використання такого методу продуктивності, як ваш? Getting Things Done рекомендує складати списки цілей, розбивати їх на задачі, вести списки задач та розподіляти їх за пріоритетністю. Скептична частина мене хоче знати, чи можемо ми бути кращими, використовуючи цей час на пряме виконання роботи.   

 

Моя методологія не додає роботи. Насправді з нею ви можете виконувати роботу легше і швидше. Вона не додає роботи. Смішно, але люди сердяться на мене через списки. Я кажу: “Вибачте, але це не мій список. Він ваш”. І скільки ви хочете продовжувати думати над чимось без будь-якого просування в цьому питанні? І ви говорите про марнування часу.  

   

Коли щось виникає у вашій голові більше одного разу —  хіба що вам подобається ця думка — це означає, що ви ще не достатньо залучені у це питання, і воно займає психічний простір, використовує ментальний простір і робить його недоступним для чогось іншого. Підтвердження цьому є у дуже ретельно дослідженій книзі.  

 

Це ви добре підмітили. Давайте поговоримо про ваші книжкові рекомендації. Першим у нас йде нейродослідник Деніел Левітін “Організований розум”. У 2014 ця книга була великим бестселлером. Розкажіть, чому ви рекомендуєте її?

 

Це весела історія. Я зустрічався із Деном, він чудовий хлопець. Коли його книга була ще на півшляху до готовності, він натикнувся на мою і злякався. Пішов до свого редактора і сказав: “Господи, можливо, мені варто припинити, тому що Девід вже написав про це”. Це дуже мило. 

 

Я радий, що він не зупинився, тому що насправді він зібрав і опрацював величезну кількість класних досліджень, які просто підтверджують потребу у зовнішньому мозку. Голова не може запам’ятовувати, нагадувати, пріоритезувати чи управляти зв’язками більш ніж чотирьох речей — це нові дані когнітивної науки. Я знав про це з досвіду своїх останніх 35 років: ваша голова створена для ідей, але вона не є підходящим місцем для їх зберігання. Тобто, ваша голова — поганий офіс.   

 

Тож Ден підтвердив це у своїй ретельно дослідженій книзі. Він є почесним професором Університету Макгілла (Канада), науковим співробітником бізнес-школи Хаас Каліфорнійського університету (США). Тобто, цей хлопець знає, про що говорить. Я думаю, це прекрасно, і є хорошим нагадуванням для всіх, хто думає, що потрібно виношувати ідеї у голові.  

 

Ця книга пропонує якусь систему підвищення продуктивності чи вона рекомендує мати систему?

 

Вона рекомендує мати систему. Ден надав деякі корисні рекомендації, прийоми і техніки, але в більшості ми з ними знайомі. Ставте речі перед дверима, щоб не забути їх вранці. Можна назвати це системою, але це є очевидним.  

 

У книзі він вказує, що наш мозок має обмеження на щоденну обробку інформації, і ми можемо витратити його на розглядання смішних картинок в телефоні або читання статей в інтернеті.  

 

Але відволікаючі фактори завжди були навколо нас. Чи інтернет чимось відрізняється? 

 

Лише швидкістю та обсягом. А також доступністю і повсюдністю. Якби ви були у лісі, вам знадобилося б трохи часу, щоб знайти щось відволікаюче, але ви все одно знайшли б. Але зараз це у вас в кишені. У наступній книзі Тео Компернолле вибухнув тирадою про те, наскільки поверхневе зараз у людей мислення. Лише маючи смартфон у кишені чи в сумці, ви отримуєте дозу дофаміну, міркуючи, хто там вам пише.  

  

Такі речі викликають сильну залежність. Але ця тема стара, як світ. Якщо ви знаєте, що робите, значить, це хороший час, щоб жити, тому що, наскільки ж круто, що ми можемо спілкуватися по Skype, перебуваючи у різних кінцях світу. Ви маєте велику кількість людей по всьому світу, з якими можете спілкуватися і мати з цього користь, і ділитися нею. Наскільки це добре? Адже дуже легко потрапити на гачок, якщо ви не впевнені у тому, що робите, або намагаєтеся знайти спосіб уникнути виконання складних, неприємних речей, які повинні зробити.  

  

Безумовно. Багато досліджень показали, що нудьгувати корисно для креативності. Але маючи інтернет у кишені, ми дуже рідко нудьгуємо у наші дні. Тобто, я помітив, коли хтось відчуває якусь негативну емоцію, більшість людей миттєво дістають телефони, щоб відволіктися. Давайте перейдемо до наступної книги із продуктивності “Звільни мозок”. Тео Компернолле є нейропсихіатром, тож це вже цікаво. Яку головну думку нам потрібно зрозуміти, щоб наш мозок працював найбільш продуктивно?  

 

Вам потрібно зрозуміти одну просту ідею, про яку говорить Тео: ваш мозок має три частини. Еволюційно найстаріша частина — лімбічна, вона відповідає за виживання. Вона живе у теперішньому. Вона розпізнає тигрів, ведмедів, блискавку, ягоди, їстівні речі тощо. Це виконавча частина мозку, яка працює надзвичайно добре, щоб зберегти ваше життя у савані або джунглях.    

 

Далі еволюційно у вас розвинувся передній мозок. Ця частина відповідає за мислення, за майбутнє, робить плани, ставить цілі, має бачення тощо. Як вказує Тео, це частина, яка може втомлюватися. Ще два моїх друга, Джон Терні та Рой Баумейстер, коли написали “Сила волі. Візьми своє життя під контроль” — ще одна книга, яку можна додати до списку — говорили про відчай прийняття рішень. Передній мозок має лише певну кількість кінних сил, яку може використати, перш ніж втомиться. 

  

Але Тео вказує, що є ще третя частина мозку, дуже важлива, про яку, думаю, більшість людей і гадки не має. Вона називається архівуючий мозок. Цей мозок приймає на себе нескінченну кількість різноманітної інформації, яку ми отримуємо 24/7, і починає зв’язувати разом. Ця робота відбувається поза свідомістю. Відповідно, сон є найкращим часом для архівуючого мозку, щоб зміцнити і відновити усі інші частини вашого мозку, і це є абсолютно необхідним.  

 

З цієї ж причини кожні 90 хвилин необхідно вставати і прогулюватися протягом 5 хвилин. Вам потрібно мріяти або дрімати, давати відпочинок своєму мозку. Для “Звільни мозок” Тео опрацював понад 600 останніх когнітивних досліджень, щоб сформулювати свою основну промову.  

 

Я люблю спати. Щовечора я дивлюся у свій календар, щоб побачити, як довго можу спати вранці, тому що просто люблю спати. Я думав, що я лінивий. Прочитавши останні когнітивні дослідження, зрозумів, що я досвідчений. Я просто оптимізую свої когнітивні функції, дозволяючи собі спати, коли можу! Це чудово. 

 

Насправді, я був би достатньо стурбованим, якби ви не мали 7-9 годин нічного сну. Небагато людей, думаю, про це згадується у книзі, можуть впоратися із меншою кількістю сну. Більшість людей потребує саме стільки годин сну, щоб справді оптимізувати свої когнітивні функції. 

 

Так, книга Меттью Волкера “Чому ми спимо” є ще однією чудовою роботою, яка підкреслює важливість якісного, неперервного сну. Але, здається, це суперечить культурі багатьох авторитетних професій — скажімо, у фінансовому або юридичному світі, не кажучи вже про медицину — яка вимагає від працівників дуже мало сну.  

 

Так, вони помиляються. 

 

Давайте поговоримо про “Чекліст” Атула Гаванде, яка була опублікована 2009 року. 

 

Так, вона не нова, але це класика. Атул — чудовий хлопець, дуже розумний, добре відомий у США хірург — досить просто сказав: “Пілоти мають чеклісти, а хірурги — ні”. Причина в тому, що пілоти знаходяться в літаку, правильно. Гадаю, якби ви оперували себе, ви хотіли би бути надзвичайно впевнені, що маєте чекліст, оскільки наслідки його відсутності відчули б на собі. 

 

Простий приклад: хірурги нехтують миттям рук. Атул насправді говорить, наскільки потужними є чеклісти, і, я думаю, робить це дуже креативно: чеклісти не є чимось статичним і нудним. Вони дозволяють вам чудово виконувати роботу і звільняти мозок, не обтяжуючи його запам’ятовуванням, що і коли вам потрібно зробити. Як наслідок, ваш мозок може бути креативнішим у тому, чим ви займаєтеся. Наприклад, ви полюбляєте готувати?  

 

Звичайно, мені це дуже подобається.

 

Читали колись рецепти? 

 

Іноді.

 

Вони теж є чеклістами. Але присягаюся, ви йому не слідували. 

 

Ні. Я надаю перевагу використанню тих інгредієнтів, які маю вдома.  

 

Правильно, але це дає вам свободу бути креативним і спонтанним, і робити справді класні речі. 

 

А, зрозумів, що ви маєте на увазі. Він дає основу. Я б ніколи не вигадав нової страви з нуля. Все нове, що я готую, завжди базується на якомусь рецепті. 

 

Так, так. Вам потрібен якийсь чекліст. Я маю безліч чеклістів. Ви можете назвати чеклістом що завгодно. Ваш календар є чеклістом. Що вам потрібно перевірити, щоб знати, де і коли ви маєте бути, і перемістити себе у просторі та часі? Тож усе, будь-який вид списку є списком нагадувань, певного виду чеклістом. Навіть список “Коли-небудь/Можливо”. Навіть їжа, яку я колись хочу приготувати; книги, які я колись хочу прочитати; фільми, які я колись хочу подивитися; міста, які я колись хочу відвідати. Все це є чеклістами.  

 

Усі, хто думає, що чеклісти нудні та необов’язкові — ну ви що, ви колись мали календар? Ви вже визнали, що ваш мозок не може робити цього і вам потрібен якийсь зовнішній нагадувач, щоб почуватися комфортно з тим, де ви знаходитесь і що робите. 

 

Я зовсім гублюся без календаря у своєму телефоні, який надсилає мені нагадування. Давайте повернемося до питання технологій і продуктивності з наступною книгою — Кевін Келлі “Невідворотне”.   

 

Кевін — класний хлопець. Він був першим редактором журналу Wired. Кевін розповідав, що книга називається “Невідворотне” тому, що мають місце 12 трендів, і, подобаються вони вам чи ні, вони не зупиняться. Можливо, він трохи драматизує, я не впевнений, але він сказав: “Зараз ми у тому часі, на піку нашої культури, який має більше значення, ніж індустріальна революція, у своєму впливі на світ”. Він говорить про штучний інтелект, віртуальну реальність і подібні речі. 

 

Він сказав: “Штучний інтелект — це те, що ще не реалізоване. Ви не знаєте, скільки всього насправді вже відбувається. Поки ви кермуєте і користуєтесь Google Maps, штучний інтелект вже збирає ці дані та оновлює всі календарі, GPS та схеми маршрутів, які ви бачите. Він вже тут”. 

 

Тож цікаво бачити його 12 трендів. Мені подобається перша глава, в ній говориться: “Ви ніколи не станете насправді хорошим у чомусь, тому що все постійно оновлюється. Ви будете постійно оновлювати свій холодильник, пральну машину, комп’ютери, телефони, можливо, стосунки, хто знає”. 

 

Хороший приклад — Quicken. 

 

Це ПО для управління грошовими коштами. 

 

Раніше я міг ігнорувати оновлення Quicken і говорити: “Та годі, Quicken, все добре працює”. Поки в якийсь момент без оновлення все не припинило працювати, враховуючи усі нові речі, які вони робили. Так вони взяли і мене. Довелося оновлюватись. Тож щоразу, коли з’являється оновлення Quicken, я натискаю “Встановити”. Таке життя.   

 

А як розуміння зміни технологій (через книги, як ця) впливає на вашу продуктивність? 

 

Я поки не впевнений. Я бачив досить велику кількість досліджень, які стверджували, що продуктивність не збільшилася за останні 10-15 років, в той час як технології значно розвинулися. Тож розвиток технологій не обов’язково означає підвищення продуктивності. Насправді, для деяких людей це щось на кшталт: “О боже, у маю вивчити нову комп’ютерну програму. Оце так, моя продуктивність пішла псу під хвіст, поки я намагався зрозуміти, як оптимально використовувати цю технологію”. Є хороша і погана новина. Хороша — вже є багато класних речей, які можна використовувати. Погана — це не безкоштовно.  

 

Тож, якщо ми знаємо, що наближається, ми можемо розпізнати його і те, що воно для нас означає, я так думаю.  

 

Так, і, відверто кажучи, немає нічого справді нового, що б змінило правила гри, відколи були винайдені текстовий процесор і електронна таблиця. Тому що ці речі справді змінили… Дуже багато людей управляють всім своїм життям і роботою за допомогою Excel, чи не так? Ви використовуєте Word для запису своїх справ?  

 

Звісно. 

 

Я достатньо старий, щоб пам’ятати стираючу стрічку на друкарській машинці. Краще одразу все писати правильно. Стираюча стрічка була суцільним болем. Але текстові процесори працюють більш схоже не те, як працює мозок. Вам подобається мати ідеї і пізніше вирішувати, що з ними робити. Тож вони насправді змінили гру. У 1970 році, якщо ви збиралися написати листа, вам потрібен був програміст.  

  

Ці речі все змінили. Все інше здебільшого лише пришвидшило і додало обсягу нашим вихідним матеріалам. Ось і все, тож деякою мірою немає нічого нового, окрім швидкості та обсягу контенту. Це і зробили більшість технологій. Думаю, погляду Кевіна це теж стосується: ми все ще чекаємо на якісь класні речі, яких ще не бачили, які дійсно можуть вплинути на все.  

  

Ви перевидали “Як привести справи до ладу” у 2015 з урахуванням технологічних змін. Як багато вам довелося змінити?

 

Я позбувся багатьох посилань на технології, тому що нові речі тепер з’являлися щотижня. Зрештою, було більше 300 додатків, побудованих навколо моєї методології Getting Things Done (GTD). Не моїх додатків, просто інші люди сказали: “Вау, все, що мені потрібно — це списки, дозвольте мені знайти класний спосіб зробити менеджер списків із різними прибамбасами”. Тож вони з’являються регулярно. Я посилався на технології у першому виданні, тому що більшість людей не знали, як можна використовувати наявні під рукою технології для впровадження Getting Things Done. Тому я згадував Outlook, Lotus Notes, PalmPilot. Ви пам’ятаєте PalmPilot?

 

Не дуже. 

 

Напевно, ви були ще дуже маленьким. Я згадував їх просто тому, що це був новий спосіб подумати, як використовувати технології — управляти списками належним чином. У новому виданні я вирішив позбутися багатьох посилань, оскільки їх можна було оновлювати щотижня. І потім люди концентруються на інструменті, а не на методології, яка є справжньою суттю GTD. Щойно ви засвоїте методологію Getting Things Done, працюватиме будь-який інструмент.   

 

Звісно. Перейдемо до останньої книги. Олівер Буркеман “Антидот”. Ми великі його прихильники тут, на Five Books. Ми проводили інтерв’ю з ним десь у той час, коли вийшла його книга про силу негативного мислення. Чому ви рекомендуєте цю книгу в контексті продуктивності? 

 

Тому що моя дружина читала її і дуже голосно сміялась, чого вона майже ніколи не робить. Він чудовий письменник і у книзі розповідає купу чудових історій. Для тих, хто займається темою самовдосконалення, саморозвитку, особистісного розвитку вже 40 років, ця книга є задоволенням. “Щастя для людей, які ненавидять позитивне мислення” — дуже смішна назва. Але зміст, як ви знаєте, набагато мудріший, ніж відображено у назві. 

 

Він описує стоїцизм — філософію прийняття поточної реальності таким чином, щоб могти пройти повз неї. Це ключовий елемент. Деякою мірою це і ключовий елемент Getting Things Done, оскільки багато людей протистоять тому, чого я навчаю, тому що не хочуть бачити усіх своїх зобов’язань, зустрічатися з ними ніс до носу. Та що там, у більшості людей іде від однієї до шести годин тільки на те, щоб з’ясувати усі “міг би”, “маю”, “потрібно”, “повинен”, “зобов’язаний”, які крутяться у їх підсвідомому.  

 

Більшість людей не хоче взаємодіяти з цією реальністью. Це хороший приклад того, про що говорить Олівер. Це не якісь там легковажні справи. Це: можеш просто розібратися зі своїми зобов’язаннями, з тим, що сталося, і з тим, що кидається у вічі? Якщо ти не робиш цього, дуже складно рухатися вперед без спротиву.  

 

Дякую. І останнє питання: хто отримає користь від цих книг?

 

Усі. Будь-хто, хто хоче покращити своє життя, хто хоче через півтора роки бути кращим або креативнішим, або ціннішим. Усі, хто навчається протягом життя — таке моє широке визначення. Усі, хто хоче робити більше, краще, мати менше стресу, більше задоволення, мати більше усього на противагу простій розслабленості.   

 

https://fivebooks.com/best-books/productivity-david-allen/

 

Listen now

Чому GTD потрібна віддаленим командам?

Чому GTD потрібна віддаленим командам?

 

Більшість методологій продуктивності побудовані на приблизно одній і тій самій ідеї: навмисні процеси допомагають досягати цілей. І немає методу, який би пояснював це чіткіше, ніж Getting Things Done® (GTD®) Девіда Аллена. Навіть у назві: використовуй цей метод — і зможеш впорядкувати свої справи. 

Налаштування робочих процесів GTD для себе і своєї команди допомагає привнести порядок і ясність у ці процеси. Працюєте ви над важливими задачами, плануєте наступний проєкт чи намагаєтеся впоратися із поточними можливостями своєї команди, GTD допомагає вам знайти найкращий підхід.       

Використання GTD для налаштування командних робочих процесів також допомагає вашій команді мислити більш холістично щодо їхнього внеску у вашу компанію. Це сприяє розвитку культури командної згуртованості, яка враховує вплив кожного на великі цілі компанії та підтримує рух кожної людини до єдиної цілі. Робочі процеси GTD створюють потужний двигун продуктивності команди.    

Getting Things Done® (GTD®) була розроблена як метод особистої продуктивності, але з правильними інструментами його також можна легко застосовувати для взаємодії команди. 

Тож як побудувати робочий процес GTD для віддаленої команди? Просто! 

Почнімо. 

 

Що таке Getting Things Done® (GTD)?

 

Getting Things Done® (GTD) — це методологія продуктивності, розроблена відомим консультантом із продуктивності Девідом Алленом і вперше висвітлена у 2001 році у його книзі “Як впорядковувати справи: Мистецтво продуктивності без стресу”. Це система тайм-менеджменту для кращої організації та управління щоденними зобов’язаннями. 

 

“Getting Things Done® є методологією особистої продуктивності, яка змінює ваш підхід до життя і роботи”.

 

Розроблена початково як система особистої продуктивності GTD використовує висхідний підхід, який легко адаптується для команд, так само, як і для окремих людей. Визначаючи систематичний процес мозкового штурму, дослідження, організації та впровадження нових ідей, GTD дає віддаленим командам інструменти, потрібні для креативності та підтримання звичок продуктивної роботи.  

 

Як і чому працює Getting Things Done® (GTD)

 

Метод Getting Things Done ґрунтується на п’яти ключових положеннях, кожне з яких розроблене, щоб допомогти вашій команді мислити холістично стосовно щоденних задач та обов’язків. Слідування цьому п’ятикроковому процесу спрощує визначення нових проєктів, виконання окремих задач і розмірковування над усією роботою, яку виконує ваша команда. 

Повний облік продуктивності вашої команди також допомагає визначати потенційні питання, перш ніж вони стануть проблемами. Це особливо важливо для віддалених команд, які потребують більшої спрямованості на способи взаємодії для перебування на одній хвилі.    

 

П’ять положень Getting Things Done

 

Getting Things Done® (GTD)® будується на п’яти кроках: збір, з’ясування, організація, огляд, виконання. 

Збір. На цьому етапі ви визначаєте усе, що входить до проєкту, і записуєте це в документ. Сприймайте це як сесію мозкового штурму.  

З’ясування. Коли ви задокументуєте результати мозкового штурму, настане час вирішувати, які ідеї є цінними і легко втілюваними. Тут ви оновлюєте вимоги до команди. Переважно ви запитуєте себе: “чи [моя ідея] потребує дій?”. 

Організація. Коли ви зрозуміли, що є цінним і потребує дій, стає легше організувати і пріоритезувати свою роботу більш ефективно. На цьому етапі ви створюєте задачі та призначаєте їх команді. 

Огляд. Методологія GTD працює шляхом постійного переоцінювання задач для відновлення контексту і внесення коректив. Таким чином, це схоже на метод пунктового нотатника.    

Виконання. Тепер, коли все на місці, ви спроможні впевнено виконувати задачі та просувати проєкт командно.  

 

Робочий процес GTD для стартапів

 

Кожен із цих кроків будується на попередньому, щоб допомогти вам систематизувати спосіб вашого мислення щодо прийдешніх задач або проблем. Ось приклад того, як цей процес може виглядати, якщо компанія є стартапом з віддаленою, розпорошеною командою, яка займається розробленням нових функцій для продукту і клієнтів.    

Збір. Для початку ви проводите мозковий штурм з командою розробників. Під час цієї сесії ви складаєте документ, який містить думки та ідеї кожного члена команди стосовно нових функцій. Коли всі ці ідеї зібрані на папері, настає час вирішувати, які функції є корисними для клієнтів і водночас здійсненними для вашої команди.  

З’ясування. Скажімо, ви зупинилися на трьох: додавання підзадач, використання тегів та впровадження темного фону. Беручи за основу дослідження поведінки користувачів і фідбек команди, додавання підзадач має найбільшу миттєву цінність і діяльнісну функцію.  

Організація. На цьому кроці ви активно призначаєте задачі команді, розподіляючи роботу, необхідну для розроблення нової функції, на прийнятні блоки для кожного прийдешнього спринту.   

Огляд. Під час призначення задач важливо поміркувати над можливостями кожного члена команди, щоб упевнитися, що вся робота буде успішно виконана. Отримайте фідбек від кожного члена команди щодо їхніх задач, щоб знати, коли необхідно надати додатковий контекст.

Виконання. Коли ви закінчили огляд необхідної роботи і організували її у спосіб, оптимальний для кожного залученого, ви можете починати виконувати індивідуальні задачі. Коли ви систематично думаєте про те, як ваша команда просувається із проєктом, виникає робочий процес GTD, який всім полегшує впорядкування роботи. Але на цьому цикл не завершується — перевіряйте ключові точки взаємодії протягом процесу, щоб поміркувати і реорганізувати, спираючись на поточні потреби і обмеження вашої команди. Якщо ви завершили блок підзадач, який змінив напрямок проєкту, краще дізнатися про це раніше на спринті, ніж пізніше коригувати очікування.          

Мірою того, як ви почуватиметеся більш комфортно у цьому процесі, налаштування робочих процесів GTD ставатиме для команди простішим. 

 

Як побудувати робочий процес GTD для віддаленої команди

 

Застосування методу GTD до командної взаємодії найкраще працює, коли кожен від початку робить свій внесок у робочий процес GTD. Getting Things Done за своєю суттю є висхідним методом продуктивності, тому внесок команди з часом веде до кращих результатів і підвищеної продуктивності. Процес побудови цих робочих процесів тренує працівників міркувати більш холістично щодо управління задачами і планування проєктів.  

Ранній внесок команди також полегшує сприйняття нових процесів і підлаштування робочого процесу GTD до конкретних потреб кожної людини. Індивідуальне проходження через кожне положення працює як підсилювач систематичного мислення всередині команди.  

Створення робочого процесу GTD допомагає визначати процеси, які ви будете використовувати для нових продуктів і функцій і в майбутньому. Він збільшує залученість у весь процес створення продукту — від мозкового штурму нових ідей до ретроспективи. Коли кожен член вашої команди розуміє причину кожного рішення, таке збільшене залучення веде до більшої підзвітності та довіри.  

 

Робочий процес GTD допомагає віддаленим командам впорядковувати справи

 

Коли ви налаштовуєте робочий процес GTD для своєї команди, це допомагає їм міркувати холістично щодо впливу їхньої роботи як на команду, так і на клієнтів. Це систематичний підхід, який вбудовує усвідомленість і намір у кожну дію, яку люди виконують протягом дня. 

Продуманість не тільки в тому, як ви міркуєте про проблеми, а й в тому, як їх вирішувати і працювати над ними, робить вашу команду більш ефективною. Ця збільшена ефективність допомагає вам розробляти продукти швидше і підтримує залученість команди у роботу, яку вона виконує. Це також збільшує підзвітність та видимість, що є навіть важливішими для віддалених команд.  

За матеріалами https://www.taskade.com/blog/gtd-workflow-distributed-remote-teams/

 

Listen now

GTD-питання: Чому я не можу просто обробляти те, що хочу?

GTD-питання: Чому я не можу просто обробляти те, що хочу?

 

“Усе, що ви взяли на себе зобов’язання перед собою зробити, ваш мозок сприймає як таке, чим слід зайнятися негайно”.

Девід Аллен

Я завжди питаю у читачів свого блогу, чому вони відмовилися від додатку. Іноді так відбувається через зовнішні чинники, але часто відповіді дозволяють нам поліпшити деякі речі, не тільки з технічного або користувацького боку, але також з інформаційного та освітнього.

Ось одна з найбільш поширених причин серед нових користувачів. Це реальний лист, хоча і трохи узагальнений. Думаю, він може бути цікавий усім, хто відчуває розпач з цієї самої причини:

“Головна причина, з якої я останнім часом не користуюся своїм акаунтом, у тому, що у мене немає на це часу. Ідея і додаток чудові і, здається, розвиваються креативно. Однак мені не подобається система додавання пунктів до інбоксу.

Наприклад: Якщо я на зустрічі і у мене є чотири ідеї, я можу додати їх швидко, але не можу обробити їх так само швидко. Пізніше у мене є час і я хочу розвинути одну з цих чотирьох ідей, новий проект, але я не хочу обробляти інші елементи у це ж саме вікно часу. У мене є думки та ідеї, які я повинен або хочу викласти зараз з цього конкретного проекту.

Мене дратує, що я не можу піти безпосередньо до цього пункту в інбоксі, обробити цю ідею і повернутися до інших, коли у мене буде більше часу. Чому це неможливо зробити у FacileThings?”.

До цієї проблеми призводить думка, що інбокс GTD — це місце, куди ви складаєте речі, щоб потім вибирати, яку з них обробляти. І це нормально, так роблять більшість людей, не знайомих із GTD. І від цього реально складно відучитися, коли ви починаєте впроваджувати цей метод.

Інструкції Девіда Аллена щодо обробки інбокса наступні:

• Спочатку обробіть перший пункт.
• Обробляйте один пункт за один раз.
• Ніколи нічого не повертайте.
• Спустошуйте інбокс повністю.

Іншими словами, обробка означає спустошення вашого інбокса у певній послідовності. Девід Аллен каже: “Щойно ви порушуєте правило і обробляєте тільки те, що хочете і в будь-якій послідовності, ви неминуче почнете залишати речі необробленими. І у вас більше не буде функціональної системи вхідних”. Ось чому ми не дозволяємо нашим користувачам обирати, що обробляти.

Зазвичай, коли хтось відчуває, що у нього немає часу на виконання організаційних завдань, необхідних за методом, це відбувається тому, що вони не впроваджують жоден із кроків робочого процесу правильно, і це завжди створює перешкоди. Передбачається, що час, витрачений на визначення і організацію вашої роботи, заощадить вам час, але це не стає очевидним, поки не налагоджений весь механізм.

У разі цього користувача опір до обробки утримує його від усвідомлення остаточної вигоди.

Взагалі, якщо ви подумаєте, то в цьому опорі небагато сенсу: обробка кожного пункту може зайняти від 15 секунд до 2 хвилин. Якщо у вас 10 пунктів для обробки, ви витратите лише близько 5 хвилин на спустошення свого інбокса і в результаті у вас буде повністю оновлена ​​і функціональна система!

Якби ви могли обирати, який пункт обробляти, у вас завжди були б якісь пункти добре організовані, а решта підвішені. Бути наполовину організованим означає бути погано організованим.

Єдине, що вам потрібно зробити, — це переконатися, що обробка не є перешкодою, вона для того, щоб не дозволяти занадто багатьом речам накопичуватися в інбоксі, тобто вам потрібно обробляти настільки часто, наскільки це відповідає вашому обсягу активності.

У згаданому прикладі не має значення, що третій пункт в інбоксі стосується проекту, який ви хочете розвинути просто зараз, тому що ви завжди будете обробляти всі пункти. Ви обробляєте перший пункт (20 секунд, наприклад), ви обробляєте другий пункт (ще 30 секунд) і, нарешті, ви обробляєте третій пункт, де ви створюєте новий проект і поєднуєте всі ідеї, які у вас з нього є. Окей, спочатку ви повинні були обробити пару речей, які не хотіли, але тепер все добре організовано, і ви не будете прокрастинувати з цих завдань.

Франсіско Сайес, FacileThings